Να είσαι ειλικρινής με τον εαυτό σου. Πόσο συχνά κάνετε μόνο ένα πράγμα τη φορά;

Ελέγχετε e-mail στο τηλέφωνό σας κατά τη διάρκεια των συναντήσεων; Ανακαλύπτετε ξαφνικά τον εαυτό σας να ελέγχετε το Facebook και το Twitter αντί να προσεγγίζετε την εργασία;

Ακόμα και τώρα, ενώ προσπαθώ να γράψω αυτό το κομμάτι, δίνω την προσοχή μου στην πλήρη προσοχή μου, ο εγκέφαλός μου με παρακινεί να ελέγξω το Facebook, να ανανεώσω τα εισερχόμενά μου, να ελέγξω τα μηνύματά μου στο Twitter και να απαντήσω στο μήνυμα κειμένου που δεν θέλω πραγματικά να απαντήσει οπωσδήποτε.

Πώς λειτουργεί ο εγκέφαλός σας εναντίον σας

Αν και μερικοί είναι σίγουροι ότι είναι απολύτως ικανοποιημένοι πολλοί στόχοι, είναι πιο πιθανό να ολοκληρώσετε ένα έργο αν κάνετε μια δέσμευση να κάνετε ένα πράγμα κάθε φορά.

Ωστόσο, η εστίαση δεν είναι το μόνο θέμα - η προσπάθεια να ολοκληρωθούν τα καθήκοντα επιμελώς και εγκαίρως μπορεί συχνά να αποδοθεί σε κάτι σχεδόν σε κάθε πρόσωπο που μπορεί να σχετίζεται με: αναβλητικότητα.

Σύμφωνα με μια πρόσφατα δημοσιευμένη δεκαετή μελέτη από έναν καθηγητή στη Σχολή Επιχειρήσεων του Haskayne, η αμηχανία, η αποφυγή των καθηκόντων και η παρορμητικότητα αποτελούν βασικούς παράγοντες πρόβλεψης της αναβλητικότητας.

Ήχος familar; Ο ένοχος είναι ένας στενός φίλος σας - ονομάζεται Διαδίκτυο.

Εκείνοι που κάνουν μεγάλο μέρος της δουλειάς τους σε ένα γραφείο και στον υπολογιστή συνεχώς αντιμετωπίζουν την ανάγκη να ξεφύγουν από εργασίες που σχετίζονται με την εργασία και να ξεφύγουν από έναν πολύχρωμο κόσμο βίντεο YouTube, ειδήσεις σε πραγματικό χρόνο, κοινωνικές λέσχες και οποιαδήποτε άλλη δραστηριότητα που θα παρέχουν άμεση ευτυχία σε σχέση με τα συγκριτικά αρνητικά καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρωθούν.

Το πρόβλημα είναι ότι γνωρίζετε πολύ καλά ότι θα σας ωφελήσει περισσότερο να ελέγξετε αμέσως αυτό το στοιχείο από τη λίστα υποχρεώσεων, αλλά δεν ξεκινάτε.

Δευτερόλεπτα, λεπτά, ώρες περνούν μέχρι το ρολόι να χτυπήσει δύο και δεν πρέπει να ολοκληρώσετε ακόμα μια εργασία. Και δεν είναι μόνο η δουλειά - οι δουλειές του σπιτιού, τα επαγγέλματα και τα πλαϊνά έργα επίσης λαμβάνουν ένα χτύπημα από αυτές τις δυσάρεστες συνήθειες.

Η Laura Shin του Lifehacker απευθύνθηκε πρόσφατα σε αυτό το θέμα και κήρυξε τη λογική που κανένας από μας δεν θέλει να ακούσει:

"... όταν κοιτάμε ανθρώπους που είναι σε θέση να« κάνουν περισσότερα »από ό, τι κάνουμε, συχνά είναι απλά επειδή διαχειρίζονται καλύτερα τον χρόνο τους. Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις μας όσον αφορά την κεφαλαιοποίηση στην ώρα τους: Δεν γνωρίζουμε πραγματικά πώς το ξοδεύουμε ».

Η προσέγγιση σε τρεις φάσεις για μεγαλύτερη παραγωγικότητα

Απλά αποφασίζετε να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας, δεν αρκεί. Όπως ανακαλύφθηκε, μια καλή δέσμη μας είναι ενσύρματη για να αναβάλει τις εργασίες - συμπεριλαμβανομένου του καθήκοντος να διαχειριστεί το χρόνο πιο αποτελεσματικά.

Η καλύτερη μέθοδος για την αποτελεσματικότερη χρήση του χρόνου μπορεί να κατανεμηθεί σε μια προσέγγιση τριών επιπέδων που καταπολεμά ορισμένα από τα θέματα που συνδέονται με την ανθυγιεινή πολυδιάθεση και την αναβλητικότητα: διαχείριση εργασιών, εστίαση και χρήσιμη χρήση του χρόνου.

Βήμα 1: Χρησιμοποιήστε τις λίστες υποχρεώσεων με τον σωστό τρόπο

Υπάρχουν ατελείωτες συμβουλές σχετικά με τον "σωστό" τρόπο δημιουργίας και διαχείρισης λιστών εργασίας. Αυτά τα συστήματα - τα οποία μπορούν να είναι τόσο απλά όσο μια κολλώδη σημείωση, ή τόσο περίπλοκα όπως η μέθοδος "GTD" - δεν είναι ποτέ μια μαγική σφαίρα, αλλά πολλά βασίζονται συχνά στις ίδιες αρχές:

Σημειώστε το. Να είστε συγκεκριμένοι. Αναγνωρίστε (και μερικές φορές ανταμείψτε) την επιτυχία.

Το μόνο πρόβλημα είναι ότι, πολλές φορές, παίρνουμε τόσα συμπεράσματα για τη σύνταξη των λιστών υποχρεώσεων, που ακόμη και αυτή η δραστηριότητα γίνεται ένας τρόπος για να χρονοτριβεί.

Η λίστα Wunderlist (Mac, iOS και Android) είναι μια καθαρή, καλά σχεδιασμένη εφαρμογή λίστας εργασιών που σας επιτρέπει να επιτύχετε όλα τα παραπάνω χωρίς το ίχνος χαρτιού.

Όταν εισάγετε μια εργασία, θα σας ζητηθεί επίσης να συμπεριλάβετε υποδιαγραφές. Χρησιμοποιήστε αυτά τα υποσύνολα ως στοιχεία ενέργειας. Έτσι, για παράδειγμα, εάν το κύριο αντικείμενο σας είναι να "κάνει το σπίτι πεντακάθαρο", τα υποδήματα σας μπορεί να περιλαμβάνουν "δάπεδα σφουγγαρίσματος", "αλλαγή φύλλων", και "να βάλει μακριά τα πιάτα".

Ορίζοντας τη συγκεκριμένη ενέργεια που πρέπει να ολοκληρώσετε για να ολοκληρώσετε μια εργασία, είναι πολύ πιο πιθανό να το κάνετε.

Καθώς ολοκληρώνετε αυτά τα δευτερεύοντα στιγμιότυπα, ελέγξτε τα στο Wunderlist, μέχρι να τελειώσετε τελικά το κύριο έργο. Όταν όλα αυτά έχουν ειπωθεί και γίνει, η εφαρμογή θα αρχειοθετήσει τον ολοκληρωμένο σας to-dos, επιτρέποντάς σας να αναγνωρίσετε τις επιτυχίες σας με μια ματιά.

Βήμα 2: Χρόνος κάθε δουλειά

Πόσο καιρό χρειάζεται πραγματικά να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας το πρωί ή να γράψετε την πρόταση; Αν είστε ένας από τους πολλούς που επιτρέπουν τα στοιχεία της λίστας υποχρεώσεων να ανταγωνίζονται με περισπασμούς, θα μπορούσατε να χάσετε ώρες παραγωγικότητας.

Για να καταπολεμήσετε αυτές τις συνήθειες, παρακολουθήστε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε κάθε εργασία. Με τον τρόπο αυτό θα δημιουργηθεί αρκετή πίεση για να αναγκαστείτε να εστιάσετε στην εργασία και θα σας επιτρέψει να κρίνετε πόσο αποτελεσματικά χρησιμοποιείτε το χρόνο σας. Εδώ είναι μερικοί εύκολοι και προσιτοί τρόποι για να παρακολουθείτε το χρόνο που ξοδεύετε:

• Διατηρήστε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο . Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο, κάντε έναν βασικό πίνακα δύο στηλών σε κάτι όπως το Google Docs, το Evernote ή ακόμα και το Excel. Στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο χρονόμετρο στο τηλέφωνό σας, καταγράψτε το χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Εναλλακτικά, κάντε ένα τραπέζι τριών στηλών και καταγράψτε τους χρόνους έναρξης και λήξης.
• Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή όπως το Toggl. Αυτή η δωρεάν εφαρμογή για iOS, Android και την επιφάνεια εργασίας σας εξομαλύνει τη διαδικασία παρακολούθησης του χρόνου. Η διεπαφή είναι ελάχιστη, δίνοντάς σας τα εργαλεία για να περιγράψετε τη δραστηριότητα και να ξεκινήσετε ένα χρονόμετρο. Όταν ολοκληρώσετε την εργασία, σταματήστε την και θα προστεθεί στο ημερολόγιο.
• Το all-in-one: RescueTime. Αυτή η στιβαρή εφαρμογή επιφάνειας εργασίας και κινητής τηλεφωνίας εξαλείφει μεγάλο μέρος της χειρωνακτικής εργασίας, παρακολουθώντας αυτόματα και καταγράφοντας τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύετε το χρόνο σας. Η υπηρεσία, η οποία έχει πληρωθεί και δωρεάν εκδόσεις, φτάνει ακόμη και στο μέτρο που σας επιτρέπει να μπλοκάρει τις ιστοσελίδες που αποσπούν την προσοχή ενώ αντιμετωπίζετε ένα σημαντικό έργο.

Βήμα 3: Τρίψτε το μυαλό σας να εστιάσει

Ξανά και ξανά, η επιστήμη έχει δείξει ότι αν και δεν μπορεί να συντονιστείτε στους θορύβους στο χώρο εργασίας σας, αυτοί οι περιβαλλοντικοί ήχοι είναι χρόνιοι παράγοντες άγχους με την πάροδο του χρόνου. Ο συνομιλητής, το τσούξιμο και η δακτυλογράφηση μπορούν να επηρεάσουν αρνητικά την ικανότητά σας να είστε παραγωγικοί και να επικεντρωθείτε σε μια εργασία.

Εδώ μπαίνει μια εφαρμογή όπως το White Noise (Android, iOS). Γεμίζοντας τα αυτιά σας με θόρυβο περιβάλλοντος (όπως ροζ θόρυβο, λευκό θόρυβο ή ακόμα και ακούγεται σαν να τρέχει νερό), οι άλλοι θόρυβοι ξεθωριάζουν, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε στην έργο.

Είναι ενδιαφέρον ότι η εταιρεία λογισμικού Autodesk πειραματιστεί με ροζ θόρυβο εκπομπής στα μεγάφωνα στα γραφεία της. Παρόλο που είναι ασαφές αν η παραγωγικότητα αυξήθηκε, η φλυαρία του γραφείου ήταν πολύ πιο εμφανής όταν ο ροζ θόρυβος ήταν προσωρινά απενεργοποιημένος.

Δοκιμάστε αυτό: κάθε φορά που ξεκινάτε μια εργασία, συντονίστε με το θόρυβο του περιβάλλοντος χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή όπως το White Noise ή μια τοποθεσία Web όπως το SimplyNoise.com. Στη συνέχεια, όταν τελειώσετε με την εργασία, απενεργοποιήστε τον ήχο.

Όχι μόνο θα αποκομίσετε τα οφέλη από το κλείσιμο των θορύβων του γραφείου, αλλά ο ροζ θόρυβος θα επισημάνει τον εγκέφαλό σας, αφήνοντάς τον να γνωρίζει ότι είναι καιρός να είναι παραγωγικός.

Τώρα είναι η σειρά σου

Σε καμία περίπτωση δεν είναι μια φόρμουλα ή ένα μαγικό σύστημα που υπόσχεται να λύσει όλα τα προβλήματα διαχείρισης του χρόνου σας. Αλλά κάποιος συνδυασμός ή προσαρμογή των παραπάνω προτάσεων θα πρέπει να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητά σας. Πειραματιστείτε με διαφορετικές μεθόδους και μην φοβάστε να δοκιμάσετε κάτι καινούριο - απλά μην σπαταλάτε πάρα πολύ χρόνο σε αυτό.

Έχετε οποιεσδήποτε βέλτιστες πρακτικές για τη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας; Μοιραστείτε τις μεθόδους σας στα σχόλια.