Όταν μια επιχείρηση μόλις ξεκινάει και οι ιδρυτές της πρέπει να πληρώσουν ορισμένες διοικητικές τρύπες χωρίς κόστος, απλές εφαρμογές Ιστού μπορούν να γεμίσουν το κενό. Οι εφαρμογές που πρόκειται να εξετάσουμε εδώ δεν είναι πάντα καλές για μεγάλους οργανισμούς. στην πραγματικότητα, πολλά έχουν σχεδιαστεί ειδικά για μικρότερες εταιρείες που χρειάζονται απλές αλλά ισχυρές λύσεις στις κοινές επιχειρηματικές ανάγκες.

Διαχείριση έργων με Basecamp

Μόλις μια εταιρεία αρχίσει να εξυπηρετεί πολλούς πελάτες, πρέπει να διαχειριστεί την εφοδιαστική και να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι κάνουν ό, τι αναμένεται από αυτούς. Εκεί μπαίνει το Basecamp.

Το Basecamp δεν είναι απλώς ένας απλός συντονιστής του διαδικτυακού έργου, είναι ο καλύτερος στο είδος του στον Παγκόσμιο Ιστό. Μόλις εγγραφείτε, μπορείτε να ξεκινήσετε άμεσα τη δημιουργία έργων και να τα μοιραστείτε με τους υπαλλήλους σας. Ο ιστότοπος περιλαμβάνει τη δημιουργία λίστας εργασιών, την ικανότητα ανταλλαγής αρχείων, την παρακολούθηση της εξέλιξης του έργου, την παρακολούθηση του χρόνου για να δείτε ποιοι υπάλληλοι εργάζονται στο έργο και πολλά άλλα. Στην ουσία, το Basecamp παρέχει μια ολοκληρωμένη υπηρεσία διαχείρισης έργου από άκρο σε άκρο που σας επιτρέπει να δείτε πόσο καλά εκτελεί η εταιρεία σας κάθε βήμα.

Η δημιουργία και η παρακολούθηση έργων στο Basecamp δεν θα μπορούσε να είναι ευκολότερη. Αλλά το Basecamp δεν είναι δωρεάν. Η βασική του έκδοση κοστίζει 24 δολάρια ανά μήνα και επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν και να παρακολουθούν ταυτόχρονα 15 έργα και να αποθηκεύουν έως 3GB δεδομένων. Τα σχέδια ανεβαίνουν από εκεί σε $ 149 το μήνα, γεγονός που επιτρέπει έναν απεριόριστο αριθμό έργων, αποθήκευση 50GB και παρακολούθηση χρόνου (τα υπόλοιπα σχέδια δεν προσφέρουν παρακολούθηση χρόνου). Αν ψάχνετε για κάτι απλό και αποτελεσματικό στη διαχείριση των έργων σας, το Basecamp αξίζει τα χρήματα.

Πάρτε όλες τις σημειώσεις σας με το Evernote

Η μετάβαση στη δραστηριότητα της σημειώσεως και της κατηγοριοποίησής τους είναι δύσκολη και χρονοβόρα. Το Evernote είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τους επιχειρηματίες που θέλουν να κρατήσουν όλες τις οπτικές τους και τις σημειώσεις κειμένου οργανωμένες.

Το Evernote έρχεται σε δύο γεύσεις - δωρεάν και premium. Η δωρεάν έκδοση σάς επιτρέπει να σημειώνετε, να φωτογραφίζετε φωτογραφίες και να συλλαμβάνετε ιστοσελίδες με τη βοήθεια υπολογιστή ή Mac. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να τα ανεβάσετε στο διακομιστή Evernote, ο οποίος στη συνέχεια εκτελεί στοιχειώδη OCR στις εικόνες σας, καθιστώντας εύκολη την εύρεση όταν κάνετε μια αναζήτηση. Η premium έκδοση, η οποία κοστίζει $ 5 το μήνα, προσφέρει 500MB μηνιαίας αποθήκευσης (η δωρεάν έκδοση έχει μόνο 40MB αποθηκευτικού χώρου), καλύτερα χαρακτηριστικά ασφαλείας και τη δυνατότητα συγχρονισμού οποιουδήποτε τύπου αρχείου σε άλλους υπολογιστές ή κινητά τηλέφωνα.

Η Evernote λειτουργεί εξαιρετικά καλά. Το χρησιμοποιώ για να λαμβάνω σημειώσεις και από καιρό σε καιρό, φορτώνω ήχο και φωτογραφίες και μέσα σε λίγα λεπτά τα δεδομένα κατηγοριοποιούνται με βάση τις πληροφορίες που περιλαμβάνει. Για παράδειγμα, αν ψάξω για "Windows XP, " στο λογαριασμό μου Evernote, εμφανίζει αμέσως όλα τα αρχεία κειμένου και τα κλιπ ήχου που αναφέρουν τα Windows XP. Είμαι διαρκώς έκπληκτος για το πόσο εύκολο είναι να βρω τις ακατάστατες σημειώσεις μου.

Για τον επιχειρηματικό κόσμο, το Evernote είναι ένα ιδανικό εργαλείο. Κάνει την τήρηση των λεπτών συνάντησης απλή και αν θέλετε να καταγράψετε κλήσεις συνδιάσκεψης για αξιολόγηση αργότερα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Evernote για να σας βοηθήσουμε να χαλαρώσετε τη μνήμη σας. Στην ουσία, η Evernote είναι άλλος διοικητικός βοηθός στο γραφείο. Η μόνη διαφορά είναι ότι είναι δωρεάν εάν δεν χρειάζεστε πλήρη υποστήριξη ή $ 5 το μήνα αν θέλετε κάθε δυνατότητα. Για μια εταιρεία που θέλει να εξασφαλίσει ότι όλα όσα κάνουν είναι οργανωμένα καλά, αυτό δεν είναι τίποτα.

FreshBooks για τη χρέωση

Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες χρέωσης στο διαδίκτυο και το καθένα προσφέρει το δικό του μείγμα χρηστικότητας και εφαρμοσιμότητας σε μια επιχείρηση. Αλλά αν ψάχνετε για κάτι απλό που θα σας διευκολύνει να παρακολουθείτε τους κύκλους χρέωσής σας, το FreshBooks είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε.

Το FreshBooks διευκολύνει τη διαχείριση των πελατών, των έργων και κυρίως των τιμολογίων. Το εργαλείο δημιουργεί επαναλαμβανόμενα τιμολόγια και αυτόματα χρεώνει τους πελάτες. Ακόμα καλύτερα, είναι σχετικά προσιτό: δεν μπορείτε να πληρώσετε τίποτα εάν χρειάζεστε βασική τιμολόγηση ή πληρώνετε μέχρι και $ 149 το μήνα εάν θέλετε περισσότεροι υπάλληλοι να έχουν πρόσβαση στο λογαριασμό.

Όταν άρχισα να χρησιμοποιώ τα FreshBooks, γνωρίζοντας όλα τα χαρακτηριστικά που προσφέρει, περιμέναμε μεγάλα πράγματα από το εργαλείο. Και ευτυχώς, ήμουν ικανοποιημένος. Εκτός από την δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής σε αρχεία QuickBooks και CSV, το εργαλείο ενσωματώνεται αυτόματα με λύσεις επεξεργασίας πληρωμών όπως το PayPal και ο σχεδιασμός του κάνει την ολοκλήρωση των καθηκόντων τιμολόγησης γρήγορα και εύκολα. Στην πραγματικότητα, διαπίστωσα ότι θα μπορούσα να δημιουργήσω τιμολόγια και να τα αποστέλλω στους πελάτες σε πολύ μικρότερο χρονικό διάστημα από την ανάπτυξη προσωπικών τιμολογίων στο Word και την αποστολή τους σε πελάτες με αυτόν τον τρόπο.

Όπου τα FreshBooks πραγματικά λάμπει είναι στην παρακολούθηση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα ακατέργαστο σύστημα χρέωσης, πιθανόν να έχετε κάποιο πρόβλημα να θυμάστε πότε ή αν πληρώσατε. Το FreshBooks εξαλείφει αυτό το ζήτημα και παρέχει ένα παράθυρο μενού που δείχνει τις εκκρεμείς πληρωμές και τις ιστορικές πληρωμές, ώστε να γνωρίζετε πότε εισέρχονται τα χρήματα. Αν ανησυχείτε για την εμφάνιση του τιμολογίου σας, μπορείτε να το προσαρμόσετε όποιον τρόπο επιθυμείτε, το λογότυπο της εταιρείας σας.

Το FreshBooks είναι ένα μεγάλο εργαλείο τιμολόγησης που πραγματικά μου αρέσει περισσότερο από το χαρακτηριστικό που ενσωματώνεται στο QuickBooks. Το FreshBooks είναι απλό, είναι προσιτό, και το σημαντικότερο, είναι χρήσιμο.

Παρακολουθήστε τους υπαλλήλους με το InOut Board

Θέλετε να μάθετε πότε οι υπάλληλοί σας μπαίνουν στο γραφείο; Θέλετε να μάθετε πότε φεύγουν τη νύχτα; Αν ναι, μην κοιτάξετε πέρα ​​από την online έκδοση του InOut Board.

Το InOut Board παρακολουθεί την κατάσταση των υπαλλήλων (ανεξάρτητα από το αν βρίσκονται στο γραφείο ή όχι), τη συμμετοχή, τα ημερολόγια και ακόμη και τα τηλεφωνικά μηνύματά τους με τη βοήθεια ενός δωρεάν πρακτόρου παρακολούθησης με Windows. Το εργαλείο περιλαμβάνει επίσης μια πλατφόρμα ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων σε επίπεδο εταιρείας, ώστε οι υπάλληλοί της να μπορούν να συνομιλούν μεταξύ τους χωρίς να χρησιμοποιούν υπηρεσίες όπως το AIM ή το Google Talk.

Μόλις εγκατασταθεί, το InOut Board θα σας επιτρέψει να προσθέσετε υπαλλήλους στο σύστημα και να αρχίσετε να παρακολουθείτε την κατάστασή τους. Όταν οι εργαζόμενοι μπαίνουν στο γραφείο το πρωί, μπορούν να καταχωρήσουν την ώρα που έφθασαν και να χρησιμοποιήσουν το InOut Board για να ενημερώσουν συνεχώς το σύστημα για το τι συμβαίνει στην εποχή τους. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να παρακολουθήσουν κρυφά την κατάσταση των υπαλλήλων για να βεβαιωθούν ότι εργάζονται και να μην κάνουν πράγματα που δεν πρέπει να κάνουν ενώ βρίσκονται στο γραφείο. Δεν αγαπάμε αυτό το χαρακτηριστικό.

Το InOut Board είναι ένα ιδανικό εργαλείο παρακολούθησης για μια μικρή επιχείρηση, επειδή είναι ελαφρύ και παρέχει τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται από τους διαχειριστές. Η ηλεκτρονική έκδοση είναι δωρεάν για 30 ημέρες και εάν αποφασίσετε να την χρησιμοποιήσετε, θα χρειαστεί να πληρώσετε 9, 95 δολάρια το μήνα για 10 άδειες χρήστη ή έως και 349, 95 δολάρια ανά μήνα για 2.000 άδειες χρήσης.

Επί του παρόντος για την επικοινωνία των εργαζομένων

Επί του παρόντος, λόγω της έλλειψης καλύτερης αναλογίας, το Twitter με ομάδες, για επιχειρήσεις. Πιστεύουμε ότι είναι το καλύτερο από τα προϊόντα "εργασίας Twitter".

Σήμερα παρέχει στις επιχειρήσεις τα απαραίτητα εργαλεία για να δημιουργήσουν τα δικά τους δίκτυα microblogging στο γραφείο και επιτρέπει στους διαχειριστές να διαχωρίζουν όλους τους χρήστες σε ομάδες. Με άλλα λόγια, οι εταιρείες μπορούν να τοποθετήσουν τη διοίκηση σε μία ομάδα και οι εργαζόμενοι χαμηλότερου επιπέδου σε άλλους, ώστε να μπορούν να συζητούνται μεταξύ των μελών χωρίς να ανησυχούν οι ανεπιθύμητοι εργαζόμενοι που συμμετέχουν.

Μόλις εγκατασταθεί προς το παρόν στο γραφείο, οι υπάλληλοι που εγγράφονται σε αυτό θα μετακινηθούν αυτόματα στις καθορισμένες ομάδες. Μπορούν όλοι να συζητήσουν σε ένα δημόσιο φόρουμ, να γνωρίσουν άλλους υπαλλήλους και να απολαύσουν μια εταιρική εμπειρία που είναι παρόμοια με το Twitter. Κατά τη δοκιμή μου, η δημιουργία ομάδων και η συζήτηση με τους άλλους ήταν απλή και η ανάπτυξη δεν θα μπορούσε να είναι ευκολότερη: οι χρήστες πρέπει να εγγραφούν, να εγγραφούν στον αντίστοιχο εταιρικό λογαριασμό και είναι έτοιμοι να πάνε.

Αλλά σε αντίθεση με το Twitter, σήμερα δεν είναι απαραιτήτως δωρεάν. Εάν θέλετε το απλούστερο σύνολο χαρακτηριστικών του, Σήμερα δεν θα σας κοστίσει δεκάρα. Ωστόσο, αν ψάχνετε για προηγμένες λειτουργίες διαχείρισης και τη δυνατότητα εγκατάστασης στην υποδομή τοπικού δικτύου σας, η εταιρεία χρεώνει $ 1 ανά χρήστη ανά μήνα.

Παπούτσια για όλες τις αποδείξεις

Μια από τις πιο σημαντικές πτυχές της λειτουργίας μιας επιχείρησης είναι η παρακολούθηση των εισπράξεων, έτσι ώστε να μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι κατά τη φορολογική σας προθεσμία είστε έτοιμοι να κάνετε ακριβείς επιστροφές. Και το Shoeboxed θα σας βοηθήσει να το κάνετε ακριβώς αυτό.

Το Shoeboxed είναι μοναδικό σε αυτό το roundup επειδή απαιτεί κάτι που οι άλλοι δεν κάνουν: κάποια ενέργεια εκτός σύνδεσης. Για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία, θα χρειαστεί να στείλετε εισιτήρια Shoebox ή επαγγελματικές κάρτες στην εταιρεία μέσω ταχυδρομείου σαλιγκαριών. Μόλις η εταιρεία λάβει τις αποδείξεις σας, θα τις σαρώσει στο λογαριασμό σας και θα τις καταστήσει διαθέσιμες για εσάς στο διαδίκτυο, έτσι ώστε να μην χάσετε τα ίχνη τους. Είναι μια τακτοποιημένη ιδέα και αυτή που δεν πρέπει να παραβλέπετε αν έχετε πρόβλημα να θυμηθείτε πού βάζετε κάθε απόδειξη.

Αλλά γίνεται καλύτερα. Τις τελευταίες εβδομάδες, η Shoeboxed έχει γράψει συμφωνίες με εταιρείες όπως η Evernote, τα FreshBooks και άλλα που σας επιτρέπουν να συνδέσετε τους δύο λογαριασμούς σας και να αποστείλετε τις αποδείξεις σας απευθείας στις προαναφερόμενες υπηρεσίες. Έστειλα μια παραλαβή ζευγάρι στο FreshBooks μέσω Shoeboxed και συνειδητοποίησα ότι από την άποψη της λογιστικής, ήταν ένας ιδανικός τρόπος για να παρακολουθεί τη λειτουργία μου.

Όπως και οι άλλοι, το Shoeboxed προσφέρει μια δωρεάν έκδοση αν θέλετε λιγότερες λειτουργίες και διαφημίσεις, αλλά αυτή δεν είναι πραγματικά η καλύτερη επιλογή. Η εταιρεία προσφέρει επίσης εκδόσεις lite, classic και business, οι οποίες διατιμώνται στα 9, 95 δολάρια, 19, 95 δολάρια, και 49, 95 δολάρια, αντίστοιχα. Το καθένα προσφέρει τα ίδια χαρακτηριστικά που αναφέρονται παραπάνω, αλλά διαφέρει ανάλογα με το όριο για τον αριθμό των εισπράξεων που θα σαρώνει η εταιρεία. Χρησιμοποιώ την έκδοση 19, 95 δολαρίων, δεδομένου ότι είναι το πιο χρήσιμο για μένα. Εάν έχετε μια μεγάλη εταιρεία, ίσως να θέλετε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση $ 49.95.