Το φοβερό κουμπί "Απάντηση σε όλους" έσβησε ένα άλλο θύμα την περασμένη εβδομάδα όταν ένας διοικητής του αστυνομικού τμήματος του Λος Άντζελες ρώτησε τους αξιωματικούς του σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να συλλάβει κάποιον για την παράνομη πώληση ανήλικων κουνελιών, ώστε το τμήμα να μην λάβει "μαύρο μάτι" μεσο ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ.

Όπως ανέφερε η Ana Garcia για την NBC Southern California, ο διοικητής δεν συνειδητοποίησε ότι η απάντησή του σε έναν υπάλληλο της LAPD στάλθηκε επίσης στον τηλεοπτικό παραγωγό που ζήτησε πληροφορίες σχετικά με την έλλειψη συλλήψεων σε ζώα-σκληρότητα μήνες μετά το τμήμα δήλωσε ότι έσπασε η εξάσκηση.

Σε αντίθεση με πολλούς Απάντηση σε όλες τις απώλειες, ο διοικητής έλαβε την υποστήριξη του αφεντικού του, του επικεφαλής της LAPD Charlie Beck, ο οποίος δήλωσε ότι ο διοικητής απλώς διέθετε πόρους.

Όχι, αυτό δεν είναι ένα κινούμενο σχέδιο του Looney Tunes με πρωταγωνιστή τον Bugs Bunny ως τον ατρόμητο δημοσιογράφο και τον Elmer Fudd ως τον κακοποιημένο διοικητή της αστυνομίας. Απλά ακούγεται σαν ένα.

Δυστυχώς, οι αθέλητες απαντήσεις σε όλους συχνά δεν είναι τίποτα να γελάσουν. Τον περασμένο Ιανουάριο, η Ruth Graham ανέφερε σχετικά με το Grindstone για μια γυναίκα που έχασε τη δουλειά της μετά από οργή για την ανυπαρξία πυροβολισμού ενός διευθυντή σε μια απάντηση που σκέφτηκε ότι θα πήγαινε μόνο σε λίγους συναδέλφους, αλλά αυτό στην πραγματικότητα αποστέλλεται σε όλους στην εταιρεία.

Έχει κάποιο χαρακτηριστικό υπολογιστή που προκαλεί περισσότερη θλίψη από την απάντηση όλων; Ορισμένες οργανώσεις έφθασαν τόσο πολύ ώστε να απενεργοποιήσουν τόσο τις λειτουργίες απάντησης - όλες όσο και τις λειτουργίες προώθησης στα συστήματα ταχυδρομείου τους - τουλάχιστον για επιλεγμένα μηνύματα.

Οι χρήστες του Microsoft Outlook μπορούν να αποφύγουν τυχαίες απαντήσεις σε όλους, αποκρύπτοντας το κουμπί Απάντηση σε όλους (το οποίο καλείται Απάντηση σε όλους στο Outlook 2003 και το 2007). Μπορούν επίσης να ρυθμίσουν το Outlook για να καθυστερήσουν τα μηνύματα που στέλνουν για να δώσουν στον εαυτό τους μερικά δευτερόλεπτα ή λεπτά για να πάρουν την απάντησή τους - όλα τα λάθη.

Ίσως η πιο αποτελεσματική άμυνα εναντίον τυχαίων απαντήσεων με κουβέρτα είναι να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν πρόσθετο TuneReplyAll για το Outlook 2010 το οποίο παράγει μια προειδοποίηση που πρέπει να κάνετε κλικ πριν απαντήσετε σε όλους τους παραλήπτες ενός μηνύματος.

Αποφύγετε τις τυχαίες απαντήσεις σε όλους, αφαιρώντας το κουμπί από τη γραμμή εργαλείων ή την κορδέλα του Outlook

Η εργάσιμη ημέρα είναι συχνά μια ατέλειωτη σειρά από περισπασμούς. Με τόσους πολλούς ανθρώπους, προγράμματα και δραστηριότητες που ανταγωνίζονται για την προσοχή μας στην εργασία, δεν είναι περίεργο που κάναμε κλικ σε λάθος κουμπί.

Ο απλούστερος τρόπος για να αποτρέψετε τυχόν αθέλητες απαντήσεις σε όλους είναι να αφαιρέσετε την επιλογή Απάντηση σε όλους από την κανονική γραμμή εργαλείων του Outlook 2003 και 2007 και να απαντήσετε σε όλες από την κορδέλα στο Outlook 2010. Κάτι τέτοιο στα δύο προηγούμενα προγράμματα είναι ένα αεράκι. το ίδιο δεν μπορεί να ειπωθεί για την κατάργηση της απάντησης όλων από την κορδέλα του Outlook 2010.

Στο Outlook 2003 και 2007, πατήστε το πλήκτρο Alt και σύρετε το κουμπί Απάντηση σε όλα από τη γραμμή εργαλείων ή κάντε κλικ στο κάτω βέλος στην άκρα δεξιά της γραμμής εργαλείων, επιλέξτε Προσθήκη ή κατάργηση κουμπιών, επιλέξτε Standard και καταργήστε την επιλογή Reply to All. Σημειώστε ότι πρέπει να ολοκληρώσετε τα βήματα τόσο στο κύριο παράθυρο του Outlook όσο και στο παράθυρο μηνυμάτων του Outlook.

Για να προσαρμόσετε την κορδέλα του Outlook 2010 έτσι ώστε το κουμπί Απάντηση σε όλους να διαχωριστεί από τις άλλες επιλογές απάντησης, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται από τον William Zhou στην τοποθεσία του Office TechCenter:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και επιλέξτε Προσαρμογή κορδέλας.

Επιλέξτε Απόκριση στο δεξιό παράθυρο και κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση.

Κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα. Μετονομάστε την πρώτη Νέα Ομάδα (Προσαρμοσμένη) ως "Απάντηση (Προσαρμοσμένη)" και η δεύτερη ως "Απάντηση Όλα (Προσαρμοσμένη)".

Στο επάνω μέρος του αριστερού παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Κύριες καρτέλες από το "Επιλογή εντολών από."

Στο αριστερό παράθυρο, αναπτύξτε το στοιχείο "Αρχική σελίδα" ("Αλληλογραφία") και "Απάντηση".

Στο δεξιό τμήμα του παραθύρου, επιλέξτε Απόκριση (Προσαρμοσμένο).

Προσθέστε τις εντολές "Δημοσίευση απάντησης", "Απάντηση", "Προώθηση", "Συνάντηση", "ΑΜ" και "Περισσότερα" από το αριστερό πλαίσιο στην Απάντηση (Προσαρμοσμένο) στο δεξιό παράθυρο μία προς μία.

Στο δεξιό τμήμα του παραθύρου, επιλέξτε "Απάντηση όλα (Προσαρμοσμένο)".

Προσθέστε την εντολή Απάντηση σε "Όλες οι απαντήσεις (Προσαρμοσμένες)".

Επιλέξτε "Απάντηση όλα (Προσαρμοσμένο)" και χρησιμοποιήστε το κουμπί "Κάτω" για να το μετακινήσετε στο "Αποστολή / λήψη (IMAP / POP)".

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Μπορείτε να αλλάξετε τα παραπάνω βήματα για να εξαλείψετε το κουμπί Απάντηση σε όλους δημιουργώντας μόνο μία νέα ομάδα με την ονομασία Απάντηση (Προσαρμοσμένη) που δεν διαθέτει την επιλογή Απάντηση σε όλους. Και στις τρεις εκδόσεις του Outlook, μπορείτε να απαντήσετε σε όλα πατώντας το πλήκτρο Ctrl-Shift-R ή κάνοντας κλικ στην επιλογή Ενέργειες> Απάντηση σε όλους στο Outlook 2003 και το 2007.

Τον περασμένο Δεκέμβριο, ο Rob Lightner του CNET περιγράφει το δωρεάν πρόσθετο NoReplyAll της Microsoft για το Outlook 2010, το οποίο επιτρέπει στον αποστολέα ενός μηνύματος να απενεργοποιήσει τις λειτουργίες Απάντηση σε Όλα και Προώθηση για το μήνυμα. Όπως εξηγεί ο Rob, το πρόγραμμα περιλαμβάνει μια λειτουργία που σας επιτρέπει να απενεργοποιήσετε την απάντηση όλων για όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε.

Σχετικές ιστορίες

• Η χειρότερη 'Απάντηση όλων' όλων;
• 5 τρόποι για να αποφύγετε το τράβηγμα ενός Petraeus
• Η Leahy δεσμεύεται ότι δεν θα έχει πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χωρίς εγγυήσεις για τους ομοσπονδιακούς

Δυστυχώς, το πρόσθετο λειτουργεί μόνο για παραλήπτες στον ίδιο τομέα Exchange. Ομοίως, η δυνατότητα λήψης μηνυμάτων αποστολής του Outlook λειτουργεί μόνο με τους λογαριασμούς του Exchange. η τοποθεσία υποστήριξης του Outlook εξηγεί πώς λειτουργεί η ανάκτηση μηνυμάτων στο Outlook 2003.

Το Gmail σάς δίνει περισσότερες πιθανότητες να ακυρώσετε μια αθέλητη απάντηση σε όλους, χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Αναίρεση αποστολής" της υπηρεσίας. Για να το ενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του κύριου παραθύρου του Gmail, επιλέξτε Ρυθμίσεις και, στην καρτέλα Γενικά, επιλέξτε Ενεργοποίηση αναίρεση αποστολής. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος των ρυθμίσεων για να ενεργοποιήσετε την επιλογή.

(Εάν δεν βλέπετε την επιλογή Undo Send, κάντε κλικ στην καρτέλα Labs και ενεργοποιήστε την.)

Δυστυχώς, η μέγιστη περίοδος ακύρωσης είναι μόνο 30 δευτερόλεπτα (οι άλλες τρεις επιλογές είναι 5, 10 και 20 δευτερόλεπτα). Σε πολλές περιπτώσεις, ένα μισό λεπτό είναι αρκετό καιρό για να συνειδητοποιήσετε ότι επιλέξατε τη λάθος επιλογή απάντησης και αποφύγετε να κάνετε κάποια "splainin".

Ορίστε το Outlook να καθυστερήσει όλα τα μηνύματα που στέλνετε

Μπορείτε να προσθέσετε μια δυνατότητα καθυστέρησης μηνυμάτων στο Outlook, δημιουργώντας έναν κανόνα που ρυθμίζει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε συγκεκριμένες διευθύνσεις ή σε όλους τους παραλήπτες. Τον Απρίλιο του 2008 περιέγραψα τον τρόπο δημιουργίας ενός κανόνα καθυστέρησης αποστολής στο Outlook 2003 και το 2007.

Η διαδικασία δημιουργίας κανόνων είναι ίδια στο Outlook 2010, αν και τα βήματα για το άνοιγμα του οδηγού κανόνων είναι διαφορετικά: κάντε κλικ στο File> Info> Manage Rules & Alerts για να ξεκινήσετε τη διαδικασία λήψης κανόνων σε αυτό το πρόγραμμα.

Το ελεύθερο πρόγραμμα προσθέτει μια ειδοποίηση «απάντηση σε όλους» στο Outlook

Μεγάλο μέρος της θλίψης που προκαλείται από τυχαίες απαντήσεις σε όλους θα μπορούσε να αποφευχθεί με μια αυτόματη "Θέλετε πραγματικά να;" επιβεβαίωση. Ναι, συνειδητοποιώ πόσο επιθετική μπορεί να είναι να χτυπήσει μέσα από τέτοιες προειδοποιήσεις όταν βιάζεστε να φτάσετε στο τέλος της εργάσιμης ημέρας σας. Όταν βομβαρδίζονται με pop-up ειδοποιήσεις, οι άνθρωποι συχνά κάνουν κλικ μέσα τους χωρίς να τους πληρώνουν κανένα μυαλό.

Αλλά αυτή είναι η δουλειά σου για την οποία μιλάμε εδώ. Αν αποφασίσετε ότι ο κίνδυνος του μηνύματός σας να φτάσει σε λάθος άτομα είναι μεγαλύτερος από την ανάγκη ταχείας αποστολής, κάντε λήψη και εγκαταστήστε το δωρεάν πρόσθετο TuneReplyAll του IvaSoft για το Outlook 2010.

Αφού εγκαταστήσετε το πρόγραμμα στον υπολογιστή σας, πρέπει να το ενεργοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο μέσω των πρόσθετων επιλογών του Outlook 2010. Κάντε κλικ στο Αρχείο> Επιλογές> Πρόσθετα και επιλέξτε TuneReplyAll στη λίστα των πρόσθετων. Επιλέξτε το κουμπί Επιλογές πρόσθετου. Οι επιλογές του προγράμματος εμφανίζονται στην καρτέλα TuneReplyAll.

Αφού ενεργοποιηθεί το πρόσθετο, εμφανίζεται μια προειδοποίηση όταν επιλέγετε την επιλογή "Απάντηση όλοι", αν θέλετε πραγματικά να λαμβάνετε την απάντησή σας από όλους τους παραλήπτες του μηνύματος. Το κουμπί Όχι είναι επιλεγμένο από προεπιλογή, οπότε με το πάτημα του πλήκτρου Enter ακυρώνεται η ενέργεια απάντησης. Πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι για να επιβεβαιώσετε την απάντηση σε όλους (ή να πατήσετε Tab και μετά Enter).

Το TuneReplyAll σας επιτρέπει επίσης να αποκλείσετε τη δική σας διεύθυνση όταν απαντάτε σε όλους. Μπορείτε να ρυθμίσετε το πρόγραμμα να προσθέσει αυτόματα τη διεύθυνσή σας στο πεδίο To :, Cc :, ή Bcc: όλων των εξερχόμενων μηνυμάτων. Δοκίμασα το πρόγραμμα σε έναν αυτόνομο υπολογιστή (δεν ανήκε σε τομέα του Exchange) και λειτούργησε όπως διαφημίζεται.

Η άλλη πλευρά της εξίσωσης απάντησης είναι η δυνατότητα απάντησης σε όλους τους παραλήπτες μηνυμάτων από προεπιλογή. Τα Εργαστήρια Gmail χρησιμοποιούνται για να προσφέρουν μια προεπιλεγμένη απάντηση σε όλες που φαίνεται ότι έχουν καταργηθεί - τουλάχιστον το εργαλείο δεν ήταν διαθέσιμο στο λογαριασμό μου Gmail.

Οι εταιρείες φαίνεται να κινούνται προς την αντίθετη κατεύθυνση: προς την απενεργοποίηση των απαντήσεων σε όλους, όπως ανέφερε ο Mike Rosenwald τον περασμένο μήνα στο Businessweek.com.

Σύμφωνα με τους υπαλλήλους σε οργανισμούς που έχουν απενεργοποιήσει την απάντηση σε όλα τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, το χαρακτηριστικό σίγουρα δεν έχει χαθεί.