Δύο φορές τον τελευταίο μήνα έπρεπε να επανέλθω στο Microsoft Office επειδή μια εταιρεία με την οποία δουλεύαμε απαιτούσε ένα αυθεντικό αρχείο του Office. Και οι δύο εμπειρίες με έκαναν να εκτιμώ όλες τις απλές και απλές εφαρμογές του Google Drive.

Ναι, υπάρχουν καθήκοντα Οι επεξεργαστές κειμένου, το υπολογιστικό φύλλο και το πρόγραμμα παρουσίασης του Google Drive δεν μπορούν να χειριστούν καλά ή καθόλου, αλλά για το 99, 9% των αρχείων στα οποία εργάζομαι, το Google Drive ταιριάζει καλά στο λογαριασμό. Εδώ είναι πέντε τρόποι για να χρησιμοποιήσετε το Google Drive για να ξυρίσετε λεπτά από την εργάσιμη ημέρα σας.

Η συντόμευση πληκτρολογίου ανοίγει μια λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου

Μετά από μερικές δεκαετίες χρήσης του υπολογιστή η χωρητικότητα μνήμης μου για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορεί να έχει φτάσει το όριο της. Ακόμα, δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος για να δουλέψετε ταχύτερα από το να αποφύγετε το ποντίκι υπέρ των συνδυασμών πληκτρολόγησης για κοινές λειτουργίες.

Το Google Drive προσφέρει μια σειρά από συντομεύσεις πληκτρολογίου ειδικότητας, οι περισσότερες από τις οποίες περιγράφει η Ed Rhee της CNET σε μια θέση από τον περασμένο Απρίλιο.

Για τους τύπους με προβλήματα μνήμης, η τελευταία συντόμευση στη λίστα είναι η πιο σημαντική: πληκτρολογήστε ένα ερωτηματικό (ή Shift + /) για να ανοίξετε ένα παράθυρο με όλους τους συνδυασμούς πλήκτρων του Google Drive. (Μπορείτε επίσης να ανοίξετε τη λίστα συντομεύσεων κάνοντας κλικ στην επιλογή "Συντομεύσεις πληκτρολογίου" στο αναπτυσσόμενο μενού Ρυθμίσεις (εικονίδιο με το γρανάζι) στην επάνω δεξιά γωνία του κύριου παραθύρου.)

Σημειώστε ότι τον Φεβρουάριο ο Ed παρουσίασε μια λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου Gmail, την οποία μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση από το κύριο παράθυρο του Gmail πληκτρολογώντας ένα ερωτηματικό.

Το κείμενο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται αρχείο αρχείων Google Docs

Σε μια ανάρτηση από τον περασμένο Μάιο, περιέγραψα την ελεύθερη προσθήκη του Google Chrome για το συνημμένο Gmail Attachments to Drive του Josh Sullivan, που προσθέτει μια επιλογή "Αποθήκευση στο Drive" σε μηνύματα που έχουν συνημμένα.

Δυστυχώς, δεν υπάρχει τρόπος να αποθηκεύσετε το ίδιο το μήνυμα στο Google Drive σε επεξεργάσιμη μορφή. (Μπορείτε να ανοίξετε το μήνυμα και να επιλέξετε Αρχείο> Αποθήκευση σελίδας ως> Google Drive, αλλά το αρχείο HTML ή το αρχείο "Αρχείο ιστού" δεν μπορεί να επεξεργαστεί ως έγγραφο κειμένου στο Google Drive.)

Η δωρεάν επέκταση του Mail2Drive για το Google Drive σάς παρέχει μια μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετατρέψετε το κείμενο του μηνύματος σε ένα αρχείο Google Docs απλού κειμένου.

Αφού εγκαταστήσετε την επέκταση και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο Google Drive, επισκεφθείτε τη σελίδα Mail2Drive και κάντε κλικ στην επιλογή Εκκίνηση εφαρμογής για να ανοίξετε την καλωσορίζοντας οθόνη του προγράμματος. Επιλέξτε "Κάντε κλικ εδώ για να ξεκινήσετε" για να δημιουργήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να αποφύγετε την αντιγραφή και επικόλληση της διεύθυνσης Mail2Text κάθε φορά που θέλω να μετατρέψω ένα μήνυμα σε ένα αρχείο Google Docs, δημιούργησα μια επαφή Mail2Text στο Gmail. Με αυτό μπορείτε να προωθήσετε το μήνυμα και να αρχίσετε να πληκτρολογείτε το "mail2text" στο πεδίο Προς: για να εισάγετε τη διεύθυνση Mail2Text.

Οι πρώτες φορές που διαβίβασα μηνύματα με αυτόν τον τρόπο, τα μηνύματα δεν το έκαναν ποτέ στο Google Drive. Θα πρέπει να αφαιρέσετε το πρόθεμα "Mail2Drive" από τη διεύθυνση στο πεδίο Προς: για το μήνυμα για να το κάνετε στο κατάστημα του Google Drive. Επίσης, ίσως χρειαστεί να εξαγάγετε το αρχείο που προκύπτει στα Έγγραφα Google πριν να μπορέσετε να το επεξεργαστείτε.

Ένας άλλος περιορισμός στη χρήση του Mail2Drive είναι ότι τα αρχεία που δημιουργεί η επέκταση τοποθετούνται σε φακέλους κάτω από την κύρια λίστα της μονάδας My Drive. Δεν μπορείτε να καθορίσετε άλλη τοποθεσία όταν στέλνετε το μήνυμα στο Google Drive.

Φυσικά, μπορείτε να αναδιοργανώσετε τα αρχεία και τους φακέλους επιλέγοντάς τα και επιλέγοντας το εικονίδιο του φακέλου για να ανοίξετε το παράθυρο Οργάνωση του Google Drive.

Περιορίστε το συγχρονισμό του Google Drive σε συγκεκριμένους φακέλους

Η λειτουργία Google Drive, στην οποία έχω εμπιστοσύνη, είναι η δυνατότητα αυτόματης διάθεσης των πιο πρόσφατων εκδόσεων όλων των αρχείων μου σε όλους τους υπολογιστές και τις συσκευές μου, ανεξάρτητα από το αν βρίσκομαι στο διαδίκτυο ή όχι. Αυτό το επίπεδο αρχειοθέτησης αρχείων μπορεί να πάρει γρήγορα ένα μεγάλο δάγκωμα από τους σκληρούς δίσκους των μηχανών, ωστόσο.

Για να εξοικονομήσετε χώρο σε έναν συγκεκριμένο υπολογιστή, περιορίστε τους φακέλους του Google Drive που συγχρονίζονται με το σύστημα. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του Google Drive στη γραμμή εργασιών και επιλέξτε Προτιμήσεις. Επιλέξτε "Μόνο συγχρονισμός ορισμένων φακέλων σε αυτόν τον υπολογιστή", επιλέξτε τους φακέλους που θέλετε να συγχρονίσετε στο παράθυρο επιλογών συγχρονισμού και κάντε κλικ στην επιλογή "Εφαρμογή αλλαγών".

Όπως υποδεικνύει το παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις, τα αρχεία που δεν βρίσκονται σε φάκελο στο Google Drive θα συγχρονίζονται πάντα. Για να απενεργοποιήσετε το συγχρονισμό όλων των αρχείων, καταργήστε την επιλογή των επιλογών "Συγχρονισμός αρχείων Google Docs" που εμφανίζεται κάτω από το παράθυρο φακέλου.

Εξοικονομήστε χώρο αποθήκευσης διαγράφοντας τις μη απαραίτητες εκδόσεις αρχείων

Το Google Drive διατηρεί όλες τις εκδόσεις των αρχείων σας για 30 ημέρες ή έως και 100 αναθεωρήσεις. Ανάλογα με τον τύπο και το μέγεθος των αρχείων που αποθηκεύετε, οι εκδόσεις μπορούν να πάρουν ένα μεγάλο κομμάτι του διαθέσιμου χώρου αποθήκευσης.

Για να αποτρέψετε το Google Drive από τη διαγραφή προηγούμενων εκδόσεων ενός αρχείου, επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα> Διαχείριση αναθεωρήσεων. (Σημειώστε ότι αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη για αρχεία που δεν έχουν πολλαπλές εκδόσεις.) Ελέγξτε την επιλογή του αρχείου στο "Να μην διαγραφεί αυτόματα".

Δημιουργήστε ένα ενιαίο αρχείο για όλα τα δεδομένα σας Google

Πολλά πρόσθετα υπόσχονται να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας για τα αρχεία σας στο Google Drive, αλλά η υπηρεσία αρχειοθέτησης Google μπορεί να καλύψει τις εφεδρικές ανάγκες σας χωρίς να χρειάζεται να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε άλλο πρόγραμμα.

Σχετικές ιστορίες

• Ένας καλύτερος τρόπος για την προεπισκόπηση των εγγράφων γρήγορα στο Google Drive
• Πώς να αποθηκεύσετε μια ιστοσελίδα απευθείας στο Google Drive
• Ξεκινώντας με τα Έγγραφα Google για iOS

Ξεκινήστε συνδέοντας στο λογαριασμό σας στο Google και ανοίγοντας τη σελίδα Takeout. Εκτός από τα αρχεία του Google Drive, μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλα τα δεδομένα στο Google+, τους Κύκλους, τις επαφές, το προφίλ, τις εικόνες Picasa, το Google Voice και άλλες υπηρεσίες Google.

Για να αρχειοθετήσετε τα πάντα, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία αρχείου κάτω από την καρτέλα "Όλες οι πληροφορίες" ή επιλέξτε πιο επιλεκτικά, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή υπηρεσιών" και επιλέξτε αυτά που θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας πριν κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αρχείου.

Χρειάστηκαν μόνο λίγα λεπτά για την προετοιμασία του αρχείου ZIP περίπου 150MB δεδομένων Google, το μεγαλύτερο μέρος του οποίου περιελάμβανε αρχεία του Google Drive. Κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη για να ξεκινήσει η λήψη.

Όταν ολοκληρωθεί η λήψη, απλά αποσυνδέστε το αρχείο για να δείτε τα δεδομένα σας στον αντίστοιχο φάκελο της κάθε εφαρμογής. Επιθυμώ μόνο το αρχείο να συμπεριλαμβάνει την αναζήτηση και το ιστορικό περιήγησής μου. Τότε θα μπορούσα να ξέρω τόσο πολύ για τον εαυτό μου, όπως το Google ξέρει για μένα.