Η λειτουργία εκτύπωσης σε PDF στο OS X είναι κατάλληλη για τη γρήγορη διατήρηση της διάταξης ενός εγγράφου σε μορφή PDF, ώστε να μπορεί να προβληθεί στους περισσότερους υπολογιστές και tablet. Αν θέλετε να στείλετε σε κάποιον ένα μορφοποιημένο έγγραφο που περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες, ίσως θελήσετε να προσθέσετε το βήμα της προστασίας του με έναν κωδικό πρόσβασης.

Για να γίνει αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μορφή κοντέινερ όπως ένα αρχείο ZIP ή μια κρυπτογραφημένη εικόνα δίσκου (χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Disk Utility στο OS X). Ωστόσο, αυτά μπορεί να είναι κάπως δυσκίνητα για τη διαχείριση, τόσο για τον αποστολέα όσο και για τον παραλήπτη.

Μια εναλλακτική λύση είναι να στείλετε το PDF ως κρυπτογραφημένο αρχείο PDF με έναν κωδικό που πρέπει να εισαχθεί από τον παραλήπτη πριν να διαβάσει το PDF.

Δεν υπάρχει συγκεκριμένη επιλογή για εκτύπωση εγγράφου σε κρυπτογραφημένη μορφή PDF στο OS X, αλλά η διαδικασία είναι αρκετά απλή:

1. Χρησιμοποιήστε το μενού PDF στο πλαίσιο διαλόγου εκτύπωσης και επιλέξτε "Άνοιγμα PDF σε προεπισκόπηση".
2. Πατήστε Command-S για να αποθηκεύσετε το PDF.
3. Στο παράθυρο διαλόγου αποθήκευσης, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Κρυπτογράφηση" και δώστε τον κωδικό πρόσβασης για το PDF και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το στην επιφάνεια εργασίας σας (ή σε παρόμοια τοποθεσία).
4. Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί της γραμμής εργαλείων κοινής χρήσης στην προεπισκόπηση και επιλέξτε την επιλογή Email.

Αυτή η ενέργεια θα δημιουργήσει το κρυπτογραφημένο PDF και προσφέρει έναν σχετικά εύκολο τρόπο για να συνδεθεί με ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, αν χρησιμοποιείτε αυτό το χαρακτηριστικό τακτικά, τότε μπορεί να θέλετε μια ελαφρώς πιο εξορθολογισμένη προσέγγιση.

Ευτυχώς, το OS X υποστηρίζει μια επιλογή για προσαρμοσμένες ροές εργασιών plug-in που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την κρυπτογράφηση ενός PDF απευθείας από το μενού PDF στο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το πρόγραμμα Automator (στο φάκελο Applications) και ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Δημιουργήστε μια νέα ροή εργασιών.
2. Επιλέξτε "Print Plugin" ως τον τύπο ροής εργασιών που θέλετε να δημιουργήσετε.
3. Εντοπίστε τη δράση "Κρυπτογράφηση εγγράφων PDF" και σύρετέ την στην περιοχή ροής εργασιών.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για αυτήν την ενέργεια και επιλέξτε την επιλογή "Εμφάνιση αυτής της ενέργειας όταν εκτελείται η ροή εργασίας".
5. Εντοπίστε τη δράση "Νέα αλληλογραφία" και σύρετέ την στη ροή εργασιών κάτω από τη δράση κρυπτογράφησης (μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προαιρετικά την ενέργεια "Προσθήκη συνημμένων στο μπροστινό μήνυμα" ή να το έχετε σε ξεχωριστή ροή εργασίας εντελώς).

Αποθηκεύστε τη ροή εργασίας με ένα όνομα όπως το "Κρυπτογραφημένο αρχείο PDF" και θα πρέπει να είστε καλός. Τώρα κάθε φορά που εκτυπώνετε ένα έγγραφο, μπορείτε να επιλέξετε αυτή τη ροή εργασίας από το μενού PDF και αφού δώσετε τον κωδικό πρόσβασης που θα χρησιμοποιηθεί, το σύστημα θα δημιουργήσει το έγγραφο ασφαλείας PDF σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.