Έξι τρόποι για να εργάζεστε πιο γρήγορα στο MS Outlook

Οι μεγάλες και μικρές επιχειρήσεις βασίζονται σε έγγραφα του Word, υπολογιστικά φύλλα Excel και παρουσιάσεις του PowerPoint για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Σε μερικούς τρόπους το Outlook είναι ο φτωχός ξάδελφος των τριών εφαρμογών του Office με υψηλό προφίλ. Αλλά ο πραγματικός άξονας εργασίας στην πανταχού παρούσα σουίτα της Microsoft είναι ο απροσδιόριστος προγραμματιστής e-mail / contact manager / task scheduler.

Αυτές οι έξι συμβουλές για τα Outlook 2010, 2007 και 2003 θα σας επιτρέψουν να ξοδέψετε λιγότερο χρόνο για να ανοίξετε ξανά αρχειοθετημένα μηνύματα, να μετακινήσετε τη μνήμη σας για υπενθυμίσεις, να μεταφέρετε αρχεία για να τα στείλετε ως συνημμένα, να προσθέσετε όρους στον ορθογραφικό έλεγχο, τη λίστα με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για εξοικονόμηση χρημάτων για το Outlook.

Αρχειοθετήστε μηνύματα ενός φακέλου στο πρόγραμμά σας

Πολλοί άνθρωποι δεν έχουν ανάγκη να αρχειοθετήσουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο του Outlook, επιλέγοντας αντ 'αυτού να διαγράψουν τα παλιά μηνύματα ή απλά να τα αφήσουν να συσσωρευτούν. Ωστόσο, οι περισσότερες εταιρείες καλύπτουν το μέγεθος των μεμονωμένων λογαριασμών του Outlook, επομένως μπορεί να λάβετε ειδοποίηση από τους ανθρώπους της πληροφορικής για την αρχειοθέτηση ορισμένων παλαιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η αρχειοθέτηση μπορεί να αποτρέψει τη φθορά του φακέλου, αλλά η ανάκτηση των αρχειοθετημένων μηνυμάτων διαρκεί περισσότερο από το να ανοίξουν εκ νέου τα μη αρχειοθετημένα. Μπορεί να χρειαστεί εύκολη πρόσβαση σε μηνύματα μεγαλύτερα από την προεπιλεγμένη ρύθμιση του Outlook για αυτόματη αρχειοθέτηση 6 μηνών. Είναι εύκολο να καθυστερήσετε την αρχειοθέτηση του Outlook ή την αρχειοθέτηση του προγράμματος συγκεκριμένων φακέλων και μηνυμάτων.

(Σημειώστε ότι η δυνατότητα Καθαρισμός του Outlook 2010 αφαιρεί αυτόματα αυτό που αναγνωρίζει ως πλεονάζοντα μηνύματα σε επιλεγμένους φακέλους. Αυτό δεν συμβαίνει με την αρχειοθέτηση παλιού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.)

Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση για τα μηνύματα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Ιδιότητες> Αυτόματη αρχειοθέτηση. Από προεπιλογή, το αρχείο αρχειοθέτησης εκτελείται κάθε 14 ημέρες και ισχύει για μηνύματα μεγαλύτερα των έξι μηνών. Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, επιλέξτε το κουμπί Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αρχείου για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη αρχειοθέτηση. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε τη συχνότητα αρχειοθέτησης, το χρονικό διάστημα μηνυμάτων παραμένουν αφαίρετα και την τοποθεσία του αρχείου αρχείου.pst.

Για να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις αρχειοθέτησης ενός φακέλου, κάντε δεξί κλικ, επιλέξτε Ιδιότητες> Αυτόματη αρχειοθέτηση, επιλέξτε "Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις" και κάντε τις επιλογές σας. Για να αποφύγετε την αρχειοθέτηση ενός μεμονωμένου μηνύματος, ανοίξτε το και επιλέξτε Αρχείο> Πληροφορίες> Ιδιότητες στο Outlook 2010 και 2007 ή Αρχείο> Ιδιότητες στο Outlook 2003. Επιλέξτε "Μη αυτόματη αρχειοθέτηση αυτού του στοιχείου".

Κάντε τις υπενθυμίσεις σας πιο ενημερωτικές

Το Outlook σάς επιτρέπει να αντιστοιχίσετε ορισμένα μηνύματα σε μια κατηγορία με κωδικό χρώματος ή να τα επισημάνετε με μια σημαία παρακολούθησης. Ακόμη και με αυτά τα οπτικά σημάδια ίσως χρειαστεί κάποια βοήθεια για να θυμηθούμε τη σημασία του μηνύματος. Για να προσθέσετε μια περιγραφή που εμφανίζεται δίπλα στη σημαία όταν ανοίγετε το μήνυμα, επιλέξτε Follow Up> Custom και πληκτρολογήστε μια λέξη ή φράση εξήγησης.

Για να προσθέσετε μια υπενθύμιση που θα εμφανίζεται επίσης στις εργασίες και στο ημερολόγιό σας, κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα και επιλέξτε Follow Up> Add Reminder. Στο πεδίο "Σημαία σε" προσθέστε μια περιγραφή της δράσης παρακολούθησης. Αυτό το κείμενο θα εμφανιστεί στην κορυφή του μηνύματος μαζί με άλλες πληροφορίες σχετικά με την υπενθύμιση.

Ο γρήγορος τρόπος για να στείλετε ένα συνημμένο αρχείο

Η τυπική προσέγγιση για την επισύναψη ενός αρχείου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να ανοίξετε ένα νέο μήνυμα, να επιλέξετε το εικονίδιο του καπακιού και να πλοηγηθείτε στο αρχείο στο παράθυρο φακέλου που εμφανίζεται. Εάν βρίσκεστε στην Εξερεύνηση των Windows ή σε οποιοδήποτε παράθυρο φακέλου, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο και να επιλέξετε Αποστολή προς> Αποστολέας αλληλογραφίας, η οποία ανοίγει ένα νέο μήνυμα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορεί να μπορείτε να αποθηκεύσετε ακόμα περισσότερο χρόνο σύροντας το αρχείο απευθείας στο φάκελο εισερχομένων του Outlook, το οποίο επίσης ανοίγει ένα νέο μήνυμα με αυτόματα συνδεδεμένο αρχείο.

Προσαρμόστε τον ορθογραφικό έλεγχο του Outlook

Τα ορθογραφικά λάθη είναι απολύτως αντιεπαγγελματικά, γεγονός που καθιστά το χαρακτηριστικό του ορθογραφικού ελέγχου του Outlook απαραίτητο για τους περισσότερους ανθρώπους. Κανένα λεξικό ορθογραφίας δεν περιλαμβάνει όλες τις λέξεις που πιθανόν να χρησιμοποιείτε τακτικά στις αντιστοιχίες σας. Μπορείτε να κάνετε τον ορθογραφικό έλεγχο του Outlook πιο ακριβή, προσθέτοντας συχνά ονόματα και όρους που χρησιμοποιείτε. Στο Outlook 2010 και 2007, επιλέξτε Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία και Αυτόματη διόρθωση> Προσαρμοσμένα λεξικά> Επεξεργασία λίστας λέξεων. Προσθέστε τους νέους όρους μία φορά και κάντε διπλό κλικ στο κουμπί OK.

Στο Outlook 2003, κάντε κλικ στο Εργαλεία> Επιλογές> Ορθογραφικός και επιλέξτε το κουμπί Επεξεργασία κάτω από το "Επεξεργασία προσαρμοσμένου λεξικού." Κάντε κλικ στην προειδοποίηση, εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε τους νέους όρους στο αρχείο Custom.dic, επιλέξτε Αρχείο> Αποθήκευση και, στη συνέχεια, Αρχείο> Έξοδος. (Εντάξει, αυτή η συμβουλή μπορεί να μην σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο, αλλά μπορεί να σας κάνει να φαίνεστε καλύτερα.)

Η Microsoft παρέχει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με προσαρμοσμένα λεξικά στο Outlook και άλλες εφαρμογές του Office 2010 στον ιστότοπο υποστήριξης του Office.

Ελαχιστοποιήστε το Outlook στην περιοχή ειδοποιήσεων

Μέσα στη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, η γραμμή εργασιών σας μπορεί να γεμίσει με ελάχιστες εφαρμογές, ακόμη και αν επιλέξετε την επιλογή να ομαδοποιήσετε πολλά ανοιχτά παράθυρα από το πρόγραμμα. (Για να ορίσετε αυτήν την επιλογή, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή εργασιών, επιλέξτε Ιδιότητες> Γραμμή εργασιών και επιλέξτε "Συνδυάστε πάντα, αποκρύψτε τις ετικέτες" από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή "Κουμπιά γραμμής εργασιών").

Μπορείτε να αφαιρέσετε το Outlook από το μείγμα της γραμμής εργασιών τοποθετώντας το εικονίδιο ελαχιστοποίησης μόνο στην περιοχή ειδοποιήσεων. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξιό κλικ στο εικονίδιο του Outlook στην περιοχή ειδοποιήσεων και επιλέξτε Απόκρυψη όταν ελαχιστοποιείται. Το Outlook θα ελαχιστοποιείται στη συνέχεια μόνο στην περιοχή ειδοποιήσεων και όχι στη γραμμή εργασιών.

Μεταβείτε γρήγορα σε άλλη εφαρμογή του Office

Αν έχετε ανοιχτή μια εφαρμογή του Office, πιθανότατα θα χρειαστεί να κάνετε κάποια εργασία σε άλλη. Μπορείτε να ανοίξετε ένα νέο έγγραφο του Word, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, μια παρουσίαση PowerPoint ή άλλο τύπο αρχείου από το Outlook πατώντας Ctrl + Shift + H. Αυτή η συντόμευση πληκτρολογίου ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Νέο έγγραφο Microsoft Office. Απλά επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο αρχείου και κάντε κλικ στο OK.

Η τοποθεσία του Microsoft Office παραθέτει δεκάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Outlook 2010, το Outlook 2007 και το Outlook 2003. Εδώ εμφανίζονται οι συντομεύσεις για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο:

Μεταβείτε στα Εισερχόμενα: Ctrl + Shift + I

Μεταβείτε στα Εξερχόμενα: Ctrl + Shift + O

Επιλέξτε λογαριασμό για να στείλετε μήνυμα από: Ctrl + Tab (εστίαση στη γραμμή Προς) και, στη συνέχεια, καρτέλα στο κουμπί Λογαριασμοί

Αποστολή: Alt + S

Απάντηση σε μήνυμα: Ctrl + R

Απάντηση όλων σε ένα μήνυμα: Ctrl + Shift + R

Σημειώστε ένα μήνυμα ως μη προεξοχή: Ctrl + Alt + J

Εμφάνιση αποκλεισμένου εξωτερικού περιεχομένου (σε μήνυμα): Ctrl + Shift + I

Δημοσίευση σε φάκελο: Ctrl + Shift + S

Ελέγξτε για νέα αλληλογραφία: Ctrl + M ή F9

Μεταβείτε στο επόμενο μήνυμα: Πάνω βέλος

Μεταβείτε στο προηγούμενο μήνυμα: Βέλος κάτω