Θα στοιχηματίσετε ότι έχετε στείλει ταχυδρομείο σε σας περιμένει τώρα - πιθανώς σε πολλά διαφορετικά inboxes.

Πηγαίνουν οι μέρες που έχουν μόνο δύο λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: ένας από το αφεντικό σας για δουλειά και ένας άλλος από τον ISP σας για οτιδήποτε άλλο. Τώρα είναι πιθανό να έχετε ένα Gmail, Hotmail, Yahoo ή άλλο δωρεάν λογαριασμό Webmail - και ίσως δύο, τρεις ή περισσότερες τέτοιες διευθύνσεις - εκτός από ή αντί των εργασιών σας και των λογαριασμών ISP.

Μπορείτε να αποφύγετε να ανοίξετε πολλά προγράμματα ή παράθυρα προγράμματος περιήγησης για να δείτε όλα τα μηνύματά σας μεταφέροντας αλληλογραφία μεταξύ των ενεργών λογαριασμών σας. Με αυτόν τον τρόπο έχετε ένα ενιαίο ενσωματωμένο κιβώτιο που είναι προσβάσιμο από μια εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook ή Thunderbird και από ένα μόνο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.

Ένα καλό πλεονέκτημα αυτής της τεχνικής είναι η δυνατότητα διαχείρισης όλων των μηνυμάτων σας με βάση τα πλεονεκτήματα κάθε συστήματος αλληλογραφίας: τους κανόνες, τη δυνατότητα ταξινόμησης και την ενσωμάτωση desktop clients όπως το Outlook και ο Thunderbird και η εύκολη σχεδόν καθολική πρόσβαση του Webmail. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να φιλτράρετε τα μηνύματα που λαμβάνετε σε διάφορους λογαριασμούς, ώστε τα λιγότερο σημαντικά μηνύματα - όπως το εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο γειτονιών και οι ειδικές προσφορές από τους αγαπημένους σας εμπόρους - διοχετεύονται αυτόματα από τους φακέλους σας σε φακέλους προς έλεγχο όταν έχετε χρόνος.

Έχουν περάσει σχεδόν τρία χρόνια από τότε που εξήγησα πώς να κατευθύνει τα μηνύματα προς και από τους λογαριασμούς Gmail και το Outlook και το Thunderbird. Ο ιστότοπος βοήθειας του Gmail παρέχει ενημερωμένες οδηγίες για την προώθηση μηνυμάτων Gmail σε λογαριασμούς POP και IMAP καθώς και για την εισαγωγή αλληλογραφίας από άλλους λογαριασμούς στο Gmail.

Δημιουργία της σύνδεσης Outlook-Hotmail

Για να προβάλετε το λογαριασμό σας Hotmail στο Outlook, εκτελέστε το Outlook Hotmail Connector της Microsoft, το οποίο προσθέτει επίσης τις επαφές του Hotmail και τις καταχωρήσεις ημερολογίου στα ισοδύναμα του Outlook. Η σύνδεση ενός λογαριασμού POP ή IMAP με το Hotmail είναι σχεδόν τόσο απλή. Αφού συνδεθείτε στο λογαριασμό σας Hotmail, μεταβείτε στη σελίδα Επιλογές Hotmail, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Το Hotmail θα προσπαθήσει να συνδεθεί στο λογαριασμό και να εισαγάγει τα δεδομένα του. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο για τον εισαγόμενο λογαριασμό ή να τον αντιστοιχίσετε σε έναν υπάρχοντα φάκελο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα από τα επτά έγχρωμα εικονίδια που θα χρησιμοποιηθούν για το φάκελο.

Αυτόματη προτεραιότητα για την εισερχόμενη αλληλογραφία μέσω κανόνων και φίλτρων

Όλα τα μεγάλα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να επεξεργαστείτε τα μηνύματά σας πριν φτάσουν στο κουτί σας. Στο Outlook αυτό γίνεται με τη δημιουργία κανόνων που προωθούν αυτόματα τα μηνύματα στον φάκελο της επιλογής σας, συμπεριλαμβανομένου του φακέλου Διαγραμμένα στοιχεία. Στο Outlook 2003, κάντε δεξιό κλικ στο μήνυμα που θέλετε να φιλτράρετε και επιλέξτε Δημιουργία κανόνα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνων. Κάντε τις επιλογές σας και κάντε κλικ στο κουμπί OK ή επιλέξτε Σύνθετες επιλογές για να ανοίξετε τον Οδηγό κανόνων.

Στο Outlook 2007 και το 2010, ανακατευθύνετε λιγότερο σημαντικά μηνύματα κάνοντας δεξί κλικ στο μήνυμα, επιλέγοντας Κανόνες και επιλέγοντας μία από τις τέσσερις επιλογές: Πάντα Μετακίνηση μηνυμάτων από, Πάντα Μετακίνηση Μηνυμάτων σε, Δημιουργία Κανόνας ή Διαχείριση Κανόνων & Ειδοποιήσεων. Επιλέγοντας μία από τις δύο πρώτες επιλογές σας ζητείται να επιλέξετε ένα φάκελο ή να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο για να αποθηκεύσετε τα μηνύματα προς ή από τον καθορισμένο λογαριασμό. Οι άλλες δύο επιλογές ανοίγουν το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία κανόνα και το παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, αντίστοιχα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση των κανόνων του Outlook 2003 για τη διαχείριση της αλληλογραφίας σας, ανατρέξτε στο άρθρο στην τοποθεσία υποστήριξης του Office της Microsoft. Ο ιστότοπος περιγράφει επίσης τη διαδικασία δημιουργίας κανόνων για το Outlook 2007 και το Outlook 2010.

Φιλτράρετε τα εισερχόμενα μηνύματα στο Thunderbird

Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο μηνυμάτων στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Thunderbird του Mozilla, κάντε κλικ στο Εργαλεία> Φίλτρα μηνυμάτων και επιλέξτε το κουμπί Νέο στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου Φίλτρα κανόνων. Δώστε στο φίλτρο ένα όνομα, επιλέξτε τα επιθυμητά κριτήρια φίλτρου από τα αναπτυσσόμενα μενού και κάντε κλικ στο OK.

Επιλέξτε το φίλτρο που μόλις δημιουργήσατε στη λίστα "Φίλτρα μηνυμάτων" και κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση τώρα στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης. Όπως και στο Outlook και σε άλλα συστήματα αλληλογραφίας, οι φάκελοι που παρατίθενται στο αριστερό παράθυρο του Thunderbird εμφανίζονται με έντονους χαρακτήρες όταν περιέχουν μη αναγνωσμένα μηνύματα. Για να επισημάνετε όλα τα μηνύματα σε ένα φάκελο ως αναγνωσμένα, ώστε να μπορείτε να ειδοποιηθείτε με μια ματιά στα νέα μηνύματα στον συγκεκριμένο φάκελο, επιλέξτε το και επιλέξτε Μήνυμα> Μαρκάρισμα> Όλη η ανάγνωση (ή πατήστε Ctrl-Shift-C).

Απελευθερώστε το Gmail in-box σας μέσω φίλτρων

Είμαι οπαδός της νέας δυνατότητας Προτεραιότητας μέσα στο κουτί του Gmail που προσπαθεί να τοποθετήσει τα πιο σημαντικά μηνύματα σας στην κορυφή των εισερχομένων σας. Δυστυχώς, ο προτεραιότης Gmail υποβιβάζει μερικά σημαντικά μηνύματα στη λίστα "Οτιδήποτε άλλο" και τοποθετεί κάποια μη έγκαιρη αλληλογραφία στη στοίβα προτεραιότητας.

Μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα στον αλγόριθμο προτεραιότητας του Gmail εφαρμόζοντας φίλτρα που μετακινούν λιγότερο σημαντικά μηνύματα στον φάκελο της επιλογής σας. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα από τα μηνύματα που θέλετε να φιλτράρετε, επιλέξτε "Περισσότερες ενέργειες" στο επάνω μέρος της λίστας μηνυμάτων και επιλέξτε "Φιλτράρετε τέτοια μηνύματα". Το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία φίλτρου εμφανίζεται με τη διεύθυνση του αποστολέα στο πεδίο Από και όλα τα άλλα μηνύματα από τον αποστολέα σε μια λίστα κάτω από το παράθυρο διαλόγου.

Το Gmail σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε προσεκτικά το φίλτρο, καθορίζοντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, το κείμενο του θέματος, το κείμενο στο ίδιο το μήνυμα, το κείμενο που λείπει από το μήνυμα ή αν έχει ένα συνημμένο. Μετά την εισαγωγή των κριτηρίων φίλτρου, μπορείτε να δοκιμάσετε το φίλτρο ή να κάνετε κλικ στο Επόμενο βήμα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Επιλογή ενέργειας". Εδώ μπορείτε να δώσετε εντολή στο Gmail να αρχειοθετήσει αυτόματα το μήνυμα, να εφαρμόσει μια υπάρχουσα ή νέα ετικέτα σε αυτό, να το επισημάνει ως αναγνωσμένο, να το προωθήσει, να το διαγράψει, να το σημάνει ως σημαντικό ή να εκτελέσει κάποια άλλη ενέργεια.

Μπορείτε να εφαρμόσετε το φίλτρο σε όλα τα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια που καθορίσατε ελέγχοντας "Επίσης, εφαρμόστε το φίλτρο στις συζητήσεις X παρακάτω." Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου για να εκτελέσετε το φίλτρο και να ανοίξετε μια λίστα με τα φίλτρα Gmail που έχετε δημιουργήσει. Όταν επιστρέψετε στο Gmail in-box, το φίλτρο θα εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά του παραθύρου μαζί με τις άλλες ετικέτες σας.

Είναι απλό να εντοπίζετε νέες προσθήκες σε αυτές τις κατηγορίες φίλτρων επειδή οι ετικέτες που περιέχουν μη αναγνωσμένα μηνύματα εμφανίζονται με έντονα γράμματα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ετικέτες ενδέχεται να περιέχουν παλιά μη αναγνωσμένα μηνύματα που δεν σας ενδιαφέρουν να διαβάσετε, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε ένα οπτικό σύνθημα με νέα μηνύματα σε αυτές τις φιλτραρισμένες κατηγορίες. Για να επισημάνετε όλα τα μηνύματα της κατηγορίας ως αναγνωσμένα, επιλέξτε την ετικέτα στο αριστερό παράθυρο, κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερες ενέργειες" στο επάνω μέρος του παραθύρου και επιλέξτε "Σημείωση όλων ως αναγνωσμένα". (Εάν υπάρχουν περισσότερα από 50 μηνύματα στην κατηγορία, θα πρέπει να επιλέξετε Παλαιότερο και να ακολουθήσετε τα βήματα για κάθε επόμενη οθόνη γεμάτη μηνύματα.)

Φιλτράρισμα μηνυμάτων στο Yahoo Mail και στο Hotmail

Η λειτουργία φιλτραρίσματος του Yahoo Mail είναι παρόμοια με εκείνη του Gmail: επιλέξτε ένα από τα μηνύματα που θέλετε να φιλτράρετε, επιλέξτε Ενέργειες> Φιλτράρισμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως αυτό, επιλέξτε τις επιλογές φίλτρου (Από, από, κείμενα ή λείπουν από το θέμα ή το σώμα μηνυμάτων κ.λπ.), επιλέξτε το φάκελο για να ανακατευθύνετε τα μηνύματα προς (ή να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο) και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Δυστυχώς, το φίλτρο δεν θα εφαρμοστεί αυτόματα στο τρέχον μήνυμα ή σε παρόμοια μηνύματα.

Για να προβάλετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τα φίλτρα Yahoo Mail, πατήστε Επιλογές> Περισσότερες επιλογές και επιλέξτε Φίλτρα στο αριστερό παράθυρο. Επιλέξτε το φίλτρο στο μεσαίο τμήμα του παραθύρου για να δείτε τις ρυθμίσεις του στο δεξιό παράθυρο. Τα κουμπιά στο επάνω μέρος του παραθύρου σας επιτρέπουν να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να αναδιατάξετε τα φίλτρα σας.

Το Hotmail απαιτεί να δημιουργήσετε πρώτα το φάκελο στον οποίο θέλετε να ανακατευθύνετε τα μηνύματα, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα και επιλέξτε "Για αυτόν τον αποστολέα". Περισσότερες επιλογές εμφανίζονται στο κάτω μέρος του μενού, δύο από τις οποίες είναι "Μετακίνηση όλων" και "Διαγραφή όλων" (οι άλλες δύο επιλογές σας επιτρέπουν να στείλετε ένα μήνυμα ή να βρείτε όλα τα μηνύματα από τον αποστολέα).

Επιλέξτε τον φάκελο προορισμού για τα μηνύματα από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "Μετακινήστε τα μελλοντικά στοιχεία" και κάντε κλικ στο "Μετακίνηση όλων". Όπως και με άλλα συστήματα αλληλογραφίας, το όνομα του φακέλου θα εμφανίζεται με έντονα γράμματα όταν περιέχει μη αναγνωσμένα μηνύματα. Αν θέλετε να ορίσετε όλα τα υπάρχοντα μηνύματα στο φάκελο ως αναγνωσμένα, επιλέξτε το φάκελο, επιλέξτε το πλαίσιο στην επάνω αριστερή γωνία για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα του φακέλου, κάντε κλικ στο κουμπί "Mark as" στην κορυφή του παραθύρου, και επιλέξτε Ανάγνωση από το αναπτυσσόμενο μενού.

Τώρα τα πιο σημαντικά μηνύματά σας θα εμφανιστούν στο πλαίσιο του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή της υπηρεσίας που χρησιμοποιείτε και θα μπορείτε να ενημερώσετε με μια ματιά τα νέα μηνύματα που έχουν φτάσει από αποστολείς που έχετε ορίσει ως λιγότερο σημαντικοί.