Ενώ οι μεγάλες δυνατότητες αποθήκευσης από τους παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθιστούν την ανάγκη να διαχειρίζονται λιγότερα προβλήματα σε αυτές τις μέρες, υπάρχουν στιγμές κατά τις οποίες οι χρήστες ενδέχεται να εξακολουθούν να βρίσκονται σε όρια αποθήκευσης ή πρέπει να εκκαθαρίζουν χιλιάδες μηνύματα που γεμίζουν τα εισερχόμενά τους. Αυτό μπορεί να ισχύει ιδιαίτερα εάν το σχέδιο αποθήκευσης ενός ατόμου μεταβληθεί σε μικρότερο επίπεδο, όπως συμβαίνει με το βασικό σχέδιο αποθήκευσης iCloud της Apple για άτομα που μεταβαίνουν από το MobileMe.

Εάν χρειάζεται να εκκαθαρίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ελευθερώσετε χώρο στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να το κάνετε με το χέρι κάνοντας πρώτα κλικ στη στήλη Μέγεθος στο Mail για να ταξινομήσετε τα μηνύματά σας κατά μέγεθος (συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων) και στη συνέχεια να τα διαγράψετε ή να τα μετακινήσετε σταδιακά σε ένα τοπικό γραμματοκιβώτιο για να ελευθερώσετε χώρο στο λογαριασμό σας.

Η δεύτερη προσέγγιση είναι να αρχειοθετήσετε τα μηνύματά σας και στη συνέχεια να τα διαγράψετε από τα εισερχόμενά σας, κάτι που μπορεί να γίνει είτε κάνοντας δεξί κλικ στο γραμματοκιβώτιο και επιλέγοντας Εξαγωγή γραμματοκιβωτίου και, στη συνέχεια, διαγράφοντας τα παλιά μηνύματα μετά την αποθήκευση του γραμματοκιβωτίου. Εναλλακτικά, μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα μηνύματά σας επιλέγοντας ένα ή περισσότερα (ή να πατήσετε ένα μήνυμα στη λίστα και πατώντας Command-A για να επιλέξετε όλα αυτά) και κατόπιν κάντε κλικ με το ποντίκι ή κάντε δεξί κλικ στην επιλογή και επιλέξτε Αρχείο από το μενού contextual θα πρέπει να τα συμπιέσετε και να τα μετακινήσετε σε ένα γραμματοκιβώτιο αρχείων στο Mac σας.

Η τελευταία προσέγγιση είναι η μη αυτόματη αρχειοθέτηση των μηνυμάτων σας χρησιμοποιώντας έναν κανόνα αλληλογραφίας που θα μεταφέρει τα παλιά μηνύματα σε ένα τοπικό γραμματοκιβώτιο, το οποίο θα αφαιρέσει τα μηνύματα από τον ηλεκτρονικό σας λογαριασμό και θα τα αποθηκεύσει τοπικά στο Mac σας. Αυτή η προσέγγιση είναι παρόμοια με την αρχειοθέτηση, με την εξαίρεση ότι σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τύπους μηνυμάτων προς αρχειοθέτηση και πού να τα αποθηκεύσετε, αντί να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησης. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε πρώτα ένα νέο γραμματοκιβώτιο (ονομάστε το "Old Mail", "Αρχείο" ή κάτι παρόμοιο) και βεβαιωθείτε ότι δημιουργήθηκε στη θέση On My Mac. Στη συνέχεια, μεταβείτε στις προτιμήσεις του Mail και δημιουργήστε έναν νέο κανόνα (ονομάστε "Old Items" ή κάτι παρόμοιο). Στη συνέχεια, αλλάξτε την κατάσταση σε "εάν πληρούνται όλες οι ακόλουθες συνθήκες" και ορίστε τις συνθήκες για τα αρχειοθετημένα μηνύματα.

Ενώ μπορείτε να επιλέξετε οποιεσδήποτε συνθήκες που θα ταιριάζουν στις ανάγκες σας, μια ρύθμιση που μπορεί να λειτουργήσει καλά είναι να αρχειοθετήσετε μηνύματα που είναι μεγαλύτερα από μια εβδομάδα ή ένα μήνα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Κάθε μήνυμα ως καταχώριση συνθηκών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ημερομηνία λήψης ως τη δεύτερη συνθήκη και ρυθμίστε το στο συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο (δηλαδή, ηλικίας άνω των 30 ημερών). Στη συνέχεια, επιλέξτε Μετακίνηση μηνύματος στην ενότητα Ενέργειες και επιλέξτε το νέο γραμματοκιβώτιο στο Mac για να το μετακινήσετε.

Όταν τελειώσετε, αποθηκεύστε τον κανόνα κάνοντας κλικ στο OK. μπορείτε τώρα να αρχειοθετήσετε οποιαδήποτε επιλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτελώντας τον κανόνα σε αυτό. Η μία προειδοποίηση σε αυτή την προσέγγιση είναι οι κανόνες που τρέχουν μόνο αυτόματα σε νέα μηνύματα. επομένως, για να λειτουργήσει αυτός ο κανόνας σε υπάρχοντα μηνύματα, θα πρέπει να το χρησιμοποιήσετε χειροκίνητα σε μια επιλογή μηνυμάτων. Για να γίνει αυτό για όλα τα μηνύματα σε ένα γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε ένα γραμματοκιβώτιο και πατήστε Command-A για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα σε αυτό, ακολουθώντας την επιλογή Apply Rules από το μενού Messages (ή πατήστε Option-Command-L) η μείωση του καθορισμένου χρονικού πλαισίου του κανόνα πρέπει να μετακινηθεί από το τρέχον γραμματοκιβώτιο στο συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησής σας.