Ποτέ δεν ξέρεις πότε θα χρειαστείς ένα μήνυμα του Outlook που είχε αρχειοθετηθεί πολύ καιρό πριν. Σε ένα σχόλιο σε μια προηγούμενη ανάρτηση σχετικά με τη μετακίνηση του Outlook mail σε τοπικούς φακέλους, ο Cliff Brandt ρώτησε πώς να μετακινήσετε ένα αρχείο από το αρχείο σε έναν από τους κύριους φακέλους του Outlook.

Κάτι τέτοιο είναι ένα αεράκι, αλλά να έχετε κατά νου, ένα αρχείο μεταφέρει μόνο τα δεδομένα του Outlook μιας συγκεκριμένης ηλικίας και προορίζεται κυρίως να διατηρήσει το αρχείο Outlook.pst ένα διαχειρίσιμο μέγεθος. Μια αντίγραφο ασφαλείας αντιγράφει όλα τα δεδομένα του Outlook και σας επιτρέπει να επαναφέρετε όλα τα μηνύματα, τις επαφές, τις εργασίες σας και τις καταχωρήσεις ημερολογίου.

Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας για το Outlook είναι να χρησιμοποιήσετε τη δωρεάν αντιγραφή προσωπικών φακέλων της Microsoft, διαθέσιμη σε εκδόσεις για τα Outlook 2007, 2003 και 2002. Η τοποθεσία Βοήθειας και Οδηγιών της Microsoft παρέχει οδηγίες για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του Outlook 2003. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την επαναφορά Τα αρχεία .pst είναι διαθέσιμα στον ιστότοπο υποστήριξης της Microsoft.

Δημιουργήστε ένα αρχείο του Outlook

Στο Outlook 2007, κάντε κλικ στο Αρχείο> Αρχείο, επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε και επιλέξτε μια ημερομηνία στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή "Στοιχεία αρχείου παλαιότερα από". Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε τοποθεσία διαφορετική από τον προεπιλεγμένο φάκελο του Outlook, κάντε κλικ στο Browse (Αναζήτηση) και επιλέξτε τη θέση της επιλογής σας. Αφού επιλέξετε τις επιλογές αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο OK.

Οδηγίες για τη δημιουργία αρχείου στο Outlook 2003 βρίσκονται στον ιστότοπο του Microsoft Office Online.

Για να ανοίξετε ένα αρχείο στο Outlook 2007, επιλέξτε Αρχείο> Άνοιγμα> Αρχείο δεδομένων Outlook, επιλέξτε το αρχείο αρχειοθέτησης που δημιουργήσατε προηγουμένως και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Το αρχείο θα εμφανιστεί στο αριστερό παράθυρο του Outlook. Επιλέξτε τον φάκελο που περιέχει το μήνυμα που θέλετε να ανακτήσετε και, στη συνέχεια, σύρετε το αρχείο από το δεξιό τμήμα του παραθύρου στο φάκελο της επιλογής σας στο αριστερό παράθυρο.

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης του Outlook 2007, κάντε κλικ στην εντολή Εργαλεία> Επιλογές> Άλλο, επιλέξτε το κουμπί Αυτόματη αρχειοθέτηση και επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε". Το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη αρχειοθέτηση επιτρέπει την επιλογή της συχνότητας αρχειοθέτησης, της ηλικίας των αρχειοθετημένων καταχωρήσεων και του ονόματος και της θέσης του αρχείου αρχειοθέτησης. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων" προτού κάνετε κλικ στο OK.

Ο ιστότοπος του Microsoft Office Online παραθέτει τα βήματα για την αυτόματη αρχειοθέτηση φακέλων στο Outlook 2003.