Η εταιρεία στην οποία εργάζομαι βασίζεται σε πρότυπα του Microsoft Word για να δημιουργήσει όλα τα είδη εγγράφων, από επιστολές μιας σελίδας έως αναφορές αρκετές εκατοντάδες σελίδες. Τα πρότυπα μας επιτρέπουν να διασφαλίσουμε ότι όλα τα έγγραφα που στέλνουμε στους πελάτες και τους συνεργάτες μοιράζονται μια παρόμοια εμφάνιση και αίσθηση.

Ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα πρότυπα στη συλλογή μας είναι μια επιστολή πολλαπλών σελίδων που δείχνει την ημερομηνία στην κορυφή της πρώτης σελίδας, ακριβώς κάτω από το λογότυπο της εταιρείας, καθώς και στην επικεφαλίδα των επόμενων σελίδων. Δυστυχώς, τα γράμματα συνήθως συντίθενται αρκετές ημέρες πριν αποσταλούν και η ημερομηνία αποστολής συχνά μετατοπίζεται. Επιπλέον, οι επιστολές αποστέλλονται μερικές φορές σε ημερομηνίες διαφορετικές από την επίσημη ημερομηνία αποστολής. Γι 'αυτό δεν μπορούμε να προσθέσουμε ένα πεδίο στα γράμματα που εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία.

Ενώ οι συγγραφείς συνήθως θυμούνται να αλλάξουν την ημερομηνία στην πρώτη σελίδα του γράμματος, σχεδόν πάντα ξεχνούν να κάνουν την ίδια αλλαγή με την ημερομηνία στην κεφαλίδα των επόμενων σελίδων. Η λύση ήταν να προστεθεί ένα πεδίο φόρμας κειμένου στην πρώτη σελίδα της επιστολής που χρησιμοποιούν οι συγγραφείς για να εισαγάγουν την ημερομηνία αποστολής του γράμματος και στη συνέχεια να τοποθετήσουν μια παραπομπή στο πεδίο κειμένου στην κεφαλίδα των επόμενων σελίδων.

Τα πεδία φόρμας λέξεων καθιστούν εύκολη την επανάληψη κειμένου

Είναι πραγματικά πιο εύκολο να εισαγάγετε κείμενο μία φορά και να το επαναλαμβάνετε αλλού σε έγγραφα του Word 2003 από ό, τι πρόκειται να κάνετε το ίδιο πράγμα στο Word 2007 και το 2010. Αυτό συνέβη επειδή η Microsoft δυσκολεύτηκε να αποκτήσει πρόσβαση στο κουμπί πεδίου φόρμας κειμένου στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Word. Όλοι στο όνομα της εργονομίας, είμαι βέβαιος.

Στο Word 2003, ανοίξτε το πρότυπο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε το επαναλαμβανόμενο κείμενο. Βεβαιωθείτε ότι η γραμμή εργαλείων Φόρμες είναι ορατή κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή> Γραμμές εργαλείων> Φόρμες. Στη συνέχεια, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εμφανίζεται το επαναλαμβανόμενο κείμενο και επιλέξτε το κουμπί πεδίου φόρμας κειμένου στη γραμμή εργαλείων Φόρμες. (Είναι το κουμπί "ab" στην αριστερή άκρη της γραμμής εργαλείων.)

Εμφανίζεται ένα γκρι πλαίσιο με πέντε μικρούς κύκλους δίπλα-δίπλα. Κάντε κλικ στο πλαίσιο για να προσθέσετε σύντομο περιγραφικό κείμενο, όπως "Εισαγωγή ημερομηνίας αποστολής". Κάντε διπλό κλικ στο πλαίσιο για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές πεδίων φόρμας κειμένου. Τα άτομα που χρησιμοποιούν το πρότυπο θα εισαγάγουν το κείμενο που θέλουν να επαναλάβουν στο πλαίσιο "Προεπιλεγμένο κείμενο". Προς το παρόν, κρατήστε το πεδίο κενό, αλλά εισαγάγετε μια σύντομη, περιγραφική συμβολοσειρά κειμένου στο πεδίο "Σελιδοδείκτες" στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου διαλόγου (δεν επιτρέπονται κενά ή σημεία στίξης). Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο πρότυπο.

Για να έχετε οτιδήποτε γράψει οι συντάκτες στο πεδίο μορφής κειμένου εμφανίζονται σε άλλο σημείο του εγγράφου, προσθέστε μια παραπομπή στο πεδίο όπου θέλετε να εμφανίζεται το επαναλαμβανόμενο κείμενο. Όπως εξήγησα παραπάνω, η εταιρεία που εργάζομαι για ανάγκες χρειάζεται την ημερομηνία που οι συγγραφείς εισέρχονται στην πρώτη σελίδα για να εμφανιστούν στην κεφαλίδα της δεύτερης και όλων των επόμενων σελίδων του εγγράφου.

Το πρώτο βήμα για την προσθήκη μιας τέτοιας παραπομπής είναι να δημιουργήσετε ένα σπάσιμο ενότητας για να αποτρέψετε την εμφάνιση των πληροφοριών κεφαλίδας στην πρώτη σελίδα του εγγράφου. Τοποθετήστε το δρομέα στο τέλος της πρώτης σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή> Διάλειμμα και επιλέξτε Επόμενη σελίδα στο τμήμα Διακοπή. Κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα της δεύτερης σελίδας και καταργήστε την επιλογή Link to Previous. Το ίδιο με την προηγούμενη ετικέτα θα εξαφανιστεί.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην κεφαλίδα όπου θέλετε να εμφανίζεται το επαναλαμβανόμενο κείμενο και επιλέξτε Insert> Reference> Cross-reference. Στο παράθυρο διαλόγου Σταυρωτής αναφοράς, επιλέξτε Σελιδοδείκτης στο αναπτυσσόμενο μενού Τύπος αναφοράς και επιλέξτε το σελιδοδείκτη που μόλις δημιουργήσατε από τη λίστα σελιδοδεικτών που εμφανίζεται κοντά στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Όταν χρησιμοποιούν το πρότυπο για να δημιουργήσουν ένα έγγραφο, οποιοσδήποτε συγγραφείς κειμένου πληκτρολογούν στο πεδίο φόρμας κειμένου στην πρώτη σελίδα, θα εμφανιστεί στην κεφαλίδα της δεύτερης και των επόμενων σελίδων (ή από όπου και αν τοποθετείτε τη διασταύρωση). Οι συγγραφείς απλά κάντε διπλό κλικ στο πεδίο κειμένου για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές πεδίων φόρμας κειμένου, εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να επαναλάβετε στο πλαίσιο "Προεπιλεγμένο κείμενο" και κάντε κλικ στο OK.

Αφού αποθηκεύσουν και ανοίξουν ξανά το έγγραφο, το κείμενο αυτό θα εμφανιστεί στο πλαίσιο κειμένου καθώς και σε όλες τις τοποθεσίες που είναι σελιδοδείκτες στο έγγραφο. Για να δείτε ποιο είναι το κείμενο αμέσως, χρησιμοποιήστε την επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης χωρίς να εκτυπώσετε το αρχείο.

Η επανάληψη κειμένου αυτόματα είναι πιο δύσκολη στο Word 2007 και το 2010

Αναμένασα πλήρως τη διαδικασία προσθήκης τέτοιων παραπομπών ώστε να είναι ευκολότερη στις νεότερες εκδόσεις του Word, αλλά αυτό απαιτεί πραγματικά πολλά βήματα στο Word 2007 και το 2010. Πρώτον, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η κορδέλα για προγραμματιστές είναι ορατή. είναι κρυμμένο από προεπιλογή. Για να το αποκρύψετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Επιλογές> Προσαρμογή κορδέλας και επιλέξτε Προγραμματιστής κάτω από τις κύριες καρτέλες στη δεξιά πλευρά του παραθύρου Επιλογές του Word.

Μόλις ενεργοποιηθεί η κορδέλα προγραμματιστή, επιλέξτε την και επιλέξτε το κουμπί Εργαλεία παλαιού τύπου στην ενότητα Στοιχεία ελέγχου της κορδέλας. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο που εμφανίζεται, επιλέξτε το εικονίδιο Πεδίο φόρμας κειμένου στην αριστερή άκρη της πρώτης γραμμής. Από αυτό το σημείο, τα βήματα για την προσθήκη του πεδίου κειμένου σελιδοδεικτών και των παραπομπών είναι σχεδόν πανομοιότυπα με εκείνα που περιγράφηκαν παραπάνω για το Word 2003.

Σημειώστε ότι το πεδίο κειμένου και διασταυρούμενες αναφορές εμφανίζονται διαφορετικά στο πρότυπο του Word 2007 και 2010 από το πρότυπο Word 2003. Επίσης, δημιουργείτε ένα διάλειμμα διατομής στις δύο νεότερες εκδόσεις του Word (για να αποτρέψετε την εμφάνιση του επαναλαμβανόμενου κειμένου στην κεφαλίδα της πρώτης σελίδας του εγγράφου) κάνοντας κλικ στην κορδέλα της σελίδας Layout, επιλέγοντας Διαλείμματα και επιλέγοντας Επόμενη σελίδα στο τμήμα Διάλειμμα.