Με την τεχνολογία όλο και πιο αλληλένδετη με όλες τις πτυχές της επιχείρησης, το CNET @ Work μπορεί να σας βοηθήσει - από τους πελάτες σε μικρές επιχειρήσεις με λιγότερους από πέντε εργαζομένους - να ξεκινήσετε.

Για τον Τοντ Σπόντκεκ, η απόφαση να εξοπλιστεί η δικηγορική εταιρεία της Νέας Υόρκης με τις εφαρμογές λογισμικού της Google βράστηκε κάτω από μία μόνο ανάγκη: συνεργασία.

"Εγκαταστάσαμε το Google επειδή ήταν στην πρώτη γραμμή των εργαλείων που βασίζονται σε σύννεφο", δήλωσε ο Spodek, ο οποίος είναι επικεφαλής της εταιρείας Spodek Law Group PC. "Έχουμε τρία γραφεία, επομένως οι πληροφορίες συγχρονισμού είναι το κλειδί καθώς μας επιτρέπει να κάνουμε τα πάντα εξ αποστάσεως.

"Είναι πραγματικά μια εξορθολογισμένη διαδικασία, και όλα είναι εύκολο να διαχειριστεί", πρόσθεσε.

Η G Suite, όπως η Google Apps for Work μετονομάστηκε πέρυσι, κατασκευάστηκε για το Διαδίκτυο - χωρίς έκπληξη εκεί, δεδομένης της κληρονομιάς της Google μετά το PC. Αυτή η προσέγγιση έχει ενημερώσει τις εφαρμογές της, οι οποίες λειτουργούν στο σύννεφο. Σημαίνει επίσης ότι η εταιρεία σας δεν θα χάσει ποτέ δεδομένα ή έγγραφα, επειδή όλες οι αλλαγές στα έγγραφα της Google αποθηκεύονται αυτόματα και δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας σε ένα Google cloud. Όλες οι ανάγκες της ομάδας σας είναι ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού σε υπολογιστή ή κινητή συσκευή με πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Εάν μεταφέρετε από τη Microsoft, λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να αλλάξετε τη ροή εργασίας σας από το MS Office σε Google Apps. Μπορεί επίσης να χρειαστεί χρόνος - και κάποια ενθάρρυνση - να πείσετε ορισμένους χρήστες να αποδεχτούν τη δομή φακέλων στο Gmail σε σχέση με αυτό που έχουν συνηθίσει να χρησιμοποιούν με το Outlook.

Είναι η G Suite για όλους;

Ωστόσο, οι ανάγκες και οι προτεραιότητες δεν είναι ομοιόμορφες. ας δούμε κάποιες περιοχές όπου το G Suite ίσως δεν είναι κατάλληλο για τη μικρή επιχείρησή σας.

Ενώ η Google έχει περιορίσει το χάσμα χαρακτηριστικών από ό, τι ήταν πριν από χρόνια, οι επιλογές εγγράφων και slideshow της G Suite παραμένουν ακόμα πιο περιορισμένες από το Word και το PowerPoint της Microsoft. Έτσι, εάν αισθάνεστε την ανάγκη για κάθε πιθανό χαρακτηριστικό μόνο σε περίπτωση, Office είναι η καλύτερη επιλογή.

Επειδή όλα βρίσκονται στο σύννεφο με το G Suite, οι υπάλληλοί σας θα αποκόπτονται προσωρινά εάν συνδεθεί η σύνδεσή τους στο διαδίκτυο ή υπάρχει διακοπή στην Google.

Η Google ανακοίνωσε νωρίτερα αυτό το έτος ότι θα σταματήσει να σαρώνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών που χρησιμοποιούν το δωρεάν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Gmail για εξατομίκευση. Η εταιρεία έχει εξαιρέσει τους λογαριασμούς επιχειρήσεων της G Suite από εξατομίκευση διαφημίσεων. Ακόμα, μερικοί ενδέχεται να έχουν παρατεταμένες ανησυχίες σχετικά με την ιδιωτικότητα σχετικά με το αν κάποιος διαβάζει e-mail. Στο τέλος, το ερώτημα εξαρτάται από το πόσο παρανοϊκό είστε.

Πιθανώς σωστό για εσάς

Αλλά αυτά είναι μικρά θέματα. Εν τω μεταξύ, η εταιρεία βρίσκεται στη μέση της προσθήκης 10 νέων στοιχείων στη σουίτα μέχρι το τέλος του έτους. Εάν είστε εκκίνηση ή μικρή επιχείρηση, ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο γιατί η G Suite μπορεί να είναι σωστή για τις ανάγκες σας.

Τιμή

Η τιμή είναι ελκυστική. Η σουίτα G προσφέρεται σε διαφορετικές βαθμίδες και εκδόσεις. Μια μηνιαία συνδρομή για επαγγελματικές εκδόσεις γραφείων και επιχειρήσεων κυμαίνεται μεταξύ $ 5 και $ 10 ανά χρήστη. Αντίθετα, το μηνιαίο κόστος για τις επιχειρηματικές εκδόσεις του Microsoft Office 365 κυμαίνεται μεταξύ $ 8.25 έως $ 15 ανά χρήστη για την έκδοση premium.

Εξοικείωση

Χάρη στην εικονική μάρκα της Google, πολλοί από τους υπαλλήλους σας είναι πιθανότατα ήδη εξοικειωμένοι με το Gmail καθώς και με τα άλλα προϊόντα της G Suite και τα Έγγραφα, τα Φύλλα και το Ημερολόγιο Google έχουν ελάχιστες καμπύλες μάθησης. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για την κατάρτιση των εργαζομένων ή την επένδυση σε προσωπικό εσωτερικής υποστήριξης.

Δείτε επίσης: Ο τελικός οδηγός για το αντίγραφο ασφαλείας του Gmail

Απλότητα

Μια ενιαία σύνδεση εγγυάται πρόσβαση σε ολόκληρη τη σουίτα εφαρμογών και οι χρήστες που ανήκουν στις ίδιες ομάδες εργασίας μπορούν να μοιράζονται αυτόματα πληροφορίες. Αυτό διευκολύνει τη συνεργασία σε ψηφιακά αρχεία σε πραγματικό χρόνο από τους υπαλλήλους - ή ακόμα και τους πελάτες σας.

Υπάρχει ένα μεγάλο πλεονέκτημα όταν πρόκειται για οργάνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Αντί να αποφράξετε τον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας με gigabytes email, μπορείτε να αρχειοθετήσετε εύκολα μηνύματα στο σύννεφο και ποτέ δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το συγχρονισμό τους σε άλλη συσκευή.

Δείτε επίσης: Η Google φέρνει έξυπνη απάντηση στο Gmail για Android και iOS

Ευκολία

Το να είναι σύννεφο βασίζεται σε ευκολία. Οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες τους από όπου και αν προέρχονται από οποιαδήποτε συσκευή. Και σε περίπτωση που έχουν κολλήσει κάπου εκτός εμβέλειας και δεν μπορούν να βρουν σύνδεση στο διαδίκτυο, μπορούν ακόμα να έχουν πρόσβαση στα έγγραφά τους χωρίς σύνδεση. Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να ελέγχουν την πρόσβαση εκτός σύνδεσης χρησιμοποιώντας τις πολιτικές συσκευών.

Η δυνατότητα συνεργασίας, γενικά, είναι πολύ πιο εύκολη με την Google. Εξαλείφει κάθε ανάγκη να μεταφέρετε μια μονάδα δίσκου αντίχειρα για συγχρονισμό μεταξύ μιας επιφάνειας γραφείου και του φορητού υπολογιστή σας σε περίπτωση που χρειάζεται να εργαστείτε εξ αποστάσεως.

Δείτε επίσης: Έγγραφα Google: Αυτή η μεγάλη ενημερωμένη έκδοση μόλις πρόσθεσε κάποια σοβαρά νέα χαρακτηριστικά

Συμβατότητα

Η G Suite απλοποιεί την κοινή χρήση εγγράφων και την ομαδική επεξεργασία. Αντί να περνάει γύρω από ένα έγγραφο του Word και να προσπαθεί να παρακολουθεί τις αναθεωρήσεις, αρκετοί συντάκτες μπορούν να εργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο έγγραφο Google Doc. Κάποιοι μπορεί να μπλοκάρουν κατά τη μετάβαση δεδομένης της δημοτικότητας του Microsoft Office. Όμως, το G Suite επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργάζονται αρχεία του Office χωρίς να απαιτείται να έχουν λογισμικό του Office. Αφού κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν Αρχείο> Λήψη ως από το μενού για να αποθηκεύσουν όλα τα έγγραφα επεξεργασίας πίσω στη μορφή του Office. Η Google προσφέρει επίσης μια επέκταση που επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργάζονται αρχεία του Office χωρίς να χρειάζεται να τα μετατρέψουν στη μορφή Google.

Δείτε επίσης: Η Google εγκαινιάζει το Chrome Enterprise, στοχεύει να ενσωματωθεί με περισσότερα επιχειρηματικά συστήματα

Ασφάλεια

Αν η επιχείρησή σας βασίζεται στο Android - το οποίο, ας θυμηθούμε, είναι η πιο δημοφιλής πλατφόρμα τηλεφωνικού κέντρου στον κόσμο - ή το Google Chromebook, η G Suite προσφέρει ομαλή σύνδεση με αυτά τα συστήματα υλικού. Επίσης, αν διαθέτετε εργαζόμενους με τηλέφωνα Android που ανήκουν στην εταιρεία, το G Suite παρέχει εργαλεία ασφάλειας και διαχείρισης που μπορούν να επαναρυθμίσουν από απόσταση τη συσκευή και να την εμποδίσουν να χρησιμοποιηθούν από κάποιον άλλο σε περίπτωση κλοπής ή απώλειας.

Δείτε επίσης: Η Google προσθέτει ελέγχους ασφάλειας εταιρικής ποιότητας για το G Suite

Υπάρχουν σίγουρα περισσότερες δυνατότητες σε Word, Excel, PowerPoint και άλλες προσφορές της Microsoft. Αλλά εκτός από τη σπάνια περίσταση, πόσες φορές θα χάσετε την πρόσβαση σε αυτά τα χαρακτηριστικά; Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν μόνο ένα κλάσμα των κουδουνιών και των σφυρίχτρων που η Microsoft χρησιμοποιεί στις εφαρμογές της ούτως ή άλλως.