Συγχρονίστε τις επαφές του Gmail και του Outlook αυτόματα

Ένας αναγνώστης που ονομάζεται Maribeth μεταναστεύει από το Outlook στο Gmail και ρώτησε για το συγχρονισμό των δύο λογαριασμών:

Μόλις διάβασα το ιστολόγιό σας σχετικά με το Outlook / Gmail [Συγχώνευση των επαφών του Outlook και του Gmail], καταλαβαίνω ότι αυτό είναι μια λύση για να τα κάνετε τα ίδια, αλλά ξέρετε αν υπάρχει τρόπος να τα συγχρονίσετε συνεχώς; να χρησιμοποιήσετε το Outlook στην επιφάνεια εργασίας μου και να έχετε επίσης δυνατότητα μετακίνησης στο IMAP στο τηλέφωνο Droidx2 και επίσης σε ένα iPad.

Σε μια δημοσίευση τον Ιούλιο του 2009 περιέγραψα τον τρόπο "Συγχρονισμός επαφών και ημερολογίων μεταξύ Outlook, Gmail και iPhone". Αυτή η ανάρτηση αναφέρεται στο δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα Google Calendar Sync, αλλά δεν υπάρχει ισοδύναμο από την εταιρεία για συγχρονισμό επαφών. Η Google προσφέρει στους συνεργάτες της που πληρώνουν το Google Apps Sync για το Microsoft Outlook (δωρεάν δοκιμή διαθέσιμη).

Μια πιθανή εναλλακτική λύση είναι το δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα Επαφές Sync από την ινδική εταιρεία PPP Infotech, η οποία συγχρονίζει αυτόματα τις επαφές σας στο Gmail και το Outlook. Οι μόνες δυσλειτουργίες που αντιμετώπισα κατά τη δοκιμή του προγράμματος ήταν η ενσωματωμένη προστασία από ιούς του Outlook, η οποία επέτρεψε να επιτρέψω με μη αυτόματο τρόπο την επαφή των επαφών του Outlook με τις επαφές του Outlook και την αδυναμία συγχρονισμού των επαφών που δεν διαθέτουν δεδομένα στα πεδία e-mail ή τελευταίου ονόματος.

Αυτοματοποίηση συγχρονισμού επαφών μεταξύ του Gmail και του Outlook

Για να συγχρονίσετε τις επαφές σας στο Gmail και το Outlook μέσω του Συγχρονισμού επαφών, πληκτρολογήστε το αναγνωριστικό Gmail και τον κωδικό πρόσβασης στην κύρια οθόνη του προγράμματος και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση ρυθμίσεων. Στη συνέχεια, επιλέξτε το φάκελο του Outlook για συγχρονισμό (πιθανή Όλες οι επαφές), επιλέξτε μια από τις δύο επιλογές συγχρονισμού (επαφές του Outlook με τις επαφές του Gmail ή του Gmail με το Outlook) και κάντε κλικ στο κουμπί Συγχρονισμός.

Οι Επαφές Συγχρονισμού πρώτα τραβούν τις επαφές σε κάθε σύστημα και στη συνέχεια συγχρονίζουν τις καταχωρήσεις. Όπως ανέφερα, μια προειδοποίηση εμφανίστηκε στο Outlook και μου ζήτησε να παραχωρήσω στο πρόγραμμα πρόσβαση στις επαφές και να καθορίσω το χρονικό διάστημα πρόσβασης (σε διαστήματα 1 λεπτού έως 10 λεπτών).

Για να ενεργοποιήσετε τους αυτόματους συγχρονισμούς, επιλέξτε Ενεργοποίηση προγραμματισμένου συγχρονισμού στην περιοχή προγραμματισμένου συγχρονισμού στο κάτω μέρος του παραθύρου Συγχρονισμός επαφών. Καταχωρίστε τον αριθμό των λεπτών μεταξύ των συγχρονισμών και επιλέξτε μία από τις δύο επιλογές: Επαφές του Outlook με το Gmail ή τις επαφές του Gmail με το Outlook. Η πρόοδος και τα αποτελέσματα του συγχρονισμού εμφανίζονται σε ένα μικρό παράθυρο που εμφανίζεται από το εικονίδιο του προγράμματος στην περιοχή ειδοποιήσεων.

Κατά τη δοκιμή επαφών του Συγχρονισμού, το πρόγραμμα κατά καιρούς απέτυχε να ολοκληρώσει ένα συγχρονισμό και δημιούργησε ένα μήνυμα που δείχνει ότι η σύνδεση δεν ήταν επιτυχής. Αλλά στις επόμενες δοκιμές - χωρίς να ξαναρχίσουν τις πληροφορίες σύνδεσης - ο συγχρονισμός ολοκληρώθηκε με επιτυχία.

Το πιο σημαντικό είναι ότι η Επαφή Συγχρονισμού αγνόησε τις επαφές του Gmail χωρίς δεδομένα στα πεδία του τελευταίου ονόματος ή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, πολλές επαφές του Gmail για επιχειρήσεις δεν εμφανίστηκαν στις επαφές του Outlook μετά από συγχρονισμό μέχρι να εισάγαμε κάτι στα πεδία του τελευταίου ονόματος ή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της καταχώρησης.

Οι πρώτες φορές που πραγματοποιήθηκε η εκτέλεση του Συγχρονισμού επαφών, εμφανίστηκαν αρκετές καταχωρήσεις στις επαφές του Outlook στον δοκιμαστικό υπολογιστή μου με μόνο όνομα ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένα από αυτά φαίνεται να είναι αποτέλεσμα της τάσης του Gmail να προσθέτει αυτόματα επαφές όταν επικοινωνείτε με ανθρώπους. Αφού καθαρίσω αυτές τις ορφανές καταχωρίσεις στις επαφές μου στο Gmail, το πρόβλημα εξαφανίστηκε.

Οι συγχρονίσεις δημιουργούν διπλές καταχωρήσεις επαφών στο Outlook

Ένα άλλο πρόβλημα που αντιμετώπισα κατά τη δοκιμή ήταν η τάση του Contact Sync να διπλασιάσει ορισμένες καταχωρήσεις επαφών του Gmail στο Outlook. Αυτό μπορεί να σχετίζεται με καταχωρήσεις που εμφανίζονται σε περισσότερους από έναν φάκελο επαφών του Gmail. Οι επικαλύψεις εξαλείφθηκαν εξασφαλίζοντας ότι οι καταχωρίσεις εμφανίστηκαν μόνο σε ένα φάκελο του Gmail, το οποίο μπορεί να είναι ή να μην είναι πρακτική λύση για εσάς.

Μια άλλη επιλογή για την αντιμετώπιση των διπλών εγγραφών είναι να χρησιμοποιήσετε το δωρεάν βοηθητικό πρόγραμμα Remover Duplicate Items Remover (ODIR) από την ολλανδική εταιρεία Vaita. Σημειώστε ότι το πρόγραμμα λειτουργεί μόνο με εκδόσεις 32 bit του Outlook.

Θα προτιμούσα πολύ να ασχοληθώ με την περιστασιακή επανάληψη της εγγραφής παρά να ανησυχώ για το γεγονός ότι τα δεδομένα επαφών θα χάνονταν ως αποτέλεσμα ενός συγχρονισμού. Το πρόγραμμα συνέβαλε καλά στη διατήρηση των ονομάτων, των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των τηλεφωνικών αριθμών και των διευθύνσεων των επαφών στο Gmail και στο Outlook, αλλά όπως ανέφερα παραπάνω, φαίνεται να αγνοεί τις καταχωρήσεις του Gmail χωρίς δεδομένα στο τελευταίο όνομα ή e πεδία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

 

Αφήστε Το Σχόλιό Σας