Με την τεχνολογία όλο και περισσότερο αλληλένδετη με όλες τις πτυχές των επιχειρήσεων, το CNET @ Work μπορεί να σας βοηθήσει - οι πελάτες σε μικρές επιχειρήσεις με λιγότερους από πέντε εργαζομένους - να ξεκινήσουν.

Πριν από πέντε χρόνια, συμβούλευα για μια μικρή, τοπική πιστωτική ένωση που επιθυμούσε να αναθέσει την ανάπτυξη της ιστοσελίδας της σε μια επαγγελματική εταιρεία που κατανοούσε τα στοιχεία της μεγάλης επωνυμίας και της εμπορίας. Ο σκοπός της πιστωτικής ένωσης ήταν να "ισορροπήσει τον ανταγωνισμό" έτσι ώστε η διαδικτυακή της παρουσία να μπορεί να ανταγωνιστεί ευνοϊκά τις ιστοσελίδες μεγάλων τραπεζών και χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων.

Εξετάσαμε διάφορες εταιρείες ιστοτόπων και μάρκετινγκ. Μακριά και μακριά, ο καλύτερος σχεδιαστής ιστοσελίδων και εμπορικό σήμα ήταν ένας τοπικός ελεύθερος επαγγελματίας που εργάζεται έξω από το σπίτι του. Ο διαγωνισμός του: αρκετές μεγαλύτερες εταιρίες με έδρα το Σιάτλ - όλα με άρτια εξοπλισμένα γραφεία με μηχανήματα cappuccino που εξυπηρετούσαν τους καφέδες που επισκέπτονταν πελάτες. Επισκεφθήκαμε αυτές τις επιχειρήσεις, αλλά ο τοπικός ελεύθερος επαγγελματίας δεν είχε γραφείο, οπότε ήρθε στην πιστωτική ένωση.

Ως σύμβουλος που ασχολείτο κυρίως με την ποιότητα, ενημέρωσα τον πελάτη μου ότι ο ανεξάρτητος σχεδιαστής έκανε την υψηλότερη ποιότητα εργασίας. Ωστόσο, όσον αφορά τα άλλα στοιχεία του RFP της πιστωτικής ένωσης, όπως η δυνατότητα υποστήριξης των εργασιών σε συνεχή βάση ή η μακροπρόθεσμη φερεγγυότητα του πωλητή, ο ελεύθερος επαγγελματίας δεν ανταγωνίστηκε καλά. Τελικά, το πιστωτικό ίδρυμα επέλεξε ένα πολύ πιο ακριβό συμβόλαιο από μία από τις εταιρείες στο Σιάτλ που εξυπηρετούσε μεγάλο καπουτσίνο και είχε ένα εντυπωσιακό γραφείο στο κέντρο της πόλης. "Γιατί θέλουμε να βάλουμε την πίστη μας σε ένα κατάστημα με ένα άλογο που δεν γνωρίζουμε καν ότι θα είναι γύρω στο επόμενο έτος;" ο διευθύνων σύμβουλος της εταιρείας-πελάτη μου παραπονέθηκε.

Μάθημα: Η επαγγελματική εντύπωση που αποδίδεται σε ένα φυσικό γραφείο έχει σημασία.

"Αυτό που πολλές εταιρείες βρίσκουν είναι ότι απλά δεν μπορούν να τρέξουν καλά χωρίς να συναντήσουν με τους πελάτες τους πρόσωπο με πρόσωπο", λέει ο Marcus Moufarrige, Διευθύνων Σύμβουλος της Servcorp, η οποία παρέχει παγκόσμια "εικονικά" γραφεία.

Για να μην συγχέεται με την εικονική πραγματικότητα, ένα εικονικό γραφείο, σύμφωνα με την Servcorp, επιτρέπει στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις να επωφεληθούν από τα πλεονεκτήματα μιας έγκυρης διεύθυνσης, των σταθερών τηλεφωνικών αριθμών και της ομαδικής υποστήριξης χωρίς να δεσμεύονται σε αποκλειστικό χώρο γραφείων.

"Μπορείτε να εδρεύετε στη Νέα Υόρκη και να διαχειριστείτε μια παγκόσμια αγορά πωλήσεων σε πολλαπλές τοποθεσίες με πολύ ελαφριά πινελιά, αλλά χρειάζεστε ακόμα γραφεία και προσωπικό υποστήριξης γραφείων σε αυτές τις απομακρυσμένες τοποθεσίες για να κλείσετε μεγάλες προσφορές".

Με άλλα λόγια, οι πελάτες αισθάνονται καλύτερα για την επιχειρηματική τους δραστηριότητα με μια επιχείρηση που διαθέτει ελκυστική αίθουσα γραφείου και αίθουσας συνεδριάσεων, με επαγγελματικό διοικητικό προσωπικό που στέκεται για να λαμβάνει τηλεφωνικές κλήσεις, να διοργανώνει συναντήσεις - και να εξυπηρετεί το καπουτσίνο, αν χρειαστεί.

Οι μικρές εταιρείες που επιδιώκουν να επιδείξουν μεγάλη παγκόσμια παρουσία, έχοντας ελκυστικά γραφεία και εγκαταστάσεις σε πόλεις σε όλο τον κόσμο, μπορούν να το επιτύχουν χωρίς να χρειαστεί να κλειδώσουν μακροπρόθεσμες συμβάσεις αγοράς ή μίσθωσης ακινήτων, λέει ο Mourfarrige.

Η εναλλακτική λύση που προσφέρουν οι εταιρείες και οι άλλες εταιρείες της είναι τα γραφεία, οι εγκαταστάσεις, η τεχνολογία και η διοικητική συνδρομή "on demand" σε αμερικανικές και παγκόσμιες τοποθεσίες όπου οι εταιρείες πληρώνουν μόνο για αυτό που χρειάζονται ή χρησιμοποιούν.

Πως δουλεύει

Ας υποθέσουμε ότι είστε προμηθευτής λογισμικού σύννεφων με έδρα τη Νέα Υόρκη, με εξειδικευμένους πωλητές που βρίσκονται στο Λος Άντζελες, το Σικάγο, το Σίδνεϊ, το Άμστερνταμ και το Τόκιο Αυτοί οι πωλητές βρίσκονται συνήθως στο δρόμο. όταν δεν είναι στο δρόμο, όλοι έχουν γραφεία στο σπίτι. Ωστόσο, όταν έρθει η ώρα για έναν πωλητή να κάνει μια σημαντική παρουσίαση ή να κλείσει μια συμφωνία με έναν μεγάλο πελάτη, για παράδειγμα, το Λος Άντζελες, ο πωλητής μπορεί να νοικιάσει μια εγκατάσταση γραφείου με διοικητική υποστήριξη, αίθουσα συνεδριάσεων και την τελευταία τεχνολογία βίντεο. Το εντυπωσιακό περιβάλλον γραφείου υπογραμμίζει τη δύναμη και το εμπορικό σήμα της εταιρείας και συμβάλλει στη σφράγιση της συμφωνίας.

Έτσι εάν είστε μια μικρότερη εταιρεία χωρίς εντυπωσιακή παρουσία τούβλων και κονιάματος, ποια βήματα μπορείτε να κάνετε για να αξιοποιήσετε το τούβλο και το κονίαμα όταν χρειάζεται;

Βήμα 1: Επιβεβαιώστε την επιχειρηματική αξία του τούβλου και του κονιάματος

Πολλές σε απευθείας σύνδεση επιχειρήσεις λιανικής πώλησης επιβεβαιώνουν με περηφάνια ότι ούτε έχουν ούτε φιλοδοξούν σε οποιαδήποτε παρουσία τούβλων και κονιάματος. Αλλά για μια μεγάλη ποικιλία άλλων επιχειρήσεων - οικονομικού σχεδιασμού, λογιστικής, δικαίου, ασφάλισης, ακίνητης περιουσίας, εμπορικού λογισμικού, τοπογραφίας, αρχιτεκτονικής και κατασκευών και υγειονομικής περίθαλψης, μόνο για να αναφέρουμε μερικά - ένα εικονικό γραφείο μπορεί να είναι μια πραγματική ανταγωνιστική πλεονέκτημα.

Ο L. Blake Harvey, πρόεδρος μιας εταιρείας δημοσίων σχέσεων με έδρα τη Νέα Υόρκη, βλέπει πολλά οφέλη για την παρουσία ενός εικονικού γραφείου: «Έχω χρησιμοποιήσει λύσεις εικονικών γραφείων και ήταν τόσο κρίσιμες για να βοηθήσω στην οικοδόμηση μιας πιο σταθερής βάσης για την επιχείρηση». λέει ο Harvey. "Μου έδωσε την ευκαιρία να συνεργαστώ με πελάτες και συνεργάτες με εμπιστοσύνη, γνωρίζοντας ότι ο τοπικός μου τηλεφωνικός αριθμός ήταν πάντα στην υπηρεσία και το ταχυδρομείο μου χειριζόταν επαγγελματικά. Η πρόσβαση σε ωριαίο χώρο γραφείων και αίθουσες συνεδριάσεων μου έδωσε το επιπλέον πλεονέκτημα ανταγωνίζονται με τους συναδέλφους της βιομηχανίας μου σε μια τιμή που έχει νόημα για την επιχείρησή μου.Το επαγγελματικό προσωπικό των εκτελεστικών βοηθών και το προσωπικό του δαπέδου μου επέτρεψε να μεταβιβάσω τα κατάλληλα καθήκοντα που αναπόφευκτα απελευθέρωσαν περισσότερο χρόνο μου για την οικοδόμηση της επιχείρησης ».

Βήμα 2: Τι υπηρεσίες θα πρέπει να αναζητήσετε;

Ελάχιστα, τα εικονικά γραφεία θα πρέπει να προσφέρουν ένα ελκυστικό περιβάλλον στο οποίο οι πωλητές στο χώρο σας μπορούν να συναντηθούν με πελάτες. Αυτές οι φυσικές εγκαταστάσεις γραφείου μπορούν να περιλαμβάνουν γραφεία, αίθουσες συνεδριάσεων, χώρους ανάπαυσης, κουζίνα - εάν πρόκειται να εισαχθούν ή να παρασκευαστούν καφές ή / και αναψυκτικά - και χώρος υποδοχής όπου το διοικητικό προσωπικό των χώρων χαιρετά τον πελάτη με Όνομα εταιρείας. Ένα δεύτερο στρώμα πάνω από τις φυσικές εγκαταστάσεις υποστηρίζει την τεχνολογία. Αυτό μπορεί να κυμαίνεται από τις τηλεφωνικές υπηρεσίες και το Internet υψηλής ταχύτητας μέχρι τις τηλεδιασκέψεις και άλλες τεχνολογίες διευκόλυνσης για παρουσιάσεις προϊόντων και επιδείξεις.

"Ως συμβουλευτική εταιρία τεχνολογίας, η αποστολή της Chairseven είναι να υποστηρίξει τους πελάτες μας παρέχοντας υπηρεσίες συμβουλευτικής τεχνολογίας παγκοσμίου επιπέδου και απαράμιλλη εξυπηρέτηση πελατών", λέει ο Jordan Hamad, Διευθύνων Σύμβουλος. «Χρησιμοποιώντας εικονικά γραφεία, μπορούμε να διασφαλίσουμε ότι το τηλέφωνο απαντάει πάντα επαγγελματικά και ότι έχουμε πάντα έναν αξιόπιστο, επαγγελματικό και άρτια εξοπλισμένο χώρο στον οποίο μπορούμε να φιλοξενήσουμε τους πελάτες μας. Αυτό μας επιτρέπει να εστιάσουμε όχι στη λειτουργία ενός φυσικού χώρου, αλλά τι κάνουμε καλύτερα - λύνοντας μερικές από τις πιο δύσκολες τεχνολογικές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι πελάτες μας. "

Βήμα 3: Μην ξεχάσετε να κάνετε εμπορεύματα

Μια εικονική εγκατάσταση γραφείου πρέπει να είναι όμορφα επιπλωμένη και εξοπλισμένη - και μερικά από αυτά εξαρτώνται από εσάς. Θα θελήσετε να φέρετε μέρος της δικής σας επωνυμίας (εταιρική σήμανση, κλπ.) Στη μονάδα για να την αναγνωρίσετε ως μέρος της επιχείρησής σας. Επενδύστε σε σήματα υψηλής ποιότητας (δηλ. Μην κρεμάστε μόνο ένα αυτοκόλλητο σήμα) και έπιπλα γραφείου. Ζητήστε επαγγελματική βοήθεια για τη διακόσμηση, αν το χρειάζεστε.

Βήμα 4: Διάλογος με τις πωλήσεις σας

Εάν χρησιμοποιείτε αυστηρά τα γραφεία στο σπίτι για τις πωλήσεις σας σήμερα και θέλετε να ενσωματώσετε εικονικά γραφεία, οι πωλήσεις σας πρέπει να γνωρίζουν πότε και πώς να τις χρησιμοποιήσετε. Ένα πιθανό σενάριο: Εκπαιδεύστε τους να χρησιμοποιούν μια εικονική εγκατάσταση μόνο όταν πρέπει να κάνουν μια βασική παρουσίαση σε έναν πελάτη. Στις κανονικές καθημερινές επιχειρήσεις, θα συνεχίσουν να εργάζονται κυρίως στον τομέα, χρησιμοποιώντας τα γραφεία τους στο σπίτι. Σε άλλες περιπτώσεις, θα ήταν πιο λογικό να πάρετε τους πωλητές σας σε τακτικούς εικονικούς χώρους γραφείων.

Σε όλες τις περιπτώσεις, είναι σημαντικό να ενημερώσετε τις πωλήσεις σας για το ακριβές υπό ποιες συνθήκες θέλετε να χρησιμοποιήσετε την εικονική ακίνητη περιουσία. Είναι επίσης σημαντικό να εμπλακείτε οι πωλήσεις σας στη διαδικασία. Τους ζητήστε να επισκεφτούν έναν πιθανό δικτυακό τόπο για εικονικά γραφεία προτού συναφθεί οποιαδήποτε συμφωνία. Πάρτε τα σχόλιά τους, εκ των προτέρων, σχετικά με το αν θεωρούν ένα εικονικό γραφείο που απαιτείται στις τοποθεσίες τους. Τέλος, είναι σημαντικό να προεπισκοπήσετε προσωπικά αυτές τις εγκαταστάσεις. "Έχουμε χρησιμοποιήσει παγκόσμια εικονικά γραφεία εδώ και πολλά χρόνια, και πάντα το κάνω ένα σημείο να επισκέπτονται περιοδικά αυτά τα γραφεία", δήλωσε ο Mourfarige.

Κατώτατη γραμμή: Οι επιχειρηματίες και οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων έχουν τώρα προσιτές και ευέλικτες εναλλακτικές λύσεις για την άσκηση φυσικής παρουσίας σε βασικές αγορές σε όλο τον κόσμο.

"Ο τρόπος με τον οποίο βλέπουμε αυτό το", λέει ο Emin Tatosian, συνιδρυτής της εκκίνησης του Fasttech, είναι ότι είναι ένα γραφείο με βάση το σύννεφο, ένας ελαστικός πόρος για εμάς.