Δεν υπάρχει τίποτα εύκολο να αναδιαμορφώσετε κείμενο σε ένα έγγραφο του Microsoft Word. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Format Painter για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση μιας παραγράφου σε άλλους με ένα μόνο κλικ και οι δυνατότητες εύρεσης και αντικατάστασης του Word σάς επιτρέπουν να καταργήσετε ανεπιθύμητους χαρακτήρες (ή συμβολοσειρές χαρακτήρων), αλλά αυτά τα εργαλεία κάνουν τις αλλαγές τους μία κάθε φορά και συχνά απαιτούν πρόσθετο καθαρισμό.

Θα ήθελα να είχα ανακαλύψει το ελεύθερο Clean Up Text add-on για το Word πριν από χρόνια. Ο συνταξιούχος αξιωματικός του υποβρυχίου πολεμικού ναυτικού του US Navy και ο πρώην Microsoft Word MVP δημιούργησαν ένα πρότυπο Word DOT που αφαιρεί ανεπιθύμητα ηγετικά, τελικά διαστήματα και χαρακτήρες, επιστροφές φορτίων και κενές παραγράφους. Το πρόσθετο εφαρμόζει επίσης την προεπιλεγμένη μορφοποίηση σε όλο ή μέρος του εγγράφου, εφαρμόζει την Κανονική μορφοποίηση και αντικαθιστά τα διαλείμματα γραμμής με τη μορφοποίηση των παραγράφων - όλα αυτά με ένα μόνο κλικ.

Το Clean Up Text δεν χρειάζεται να είναι μόνιμη προσθήκη στο Word. Μετά τη λήψη του πρόσθετου, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο ZIP για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο προτύπου DOT. Κάντε διπλό κλικ στο πρότυπο για να ανοίξετε το Word με το πρόσθετο ενεργοποιημένο. Όταν κλείσετε το Word, το πρόσθετο θα εξαφανιστεί.

Για να προσθέσετε μόνιμα το πρότυπο, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Πρότυπα και πρόσθετα του Word, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και περιηγηθείτε προς και επιλέξτε το αρχείο DOT Clean Up Text. Για να ανοίξετε τα πρότυπα και τα πρόσθετα στο Word 2003, κάντε κλικ στο Εργαλεία> Πρότυπα και πρόσθετα. Στο Word 2007 και 2010, κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσθετα στην καρτέλα Προγραμματιστής.

(Εάν η καρτέλα Developer δεν είναι ορατή στο Word 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Office> Επιλογές Word> Δημοφιλές και επιλέξτε την καρτέλα Show Developer στην Κορδέλα. Στο Word 2010, κάντε την καρτέλα Developer (Προγραμματιστής) εμφανίζοντάς την κάνοντας κλικ στο File> Options> Customize Ribbon επιλέξτε Προγραμματιστής στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.)

Παρόλο που έχει σχεδιαστεί για το Word 97 μέσω του Word 2003, το πρόσθετο εργάστηκε άψογα με το Word 2010. Απλά επιλέξτε το κουμπί Display Cleaner Panel στη λίστα προσθέτων του Word για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Clean Up Text & Formatting. Σχεδόν όλες οι επιλογές του πρόσθετου είναι πλαίσια ελέγχου ή κουμπιά επιλογής, αλλά για να καταργήσετε τους ανεπιθύμητους χαρακτήρες στην αρχή ή στο τέλος των γραμμών, εισάγετε τους στο πλαίσιο κειμένου "Αφαίρεση οδηγών / τελικών χαρακτήρων" που χωρίζονται από τον χαρακτήρα σωλήνα (|).

Η διασύνδεση plain-vanilla του Clean Up Text δεν θα κερδίσει πολλά σημεία στυλ, αλλά ως απλός και απλός εξοικονόμηση χρόνου, το πρόγραμμα είναι εκτός των διαγραμμάτων. Εάν θέλετε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στο γράψιμο του Word και να κάνετε λιγότερη αναδιαμόρφωση, πάρτε το Clean Up Text για περιστροφή.