Η τεχνολογία αποσπούν την προσοχή, δεν υπάρχει καμία αμφιβολία. Αντί να επιτρέπετε στις ηλεκτρονικές συσκευές να σας προσελκύσουν την προσοχή σας από πιο σημαντικές δραστηριότητες στην εργάσιμη ημέρα σας, χρησιμοποιήστε τις για να οξύνετε την εστίασή σας.

Πολλές μέθοδοι διαχείρισης χρόνου απαιτούν ένα συμπόσιο πολλών ημερών για να κυριαρχήσει. Μια απλή εναλλακτική είναι η Τεχνική Pomodoro του Francesco Cirillo, η οποία πήρε το όνομά της από το χρονόμετρο κουζίνας 25 λεπτών με τη μορφή ντομάτας Cirillo που χρησιμοποιείται για να διατηρήσει την εστίασή του ενώ σπουδάζει στο κολλέγιο στη Ρώμη.

Σε 25 λεπτά, μπορείτε να μάθετε περισσότερα για το τι πρέπει να γνωρίζετε για την απλή προσέγγιση του Pomodoro στη διαχείριση του χρόνου. Το δωρεάν ηλεκτρονικό βιβλίο Pomodoro Technique (λήψη PDF) παίρνει περίπου αυτό το χρόνο για να διαβάσει.

Με λίγα λόγια, αναφέρετε τις δραστηριότητες κάθε ημέρας και καθορίστε τον αριθμό των "Pomodoros", ή 25-λεπτά μπλοκ του χρόνου, θα ξοδέψετε σε κάθε? μπορείτε να ρυθμίσετε τη διάρκεια του Pomodoros σας, αλλά 25 λεπτά που ακολουθείται από 5 λεπτά διάλειμμα φαίνεται να λειτουργεί για πολλούς ανθρώπους. Μετά από τέσσερις Πομόδωρους, παίρνετε μεγαλύτερο διάλειμμα.

Καθώς δουλεύετε, παρακολουθείτε τον αριθμό του Pomodoros που κάθε εργασία απαιτεί να ολοκληρωθεί. Στο τέλος της ημέρας, συγκρίνετε την εκτίμησή σας με τα πραγματικά αποτελέσματα για κάθε εργασία. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να βελτιώσετε τις μελλοντικές εκτιμήσεις σας.

Μιλώντας ντομάτα παρακολουθεί την εργάσιμη ημέρα σας

Αρκετά προγράμματα έχουν γραφτεί για χρήση με την τεχνική Pomodoro. Αυτό που εγκατέστησα είναι ο ελεύθερος χρονομετρητής Pomodoro, ένα πρόγραμμα ανοιχτού κώδικα που τοποθετεί ένα εικονίδιο ντομάτας στην περιοχή ειδοποιήσεων στα Windows. το βοηθητικό πρόγραμμα είναι επίσης διαθέσιμο για Mac και Linux.

Το Pomodoro Timer δεν διαθέτει καμία τεκμηρίωση ή πληροφορίες βοήθειας, επομένως πρέπει να το πάρετε ή να το αφήσετε. Αφού εγκαταστήσετε το πρόγραμμα, κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο τομάτας στην περιοχή ειδοποιήσεων και επιλέξτε Έναρξη του Pomodoro. Σας ζητείται να δώσετε το όνομα Pomodoro. Κάντε κλικ στο OK για να ξεκινήσετε το ρολόι.

Επιλέξτε Ρυθμίσεις στο μενού δεξί κλικ για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζει επιλογές για την αλλαγή της διάρκειας κάθε Pomodoro, προσαρμόζοντας τις προειδοποιήσεις και τα ηχητικά εφέ του προγράμματος (θα χρειαστεί να ακυρώσετε την επιλογή "Ticking sound" σίγουρα) και να ονομάσετε και να παρακολουθήσετε Πομόδωρος.

Καθώς εργάζεστε, ο χρόνος που απομένει στο τρέχον Pomodoro μετράει στην περιοχή ειδοποιήσεων με μαύρους αριθμούς. Ελέγξτε "Εμφάνιση μετρητή χρόνου" στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις" για να εμφανίσετε το χρόνο που απομένει σε ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο κάτω από τον μαύρο αριθμό πρόβλεψης.

Διαχείριση του archenemy της διαχείρισης του χρόνου: διακοπές

Φυσικά, οι εργάσιμες ημέρες είναι συχνά απρόβλεπτες. Οι διακοπές είναι μερικές φορές εσωτερικές, όπως η ανάγκη να ελέγχετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, και ορισμένες φορές εξωτερικές, όπως ένα τηλέφωνο ή μια συνάντηση impromptu με τον προϊστάμενό σας. Όταν διακόπτεται, διακόψτε το Pomodoro κάνοντας δεξί κλικ στην αντίστροφη μέτρηση και επιλέγοντας το Interrupt Pomodoro. Αν η διακοπή γίνει ένα καθήκον, καταγράψτε το μαζί με τον άλλο Pomodoros της ημέρας.

Στο αρχείο καταγραφής Pomodoro καταγράφετε πόσο επείγουσα και σημαντική είναι κάθε διακοπή και αν δεν ήταν, προσπαθήστε να το περάσετε στο μέλλον μέχρι να ολοκληρώσετε το έργο. Ο στόχος είναι να βελτιώσετε την ικανότητά σας να προβλέπετε τον χρόνο που χρειάζονται διάφορες εργασίες.

Όταν είστε έτοιμοι να επιστρέψετε στην εργασία, επιλέξτε Resume Pomodoro από το δεξί κλικ στο μενού.

Το ηλεκτρονικό βιβλίο συνιστά τη χρήση χαρτιού για τον προγραμματισμό του Pomodoros κάθε μέρα και την καταγραφή της προόδου και των διακοπών της εργασίας σας. Φυσικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξίσου εύκολα ένα υπολογιστικό φύλλο, αρχείο βάσης δεδομένων ή αρχείο κειμένου για να παρακολουθείτε την εργασία σας. Χρησιμοποίησα τον προεπιλεγμένο επεξεργαστή κειμένου του υπολογιστή μου για να δημιουργήσω το λογότυπο του Pomodoro μου (ακούγεται σαν κάτι που θα δεις δίπλα στο βουτιά σε ένα πάρτι).

Για να δείτε στατιστικά στοιχεία σχετικά με το παρελθόν σας Pomodoros, επιλέξτε Statistics (Στατιστικά) στο δεξί κλικ του μενού. Οι Pomodoros απαριθμούνται με το όνομα, την ημερομηνία λήξης και τη διάρκεια, μαζί με πληροφορίες σχετικά με τις διακοπές. Μπορείτε να ταξινομήσετε τις καταχωρήσεις ανά κάθε στήλη, αλλά δεν μπορείτε να εξάγετε τις πληροφορίες εκτός από την αντιγραφή και την επικόλληση κάθε καταχώρησης ξεχωριστά.

Πέρασα δυο μέρες την καταγραφή και την ανάλυση του Πομόδωρου. Η διαδικασία δεν έπληξε την εργάσιμη μέρα μου. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι σχεδιάζουν το χρόνο εργασίας τους με βάση τμήματα μισής ώρας, προβλέποντας το χρόνο που θα χρειαζόταν κάθε εργασία ήταν διαισθητικό. Καταγράφηκα τον Πομόδωρο μόνο όταν βρισκόμουν στο γραφείο μου και συνήθως στον υπολογιστή. Άλλοι άνθρωποι θα τις χρησιμοποιήσουν για να προγραμματίσουν συναντήσεις και πολλές από τις τηλεφωνικές κλήσεις που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις.

Οι αυξήσεις μισής ώρας αποδείχθηκαν πολύ σύντομες για μένα. Έχω αυξήσει το διάστημα σε 1 ώρα και ο χρόνος διάλειμμα σε 10 λεπτά. Είχα φυσώντας αμέσως μετά από τις υπενθυμίσεις σπασίματος σε 25 λεπτά, αλλά ήμουν συνήθως έτοιμος για μια μικρή αναπνοή μετά από περίπου μια ώρα σταθερής εργασίας.

Δουλεύω από το σπίτι, έτσι ένα απροσδόκητο όφελος από την καταγραφή των διακοπών μου ήταν η απόφαση να σβήσω το κουδούνι στο σταθερό μας τηλέφωνο κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Βασίζομαι στο κινητό μου τηλέφωνο για δουλειά, έτσι ώστε σχεδόν κάθε κλήση στο σταθερό από 9 έως 5 ήταν ένα pitch μάρκετινγκ κλήσεων ή υπενθύμιση ραντεβού. (Ο αριθμός του σπιτιού μας είναι καταχωρημένος σε κάθε λίστα που δεν υπάρχει, αλλά οι ανεπιθύμητες τοποθεσίες μάρκετινγκ εξακολουθούν να υπάρχουν).

Είτε προγραμματίζετε και καταγράφετε τακτικά τον Πομοδωρό σας είτε το κάνετε για λίγο, είναι πιθανό να έχετε πολύ καλύτερη κατανόηση του πώς ξοδεύετε την εργάσιμη μέρα σας ως αποτέλεσμα. Οι πληροφορίες θα κάνουν τον προγραμματισμό σας πιο ακριβή και μπορεί επίσης να υποδεικνύουν τρόπους που μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις διακοπές σας και να αποφύγετε άλλους νεροχύτες εργασίας.