Το μήνα καθαριότητας της άνοιξης έρχεται στο τέλος, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να σταματήσετε τη βελτιστοποίηση της τεχνολογίας στη ζωή σας. Το Gmail μπορεί να αποτελέσει πηγή άγχους, αν δεν διαθέτετε καλό σύστημα για την απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τη δυνατότητα εύκολης εύρεσης πληροφοριών επικοινωνίας. Ευτυχώς, αυτές οι αλλαγές είναι μόνο μερικά κλικ μακριά. Εδώ είναι επτά συμβουλές για να κάνετε το Gmail να λειτουργεί όσο το δυνατόν καλύτερα για εσάς.
Οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από καρτέλες και ετικέτες
Οι ετικέτες και οι καρτέλες είναι δύο λειτουργίες που προσφέρει το Gmail από προεπιλογή για την ομαδοποίηση των μηνυμάτων σας. Οι καρτέλες ενδέχεται να πρέπει να ενεργοποιηθούν στο λογαριασμό σας, αν δεν τις έχετε ήδη στο πάνω μέρος των Εισερχομένων. Όταν θέλετε να εμφανίζεται ένας συγκεκριμένος τύπος μηνύματος σε μια συγκεκριμένη καρτέλα, κάντε κλικ και σύρετέ το εκεί. Θα δείτε ένα μήνυμα να εμφανίζεται στην κορυφή με το ερώτημα εάν θέλετε όλα τα μηνύματα όπως αυτό να σταλούν εκεί, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.
Για να εφαρμόσετε ετικέτες, κάντε κλικ στο μικρό βέλος στο πάνω δεξί μέρος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτό. Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες στα πεδία κριτηρίων του φίλτρου, αν θέλετε, αλλά φροντίστε να συμπληρώσετε το πεδίο Label αφού κάνετε κλικ στο Create new filter. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε το φίλτρο σε άλλες συνομιλίες που ταιριάζουν με τα κριτήρια αναζήτησης.
Προσθέστε ένα κουμπί ως σήμα
Όταν κοιτάζετε ένα Εισερχόμενα γεμάτο ενημερωτικά δελτία, ή ίσως μόνο μια δέσμη μηνυμάτων εργασίας που έχετε αντιγράψει με άνθρακα, έχοντας ένα κουμπί που μπορεί να επισημάνει το επιλεγμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Read θα είναι πρακτικό. Για να προσθέσετε αυτό το κουμπί, κάντε κλικ στο εικονίδιο Cog, κατευθυνθείτε στις Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Labs Gmail. Πραγματοποιήστε κύλιση προς τα κάτω για να επισημάνετε ως αναγνωσμένο και ενεργοποιήστε το και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στο κάτω μέρος Τώρα μπορείτε να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζονται σε παρτίδες με ένα κουμπί στην κορυφή της προβολής εισερχομένων, αντί να κάνετε κλικ σε κάθε μία.
Ενοποίηση ενημερωτικών δελτίων
Οι λίστες αλληλογραφίας συμβάλλουν σημαντικά στο χάος που έχουν προκύψει από τα Εισερχόμενά σας. Σίγουρα, μπορεί να υπάρχουν μερικά θέματα ή προσφορές που σας ενδιαφέρουν, αλλά τότε υπάρχουν και τα υπόλοιπα. Εάν βλέπετε συνεχώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σκέφτεστε "Τι είναι αυτό;" τότε ήρθε η ώρα να ελέγξετε το Unroll.me. Αφού εγγραφείτε, μπορείτε να καταργήσετε τις συνδρομές που δεν θέλετε και να παραδώσετε τα υπόλοιπα σε μία μόνο ημερήσια αλληλογραφία που ονομάζουν "The Rollup".
Αποστολή και αρχειοθέτηση
Εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεται να συνεχίσετε να βλέπετε στα Εισερχόμενά σας, τότε το Send and Archive είναι ο νέος καλύτερος φίλος σας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του γραναζιού και κατευθυνθείτε στο μενού Ρυθμίσεις. Στην καρτέλα Γενικά, μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή Αποστολή και αρχειοθέτηση. και ενεργοποιήστε τη λειτουργία. Μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της οθόνης. Όταν ένα μήνυμα στο οποίο απαντήσατε και αρχειοθετήθηκε λαμβάνει μια απάντηση, θα εμφανιστεί ξανά στην κορυφή των Εισερχομένων.
Απενεργοποιήστε τη δημιουργία αυτόματων επαφών
Από προεπιλογή, το Gmail θα προσθέσει μια καταχώριση επαφών για κάθε άτομο που στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν χρησιμοποιείτε υπηρεσίες όπως το eBay ή το Craigslist, αυτό μπορεί να μετατρέψει τη λίστα επαφών σας σε ένα χάος αρκετά γρήγορα. Για να απενεργοποιήσετε τη δημιουργία της αυτόματης επαφής, κάντε κλικ στο εικονίδιο cog από την πάνω δεξιά γωνία και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην καρτέλα Γενικές για να Δημιουργήσετε επαφές για αυτόματη συμπλήρωση και, στη συνέχεια, επισημάνετε τη φούσκα δίπλα στο στοιχείο Θα προσθέσω οι ίδιοι τις επαφές.
Συγχώνευση επαφών
Τώρα που έχετε καταργήσει την ικανότητα του Gmail να προσθέτει νέες επαφές, ήρθε η ώρα να ενοποιήσετε τα τρέχοντα σας. Δεν έχει νόημα να έχετε τρεις διαφορετικές καταχωρήσεις για ένα άτομο, ειδικά όταν το Gmail σάς επιτρέπει να προσθέτετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου ανά καταχώριση επαφών. Για να καθαρίσετε τη λίστα: κάντε κλικ στο Gmail στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε Επαφές. Θα φορτωθεί το νέο UI του Contact Manager. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση διπλότυπων από το αριστερό μενού. Μπορείτε να ελέγξετε τις επαφές που θέλετε να συγχωνεύσετε πριν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Διαγράψτε τα παλιά συνημμένα
Το αποθηκευτικό χώρο του Gmail συνδέεται με το λογαριασμό σας στο Google Drive. Με αυτό κατά νου, μπορεί να θέλετε να καθαρίσετε μερικά από τα συνημμένα αρχεία που έχετε λάβει με την πάροδο του χρόνου. Κάντε κλικ στο μικρό βέλος στο πλαίσιο αναζήτησης στο πάνω μέρος του Gmail. Θα δείτε μια φόρτωση πλαισίου αναζήτησης φίλτρου. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Έχει συνημμένο" και, στη συνέχεια, συμπληρώστε ένα όριο μεγέθους (όπως 25 MB). Αν και τα 25 MB δεν είναι ένα πολύ μεγάλο αρχείο, είναι αρκετός χώρος για να αποθηκεύσετε μερικές ακόμα φωτογραφίες.
Έχετε κάποια κόλπα που χρησιμοποιείτε για να διατηρείτε το Gmail σας τακτοποιημένο και αποτελεσματικό; Μοιραστείτε τα με τα σχόλια.
Σημείωση συντακτών, 8 Απριλίου 2015: Αυτή η δημοσίευση δημοσιεύτηκε στις 30 Απριλίου 2014 και έχει ενημερωθεί ώστε να περιλαμβάνει νέες πληροφορίες.
Αφήστε Το Σχόλιό Σας