Με την τεχνολογία όλο και περισσότερο αλληλένδετη με όλες τις πτυχές των επιχειρήσεων, το CNET @ Work μπορεί να σας βοηθήσει - οι πελάτες σε μικρές επιχειρήσεις με λιγότερους από πέντε εργαζομένους - να ξεκινήσουν.

Ενώ κάθε μικρή επιχείρηση είναι διαφορετική, υπάρχει ένα ορισμένο σύνολο εφαρμογών που σχεδόν κάθε μικρή επιχείρηση χρειάζεται.

Αυτές οι εφαρμογές είναι συνήθως συνδεδεμένες σε "σουίτες" γραφείου και αποτελούνται από ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ημερολόγιο, επεξεργασία κειμένου και υπολογιστικό φύλλο. Έρχονται μερικές φορές με άλλα εργαλεία, όπως ένας διαχειριστής παρουσίασης, μια βάση δεδομένων ή διαχειριστής φορμών και πολλά άλλα. Μια τέτοια σουίτα γραφείου είναι το Microsoft Office, το οποίο τώρα πωλείται κυρίως ως Office 365. Ένα άλλο είναι η G Suite της Google.

• Πέντε παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν μετακομίζετε στο Office 365 | Microsoft Office 2016: αγοράστε εναντίον εγγραφής

Για χρόνια, η αγορά της σουίτας γραφείου κυριάρχησε η Microsoft με τη μορφή της σουίτας προϊόντων Microsoft Office. Προτού να καταστεί ένας κινητός και web-centric κόσμο, οι άνθρωποι έπρεπε να εγκαταστήσετε τις εφαρμογές στους μεμονωμένους τους υπολογιστές, είτε εισάγοντας ένα CD-ROM (τρόπο πίσω στην ημέρα), ένα DVD (πίσω στην ημέρα), ή με τη λήψη και ξεκινώντας ένα πρόγραμμα εγκατάστασης.

Δεν υπήρχε αμφιβολία ότι οι εφαρμογές γραφείου της Microsoft στο γραφείο ήταν ισχυρές και ικανές, αλλά ήταν υπερβολικές για πολλούς χρήστες, απολύτως περίπλοκες και μια συνεχιζόμενη πρόκληση διαχείρισης συντήρησης και διαχείρισης αδειών.

Το Microsoft Office παραμένει γύρω. Στην πραγματικότητα, είναι ένα από τα πιο επιτυχημένα προϊόντα στην ιστορία. Ξεκίνησε ως δέσμη το 1990, αλλά οι βασικές εφαρμογές της, όπως το Word και το Excel, ξεκίνησαν πριν από 35 χρόνια το 1983.

Γιατί μιλάω για το Office όταν πρόκειται για ένα άρθρο G Suite; Γραφείο είναι ο γορίλα των 800 λιβρών σε αυτόν τον χώρο. Για να καταλάβετε πού θα μπορούσε να χωρέσει η G Suite για την επιχείρησή σας, είναι χρήσιμο να έχετε κάποια προοπτική για το Office.

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις θα επιλέξουν γενικά το Office 365 ή το G Suite. Χρησιμοποιώ και τα δύο επειδή είναι και τα δύο αρκετά φτηνά σε τιμές μικρών επιχειρήσεων. Έχω διαφορετικά προγράμματα πελατών που χρειάζονται διαφορετικά εργαλεία και έχω τα αγαπημένα χαρακτηριστικά που χρησιμοποιώ και από τα δύο προϊόντα.

Παρέχω τακτικά τεράστιες παρουσιάσεις, συχνά με 60-70 διαφάνειες ή περισσότερα και τα κάνω στην έκδοση desktop του PowerPoint. Το λογισμικό webcast που χρησιμοποιούμε μόνο απορροφά διαφάνειες του PowerPoint και έχω 20ετή μυϊκή μνήμη που τους κάνει.

Αλλά χρησιμοποιώ και το G Suite.

ZDNet: Βρήκαμε 24 υπηρεσίες cloud για την επιχείρησή σας που σίγουρα θέλετε να δοκιμάσετε

Η G Suite διαθέτει τις τυπικές εφαρμογές γραφείου

Χρησιμοποιώ το Gmail ως το κύριο εργαλείο επικοινωνίας μου και ζουν συνεχώς σε αυτό. Το 2014, άλλαξα από το Outlook στο Gmail και δεν εξέφρασα τη λύπη μου για την κίνηση για μια στιγμή.

Για μένα, ο πυρήνας της G Suite είναι το Gmail. Τα τρία μεγαλύτερα οφέλη είναι ότι είναι διαθέσιμα παντού, δεν χρειάζεται να ανησυχώ για το πού είναι το αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου (που ήταν ένα ζήτημα πίσω στις ημέρες του Outlook) και η δυνατότητα αναζήτησης είναι εξαιρετική.

Έχω 18GB e-mail, επιστρέφοντας στο 1997. Όταν μετακόμισα στο Gmail, μετέφερα όλα τα μηνύματα του Outlook στο κατάστημά μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail. Έτσι, παρόλο που έχω πάει μόνο στο Gmail από το 2014, μπορώ να ψάξω για όλο το ιστορικό της αλληλογραφίας μου, πηγαίνοντας πίσω 21 χρόνια, σε περίπου ένα δευτερόλεπτο.

Δεδομένου ότι ξέρω ότι μερικοί από εσάς πρόκειται να ρωτήσετε, χρησιμοποίησα μια υπηρεσία που ονομάζεται YippieMove (σοβαρά, αυτό είναι το όνομά τους). Χρειάστηκε περίπου μια εβδομάδα, αλλά όλα τα μηνύματά μου μεταφέρθηκαν τέλεια από τον λογαριασμό μου στο Office 365 στο Gmail.

Πέρα από το Gmail, αυτές είναι οι τυπικές εφαρμογές που συνοδεύουν το G Suite:

• Ημερολόγιο: επειδή το Ημερολόγιο διαχειρίζεται πολλά ημερολόγια τόσο καλά, είναι το δικό μου εργαλείο για το κλείδωμα χρόνου για τα έργα

• Έγγραφα: Ο επεξεργαστής κειμένου της G Suite

• Φύλλα: ένα υπολογιστικό φύλλο

• Διαφάνειες: ένα βασικό πακέτο παρουσίασης

• Κρατήστε: ένα μεγάλο, μικρό εργαλείο λήψης σημείων

• Ιστότοποι: ένας οικοδόμος ιστοτόπων

• Μορφές: ένα εργαλείο για την κατασκευή γρήγορων, αλλά εκπληκτικά ισχυρών μορφών

• Hangouts: ένα εργαλείο συζήτησης όπως το Slack

• Hangouts Γνωρίστε: video conferencing hangouts

Για να είμαι ειλικρινής, αυτές οι βασικές εφαρμογές G Suite Business είναι αυτό που θα έλεγα "αρκετά καλό". Για τους περισσότερους χρήστες, για τις περισσότερες εφαρμογές, τα Έγγραφα, τα Φύλλα και τα υπόλοιπα είναι υπέροχα.

Τούτου λεχθέντος, αν είστε χρήστης υπολογιστικών φύλλων εξουσίας που κάνει υψηλού επιπέδου μαθηματικά μοντέλα, πιθανότατα θέλετε το γραφείο Excel. Αν γράφετε ένα βιβλίο που χρειάζεται να λειτουργεί με ένα σύστημα παραγωγής, ίσως θέλετε το Microsoft Word ή ένα παραδοσιακό πακέτο έκδοσης desktop. Όπως ανέφερα, παράγουμε γιγαντιαίες παρουσιάσεις, οπότε η έκδοση του Microsoft PowerPoint για τον υπολογιστή είναι ο μόνος τρόπος για να πάω.

Ωστόσο, η συντριπτική πλειοψηφία των χρηστών δεν είναι χρήστες ηλεκτρικής ενέργειας με πολύ συγκεκριμένες, βαθιές ανάγκες.

Η απλότητα του G Suite έχει έντονη έκκληση. Ο Nick Leffler, ιδιοκτήτης της ψηφιακής εταιρείας μάρκετινγκ της έκθεσης Exrance, μου είπε: "Έχω χρησιμοποιήσει το G Suite εδώ και πολλά χρόνια και ήταν σπουδαίο σε κάθε βήμα.Αλλά από τη συσκευασία σε άχρηστα χαρακτηριστικά που περιπλέκουν τα πράγματα όπως το Office 365) είναι καθαρό και απλό. "

Ο Νικ επέλεξε το G Suite επειδή: "Είναι γνωστό έδαφος για τους περισσότερους ανθρώπους, ώστε να μην υπάρχει κανένας τρόπος να μάθει, απλώς παραμένει εκτός δρόμου και κάνει τη δουλειά".

Γιατί θα πληρώνετε για το G Suite όταν οι εφαρμογές της Google είναι δωρεάν;

Οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν ότι το Gmail και οι διάφορες εφαρμογές Google, όπως τα Έγγραφα και τα Φύλλα, είναι διαθέσιμα δωρεάν. Γιατί τότε θα πληρώνει κανείς γι 'αυτούς με τη μορφή G Suite;

Η G Suite έχει σχεδιαστεί για να παρέχει μια ποικιλία επιχειρηματικών προσανατολισμένων λειτουργιών και δυνατοτήτων. Θα εξελιχθώ βαθύτερα στα περισσότερα από αυτά τα χαρακτηριστικά αργότερα, αλλά εδώ θα βρείτε μια σύντομη περίληψη για ποιο λόγο μπορεί να θέλετε να αγοράσετε μια συνδρομή G Suite και όχι να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές της Google για καταναλωτές:

• Η G Suite παρέχει δυνατότητες διαχείρισης χρηστών και διαχειριστή σε πολλούς χρήστες.

• Η G Suite προσθέτει κάποιες πολύ ενδιαφέρουσες λειτουργίες ασφαλούς και ιδιωτικής συνεργασίας.

• Η σουίτα G Suite σάς επιτρέπει να αυξήσετε σημαντικά την αποθήκευση.

• Η G Suite παρέχει διάφορα επίπεδα ελέγχου και επιχειρηματικής eDiscovery.

• Η G Suite σάς δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε τον δικό σας τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Η G Suite σάς επιτρέπει να καλέσετε έναν αριθμό και να αποκτήσετε ένα πραγματικό, χρήσιμο, ανθρώπινο άτομο υποστήριξης.

Ορισμένες από αυτές είναι εξαιρετικά χρήσιμες. Προσωπικά, εκτιμώ την προστιθέμενη αποθήκευση, τον εξατομικευμένο τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την υποστήριξη. Ποια χαρακτηριστικά ωφελούν την εταιρεία σας θα εξαρτηθούν από αυτό που χρειάζεστε.

Έκανα ping σε κοινωνικά μέσα και ρώτησα μερικούς ανθρώπους πώς χρησιμοποιούν το G Suite. Η Samantha Avneri είναι Διευθυντής Μάρκετινγκ στο Regpack, μια ηλεκτρονική εταιρεία λογισμικού καταχώρησης με λιγότερους από 30 υπαλλήλους.

Μου είπε: "Χρησιμοποιούμε τα εργαλεία της G Suite εκτενώς στην επιχείρησή μας για να συνεχίσουμε να δουλεύουμε και να διατηρούμε τα έγγραφα συνεργασίας σε ένα μέρος, εύκολα επεξεργάσιμα και εύκολες στην αναζήτηση και εύρεση". Συνέχισε να μου λέει: "Τα Έγγραφα είναι πολύτιμα για τα έργα μάρκετινγκ περιεχομένου μου και τα φύλλα είναι ο μόνος τρόπος που ανεβάζω, επεξεργάζομαι και μοιράζομαι αναφορές, προϋπολογισμούς και άλλα".

Η Anita Williams Weinberg είναι Διευθυντής και Δημιουργικός Διευθυντής στο VerbStudios της Σιάτλ, μια δημιουργική αντιπροσωπεία. Η Anita μου είπε: "Η ομάδα μου χρησιμοποιεί τα προϊόντα G Suite εκτενώς, καθώς εργαζόμαστε πολύ με τις νεοσύστατες εταιρίες. Πολλοί είναι οι εταιρείες bootstrapping block, AI ή IoT, οπότε η λύση της Google είναι πραγματικά εξαιρετικά συμφέρουσα για αυτούς".

Μιλώντας για οικονομικά αποδοτικό, ας μιλήσουμε για τιμολόγηση.

Η τιμολόγηση G Suite είναι σαφής και κατανοητή

Η τιμολόγηση του Office 365 μπορεί να προκαλέσει σύγχυση - η σύγχυση σε επίπεδο Microsoft. Υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές συνδρομές του Office - ανάλογα με το αν είστε άτομο ή μια μικρή επιχείρηση, μια επιχείρηση ή έχετε κάποια υπάρχουσα εταιρική άδεια χρήσης Windows ή πρόγραμμα Azure - ότι είναι σχεδόν αδύνατο να περιγράψετε όλες τις επιλογές σε ένα ενιαίο άρθρο.

Αντίθετα, η G Suite έχει τρία σχέδια: Βασικά, Επιχειρήσεις και Επιχειρήσεις. Ακολουθεί μια γρήγορη περίληψη:

• Το βασικό είναι $ 5 / μήνα ανά χρήστη. Παίρνετε όλες τις εφαρμογές αποθήκευσης των 30 GB ανά χρήστη.

• Η επιχείρηση είναι $ 10 / μήνα ανά χρήστη. Λαμβάνετε αποθήκευση 1TB ανά χρήστη. Αν έχετε πέντε ή περισσότερους χρήστες, έχετε πραγματικά απεριόριστο αποθηκευτικό χώρο. Θα μιλήσω περισσότερο για αυτό παρακάτω. Προσθέτει επίσης μια δυνατότητα eDiscovery.

• Η επιχείρηση είναι $ 25 / μήνα ανά χρήστη. Τα επιχειρηματικά σχέδια έρχονται με τα πάντα στο επιχειρηματικό σχέδιο, μαζί με πολλά εργαλεία διαχείρισης και διαχείρισης επιχειρήσεων.

Αυτό είναι ένα από τα πράγματα που μου αρέσει πολύ για το G Suite. Είναι σαφές και κατανοητό.

Η G Suite είναι ηλεκτρονική και δεν απαιτεί εγκατάσταση

Το Office 365 είναι ένα ενδιαφέρον προϊόν, γιατί είναι ένα υβρίδιο. Όταν αγοράζετε μια συνδρομή στο Office, έχετε πρόσβαση στις πλήρεις εκδόσεις των εφαρμογών πυρήνα του Office (οι οποίες εφαρμογές εξαρτώνται από την συνδρομή), μαζί με πιο περιορισμένες εκδόσεις εφαρμογών για κινητά και Ιστού.

Το G Suite είναι αυτό που ονομάζουμε μια εφαρμογή SaaS, για Λογισμικό ως Υπηρεσία. Εγγραφείτε στο G Suite αντί να το αγοράσετε. Σε αντίθεση με το εγκατεστημένο λογισμικό παλιού σχολείου, όπως οι βασικές εφαρμογές του Office, δεν εγκαθιστούμε το G Suite στον υπολογιστή σας. Αντ 'αυτού, απλώς συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο G Suite (όπως και αν συνδεθήκατε στο Gmail).

Υπάρχουν ορισμένες εφαρμογές για κινητά που μπορείτε να εγκαταστήσετε στο τηλέφωνό σας και υπάρχει λειτουργία χωρίς σύνδεση, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε σε έργα στο G Suite χωρίς να είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Αυτό είναι χρήσιμο εάν ταξιδεύετε. Αν και, προσωπικά, όταν χάνω την σύνδεση στο διαδίκτυο, απλώς κάθονται εκεί και κλαψουρίζω με θλίψη μέχρι να αρχίσουν να ρέουν ξανά τα κομμάτια.

Η Candy Bellau είναι ιδιοκτήτρια της Kramerica Business Solutions LLC, μιας εταιρίας λογιστικών και επιχειρηματικών υπηρεσιών που βρίσκεται στο Metairie της Λουιζιάνα, λίγο έξω από τη Νέα Ορλεάνη. Μου είπε: " Λατρεύω το G Suite, όλα είναι όλα δεμένα μαζί, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ημερολόγιο, φωτογραφίες, δίσκος, φύλλα, όλα είναι εκεί, έχω πρόσβαση σε ό, τι χρειάζομαι από τον φορητό υπολογιστή, το τηλέφωνο ή οποιοδήποτε υπολογιστή. για την επιχείρησή μου και τη ζωή μου, κάνει τα πράγματα τόσο ευκολότερα ».

Gmail Gmail, Ημερολόγιο και τον δικό σας τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ένα από τα πλεονεκτήματα της G Suite είναι ότι σας επιτρέπει να ρυθμίσετε το δικό σας προσωπικό τομέα ως διακομιστή αλληλογραφίας σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με διευθύνσεις πιο μοναδικές από το όνομα σας[email protected]. Αντ 'αυτού, μπορείτε να λάβετε και να στείλετε μηνύματα ως [email protected].

Τώρα, το gmail του καταναλωτή σας επιτρέπει να λαμβάνετε και να στέλνετε μηνύματα από έναν εξατομικευμένο τομέα. Η διαφορά είναι ότι για να το κάνετε αυτό (ειδικά για να στείλετε), χρειάζεστε έναν άλλο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φιλοξενεί αυτόν τον τομέα. Η G Suite χειρίζεται τη φιλοξενία του τομέα, γεγονός που μειώνει τις επιπλοκές.

Βασίζομαι απολύτως στο Ημερολόγιο Google για να διαχειριστώ όλα τα έργα και τις προθεσμίες μου. Γράφω αυτό το άρθρο, αυτή τη στιγμή, στα Έγγραφα Google (αν και χρησιμοποιώ και το Word - εξαρτάται κυρίως από το τι λειτουργεί καλύτερα για τους πελάτες μου). Χρησιμοποιώ το Hangouts για επικοινωνία με τις ομάδες εργασίας μου. Και έχω δημιουργήσει αντίγραφα terabytes δεδομένων στο Google Drive.

Η G Suite προσφέρει πολύ εύκολη συνεργασία

Η G Suite περιλαμβάνει επίσης το Google+, το οποίο είναι το κοινωνικό δίκτυο της Google. Αυτό που κάνει το Google+ ενδιαφέρον στο πλαίσιο της G Suite είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας ιδιωτικό, ασφαλές εταιρικό κοινωνικό δίκτυο. Επομένως, ενώ το Google+ ως ανταγωνιστής στο Facebook μπορεί να μην έχει αποκτήσει σημαντική έλξη, η χρήση των δυνατοτήτων του Google+ στο εσωτερικό του ίδιου του οργανισμού σας, ιδιωτικά, μπορεί να αποδειχθεί πολύ χρήσιμη.

Δεν χρησιμοποιώ πολύ το Google+, αλλά χρησιμοποιώ τη συνεργασία της εφαρμογής G Suite. Με απλά λόγια, μπορείτε να έχετε ένα φύλλο εργασίας ή ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου ανοικτό στην οθόνη σας και να το μοιραστείτε με όσα μέλη της ομάδας σας θέλετε. Ο καθένας μπορεί να το επεξεργαστεί και οι αλλαγές εμφανίζονται καθώς πληκτρολογούνται.

Οι ομάδες μου το χρησιμοποιούν συχνά στις τηλεφωνικές συναντήσεις, μερικές φορές κρατώντας δύο ή τρία έγγραφα ανοιχτά και επί της οθόνης ταυτόχρονα. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσθέσουν τις σημειώσεις τους, να επεξεργαστούν κελιά υπολογιστικών φύλλων ή να τροποποιήσουν κείμενο. Θα γράφω συχνά τίτλους στην κλήση και, στη συνέχεια, θα το επισημάνω και οι πελάτες μπορούν να κάνουν ζωντανές αλλαγές. Είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου.

Ο Shawn Breyer διοικεί την Breyer Home Buyers με έδρα την Ατλάντα, μια υπηρεσία αγοράς κατοικίας. Ελέγξτε την ιστοσελίδα τους, επειδή έχουν ένα ενδιαφέρον επιχειρηματικό μοντέλο στην αγορά πωλήσεων κατοικιών. Ο Shawn μου είπε: "Είμαστε σε θέση να επιταχύνουμε την παραγωγή μας με τις λειτουργίες συνεργασίας της G Suite. Μπορώ να διαθέσω πέντε άτομα που εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο φύλλο Google Sheets".

Τώρα, για να είμαστε δίκαιοι, οι online εκδόσεις των βασικών εφαρμογών της Microsoft επιτρέπουν επίσης εξαιρετική συνεργασία, αλλά αυτό δεν μειώνει τη δύναμη συνεργασίας της G Suite. Θεωρώ ότι η G Suite είναι πολύ πιο εύκολη στη ρύθμιση, την πρόσβαση και την είσοδο.

Οι εφαρμογές Google είναι επίσης πολύ πιο συνηθισμένες στη χρήση συνεργασίας. Στις εκατοντάδες (αν όχι χιλιάδες) τηλεφωνικές συναντήσεις που έχω βρεθεί εκεί που έχουμε μοιραστεί ζωντανά έγγραφα, νομίζω ότι η μόνη φορά που χρησιμοποιήσαμε τις online εφαρμογές του Office 365 ήταν όταν ο πελάτης ήταν η Microsoft.

Το Google Drive αποθηκεύει όλα τα έγγραφά σας στο σύννεφο

Το Google Drive είναι ένας άμεσος ανταγωνιστής στο Dropbox, το OneDrive, το Microsoft της Microsoft και άλλες παρόμοιες υπηρεσίες.

Όπως συμβαίνει και με τις άλλες εφαρμογές της G Suite, υπάρχει μια καταναλωτική και μεμονωμένη έκδοση του Google Drive και μία που είναι ψημένη στη G Suite. Σε αντίθεση με τις άλλες εφαρμογές Google για καταναλωτές, οι χρήστες πρέπει να πληρώσουν για το Google Drive είτε με τον τρόπο - και η μεμονωμένη έκδοση μπορεί να γίνει πιο ακριβή από μια συνδρομή G Suite.

Ας δούμε πρώτα την έκδοση για τον καταναλωτή. Από σήμερα (η τιμολόγηση των υπηρεσιών αποθήκευσης αλλάζει πολύ, οπότε αυτό θα μπορούσε να αλλάξει από τη στιγμή που το διαβάσατε), οι καταναλωτές παίρνουν δωρεάν 15GB αποθήκευσης. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail των καταναλωτών, όλα τα μηνύματά σας τρώνε σε αυτό το χώρο αποθήκευσης, όπως και τα αρχεία από τις εφαρμογές σας. Η Google επιτρέπει και κάποια δωρεάν αποθήκευση φωτογραφιών, καθώς η έκδοση καταναλωτών του Google Drive είναι αυτό που υποστηρίζει πολλά τηλέφωνα Android.

Μετά από αυτό το 15 GB, η αποθήκευση (και πάλι, στην έκδοση του Google Drive που δεν είναι έκδοση G Suite) διατιμάται ως εξής:

• Μέχρι 100 GB: 1, 99 € / μήνα

• Μέχρι 1 TB: $ 9.99 / μήνα

• Έως 10 TB: 99, 99 δολάρια / μήνα

• Μέχρι 20 TB: 199, 99 δολάρια / μήνα

• Μέχρι 30 TB: 299, 99 δολάρια / μήνα

Όπως μπορείτε να δείτε, προσθέτει.

Αν συγκρίνουμε αυτές τις τιμές με εκείνες της G Suite, θα κάνουμε μια μικρή περιστροφή του εγκεφάλου, αλλά θα συνεργαστούμε μαζί μου για ένα λεπτό. Για το G Suite, η Google διαθέτει δύο μοντέλα τιμολόγησης: A ανά κατανομή χρηστών και εντελώς απεριόριστη αποθήκευση.

Τα φτηνά καθίσματα της G Suite διαθέτουν αποθήκευση ανά χρήστη. Το βασικό σχέδιο παρέχει 30 GB αποθήκευσης cloud (μαζί με όλα τα άλλα χαρακτηριστικά της G Suite που αναφέρθηκαν παραπάνω) για $ 5 / month. Εάν το μόνο που θέλατε ήταν η αποθήκευση, είναι σαφές ότι η έκδοση 1, 99 δολαρίων / μήνα για καταναλωτές με 100 GB είναι καλύτερη λύση.

Είναι το επιχειρηματικό σχέδιο όπου τα πράγματα αρχίζουν να γίνονται ενδιαφέροντα. Αν έχετε λιγότερους από πέντε χρήστες στο επιχειρηματικό σας σχέδιο, θα πληρώσετε 10 $ / μήνα ανά χρήστη και λάβετε 1 TB αποθήκευσης ανά χρήστη. Πρόκειται ουσιαστικά για την ίδια διαπραγμάτευση με την υπηρεσία καταναλωτών.

Αλλά όταν έχετε πέντε ή περισσότερους χρήστες (είτε στο επιχειρηματικό είτε στο επιχειρηματικό σχέδιο), ξαφνικά έχετε απεριόριστη αποθήκευση. Αυτό είναι μεγάλο.

Κάποτε ήταν ότι πολλές από τις εταιρείες αποθήκευσης σύννεφων προσφέρουν απεριόριστη αποθήκευση, αλλά ένα προς ένα, έχουν τραβήξει πίσω σε αυτές τις προσφορές. Τώρα, η μόνη εταιρεία που έχω διαπιστώσει ότι προσφέρει απεριόριστη αποθήκευση σε μια τιμή που μπορούν να απορροφήσουν οι μικρές επιχειρήσεις είναι η Google.

Έχω κάτι σαν 13 TB στο Google Drive μου στο σύννεφο. Θα είχα περισσότερα, αλλά από τη στιγμή που πήγα στο Google Drive, η ταχύτητα φόρτωσης της Comcast είναι τόσο αργή, καταφέρνω μόνο να φτάσω 13 TB εκεί. Έχω πολλά ακόμα να πάω. Χρησιμοποιώ το Google Drive ως υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας σε σύννεφο, μαζί με τη διατήρηση ζωντανών αντιγράφων όλων των εγγράφων μου. (Περισσότερα για αυτό σε λίγο.)

Αν προσπαθούσα να αποθηκεύσω αυτό το 13 TB χρησιμοποιώντας το μοντέλο τιμολόγησης καταναλωτή για το Google Drive, θα πληρώνα σχεδόν 200 δολάρια το μήνα και όλα αυτά θα αποθηκεύονταν μόνο στον λογαριασμό μου. Η μικρή επιχείρησή μου περιλαμβάνει τη γυναίκα μου και δεν θα μπορούσε να μοιραστεί εύκολα αυτόν τον αποθηκευτικό χώρο.

Από την άλλη πλευρά, έχω αγοράσει μια συνδρομή για πέντε χρήστες στο επιχειρηματικό σχέδιο Google G Suite. Κάθε χρήστης κοστίζει $ 10 / μήνα. Ως εκ τούτου, πληρώνω πενήντα δολάρια το μήνα για απεριόριστη αποθήκευση, αντί για διακόσια δολάρια το μήνα για αποθήκευση με κάλυμμα 20 TB.

Είναι λίγο περίεργο, επειδή έχω μόνο δύο πραγματικούς χρήστες, αλλά πληρώνοντας το ποσό των 50 $ / μήνα, οι τεράστιοι πόροι αποθήκευσης της Google ανοίγουν εντελώς. Γνωρίζω επίσης ότι μπορώ εύκολα να προσθέσω έως και τρεις επιπλέον εργαζόμενους σε έργα χωρίς να αυξήσω τις μηνιαίες δαπάνες μου για το G Suite.

Προφανώς, εάν δεν χρειάζεται να αποθηκεύσετε ή να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας terabytes, ίσως να μην χρειάζεστε αυτήν την υπηρεσία. Αλλά λάβετε υπόψη ότι έργα όπως οι παραγωγές βίντεο 4K τρώνε πολύ, πολύ γρήγορα. Για μένα, αυτό είναι ένα ουσιαστικό μέρος της αρχιτεκτονικής αποθήκευσης μου.

Ο μόνος φόβος μου (και είναι λογικό το ιστορικό της Google για τη θανάτωση προϊόντων) είναι ότι μία ημέρα η Google θα αλλάξει την απεριόριστη πολιτική αποθήκευσης όπως η Amazon. Η μόνη πραγματική πηγή ελπίδας μου εδώ είναι ότι αντί για $ 60 το χρόνο, που χρεώνει το Amazon, η Google χρεώνει τουλάχιστον 50 $ / μήνα. Δεδομένου ότι τα έξοδα αποθήκευσης πάντοτε μειώνονται (ειδικά για το Google που αγοράζει αποθηκευτικό χώρο σε πλατφόρμες μεγέθους πλανήτη), αυτό μπορεί να αρκεί για να διατηρηθεί το πρόγραμμα.

Πλήρης αναζήτηση κειμένου (ακόμα και σε εικόνες)

Θα ολοκληρώσω την επισκόπηση της G Suite με ένα από τα αγαπημένα μου χαρακτηριστικά. Τώρα που αποθηκεύω τα περισσότερα από τα έγγραφα και τα αρχεία μου στο σύννεφο στο Google Drive, έχω πρόσβαση στη θρυλική αναζήτηση Google για τα έγγραφά μου.

Αυτό είναι μεγάλο, επειδή το Google Drive δεν αναζητά μόνο κείμενο σε έγγραφα κειμένου. Είναι OCRs τα πάντα, οπότε ακόμα και αν έχετε πάρει μια φωτογραφία ενός σημείου και το μόνο που έχετε σε αυτό το αρχείο είναι pixels, το Google Drive θα το βρει.

Μεταξύ του Gmail για όλο το ηλεκτρονικό μου ταχυδρομείο από το 1997 και το Google Drive (το οποίο φιλοξενεί όλα τα μη κυβερνητικά μου και τα μη περιορισμένα έγγραφα της FERPA), μπορώ να αναζητήσω σχεδόν οτιδήποτε έχω γράψει, κατεβάσει, σαρώσει ή φωτογράψει - τα έγγραφα της εταιρείας.

Ένα πράγμα που πρέπει να σημειωθεί σχετικά με αυτό: Η αναζήτηση στο Google Drive της G Suite σέβεται τα δικαιώματα πρόσβασης. Δεδομένου ότι είμαι ο κύριος χρήστης της μικρής εταιρείας μου, έχω πρόσβαση σε όλα τα αρχεία μου. Αλλά άλλοι υπάλληλοι ή συνεργάτες μπορούν να δουν μόνο τι τους ανοίγει μέσω των σημαντικών ελέγχων διαχείρισης και πρόσβασης της G Suite.

Πρέπει να πάρετε το G Suite;

Όπως και με σχεδόν κάθε αγορά, η απόφαση που πρέπει να αγοράσετε εξαρτάται πάντα από τις μοναδικές σας ανάγκες. Τούτου λεχθέντος, η τιμολόγηση στο G Suite είναι προσιτή από σχεδόν κάθε μικρή επιχείρηση και τα οφέλη είναι αρκετά σημαντικά.

Ανησυχώ ότι η Google μπορεί να δει όλα όσα κάνω; Ναι. Σε ένα σημείο. Αλλά επειδή σχεδόν όλοι οι οργανισμοί με τους οποίους συνεργάζομαι (συμπεριλαμβανομένων των κυβερνητικών υπηρεσιών) χρησιμοποιούν επίσης τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της Google, πιστεύω ότι το Google θα δει τα πράγματα μου με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Όσο η Google βγαίνει από το δρόμο της για να προστατευθεί από την παραβίαση - και είναι σε καλύτερη θέση να το πράξει από όσο θα είμαι ποτέ - δεν ανησυχώ πολύ που τα έγγραφά μου θα πάνε στον μεγάλο δείκτη In Ο ουρανός.