Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ο μεγαλύτερος ενισχυτής παραγωγικότητας γραφείου από την εφεύρεση του τηλεφώνου. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το μεγαλύτερο χάσιμο χρόνου εργασίας από την εφεύρεση του καφετιού.

Τον τελευταίο καιρό, έχω κλίνει προς την τελευταία πρόταση. Υπολογίζω ότι μόνο ένα στα πέντε μηνύματα που μεταδίδουν το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του Gmail στα εισερχόμενά μου αξίζει τον χρόνο που χρειάζεται για να τα ανοίξει και να τα διαβάσει.

Σχετικές ιστορίες

• Συγχώνευση των επαφών σας στο Gmail και στο iPhone li>
• Συγχρονίστε τις επαφές και τα ημερολόγια μεταξύ του Outlook, του Gmail και του iPhone
• Συγχώνευση των επαφών του Outlook και του Gmail
• Αποθηκεύστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook στον σκληρό σας δίσκο
• Καταργήστε τα συνημμένα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook

Αυτό δεν περιλαμβάνει το ανεπιθύμητο περιεχόμενο Το Gmail εντοπίζει αυτόματα και μπλοκάρει, τα οποία τα τελευταία χρόνια έχει μειωθεί από περισσότερο από το 90% όλων των μηνυμάτων που αποστέλλονται σε μόλις πάνω από 70%, σύμφωνα με τη Symantec.

Αυτό εξακολουθεί να είναι πολύ σκουπίδια που φράζουν το Net-o-σφαίρα και επεκτείνουν τις εργάσιμες μέρες χωρίς λόγο. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στην επικοινωνία και να πάρετε λιγότερο χρόνο πάλης με τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Εύκολη μεταγραφή φωνητικού ταχυδρομείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Google Voice

Οι δύο πιο προφανείς εναλλακτικές λύσεις για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το παλιό, αξιόπιστο τηλέφωνο και το μη παλιό, μη-αξιόπιστο άμεσο μήνυμα. Οι τηλεφωνικές κλήσεις και οι υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων δεν παρέχουν την ημι-μόνιμη καταγραφή που προσφέρουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν και οι περισσότερες κορυφαίες υπηρεσίες συνομιλίας και aggregators του IM, όπως ο ελεύθερος πελάτης Adium ανοιχτού κώδικα, σας επιτρέπουν να διατηρείτε ένα ημερολόγιο των συζητήσεών σας.

Τα μηνύματα Facebook και η συνομιλία Google σας επιτρέπουν να βλέπετε (και να διαγράφετε) το ιστορικό μηνυμάτων σας. Το Twitter Direct Message αποθηκεύει τα τελευταία 100 μηνύματα που αποστέλλονται και λαμβάνονται μέσω αυτής της υπηρεσίας, σύμφωνα με το Κέντρο βοήθειας Twitter.

Η εφαρμογή Dragon Dictation της Nuance για τα iPhone, iPad και iPod Touch σάς επιτρέπει να καταγράφετε ένα φωνητικό μήνυμα και να το μετατρέπετε σε κείμενο που μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Παρόμοια προϊόντα διατίθενται από την εταιρεία για τηλέφωνα Android και BlackBerry.)

Μπορείτε να κάνετε την ίδια μετατροπή από φωνή σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από οποιοδήποτε τηλέφωνο καλώντας τον αριθμό σας στο Google Voice. Η υπηρεσία μεταγράφει αυτόματα το φωνητικό σας μήνυμα και στη συνέχεια σας επιτρέπει να στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τη μεταγραφή. Αφού αφήσετε το μήνυμα στον εαυτό σας, ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο Google Voice, κάντε κλικ στο στοιχείο Περισσότερα στο κάτω μέρος του μηνύματος και επιλέξτε Email.

Από προεπιλογή, η μεταγραφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνει ένα κονσερβοποιημένο μήνυμα σχετικά με την εγγραφή και την μεταγραφή, καθώς και έναν σύνδεσμο προς την αρχική φωνητική εγγραφή. Για να στείλετε μόνο τη μεταγραφή, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, καταργήστε την επιλογή της επιλογής include-a-link στο κάτω μέρος του παραθύρου αποστολής και επιλέξτε και διαγράψτε το μήνυμα σε κονσέρβα.

Η ποιότητα της μηχανής μεταγραφής του Google Voice είναι χτυπημένη και χαμένη, αλλά οι περισσότερες είναι τουλάχιστον κατανοητές (αν είναι μερικές φορές χιουμοριστικές). Αν και δεν θέλετε να στείλετε μια τέτοια μεταγραφή σε έναν πιθανό πελάτη ή εργοδότη, η μετατροπή από φωνή σε κείμενο είναι κατάλληλη για τις περισσότερες καθημερινές επικοινωνίες.

Οι υπηρεσίες σύντομων μηνυμάτων δεν αξίζουν την προσπάθεια

Όσο μεγαλύτερο είναι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να το διαβάσει ο παραλήπτης. Η υπηρεσία Shortmail περιορίζει τα μηνύματα σε 500 χαρακτήρες, οι οποίοι είναι περισσότερο από τρεις φορές το όριο του Twitter, αλλά εξακολουθούν να είναι αρκετά πενιχρές, ειδικά για τα verbose e-mailers όπως σας πραγματικά.

Το βόειο κρέας μου με την υπηρεσία δεν είναι το όριο μήκους μηνύματος αλλά η απαίτηση που χρησιμοποιείτε ακόμα-άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτή με τη διεύθυνση URL "shortmail.com". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα χρήστη Twitter και να συνδεθείτε στην υπηρεσία με τα διαπιστευτήρια του Twitter, τα οποία εισάγουν αυτόματα τις επαφές σας στο Twitter. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε επαφές από άλλες υπηρεσίες Web.

Μια σουίτα υπηρεσιών που ονομάζεται two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es και five.sentenc.es υιοθετεί μια λεπτή προσέγγιση για την ενθάρρυνση της συντομίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι ιστότοποι σας ζητούν να περιορίσετε οικειοθελώς τα μηνύματά σας σε αυτόν τον αριθμό προτάσεων και να επικολλήσετε έναν σύνδεσμο στους ιστότοπους για να εξηγήσετε το όριο προτάσεων και να ζητήσετε από τους παραλήπτες σας να υιοθετήσουν το όριο μήκους.

Τείνω να αφήσω τους συγγραφείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να συνεχίσουν όσο θέλουν να ξέρουν ότι θα διαβάσω όσο το μήνυμα τους θα βρω χρήσιμο ή ενδιαφέρον και θα παραλείψω τα υπόλοιπα. Ομοίως, οι άνθρωποι που στέλνω μέσω e-mail είναι ελεύθεροι να αγνοήσουν κάποιο ή όλο το μήνυμά μου. Δεν είναι σαν να χρεώνουμε τη λέξη (τουλάχιστον όχι ακόμα).

Απομονώστε τα εσωτερικά μηνύματα του οργανισμού σας

Όπως ανέφερα παραπάνω, το Facebook, το Twitter και άλλα δημοφιλή κοινωνικά δίκτυα σάς επιτρέπουν να στέλνετε μηνύματα σε μεμονωμένους φίλους και οπαδούς. Ένα βασικό πλεονέκτημα του μηνύματος κοινωνικού δικτύου είναι η ευκολία επικοινωνίας με κάποιον χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείτε σε άλλη υπηρεσία ή, αν είστε ήδη συνδεδεμένος, πρέπει να μεταβείτε στα παράθυρα του προγράμματος περιήγησης. Ένα πρωταρχικό μειονέκτημα είναι η αποθήκευση των μηνυμάτων σας σε διάφορα σημεία.

Ωστόσο, αυτό δεν είναι τόσο μεγάλο πρόβλημα για τους ανθρώπους ενός οργανισμού. Ένας φίλος που εργάζεται για μια δημοφιλής υπηρεσία κρατήσεων-κρατήσεων στο Web πρόσφατα καυχώθηκε ότι τα εισερχόμενα για τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας του είναι σχεδόν άδειο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η υπηρεσία μετατράπηκε πρόσφατα σε ένα "κοινωνικό δίκτυο επιχείρησης" για όλες τις εσωτερικές επικοινωνίες της.

Δύο από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες αυτού του είδους είναι η Chatter του Yammer και του Salesforce.com. Και οι δύο υπηρεσίες χρησιμοποιούν τη διεύθυνση URL του ίδιου του οργανισμού και προσφέρονται δωρεάν και με αμοιβή. Και οι δύο υπόσχονται να ξεπεράσουν τα απλά μηνύματα για να διευκολύνουν την αξιοποίηση της συλλογικής νοημοσύνης της εταιρείας σας.

Όπως και με κάθε νέα υπηρεσία που υπόσχεται να ενισχύσει την παραγωγικότητα της ομάδας σας, το κλειδί είναι να κάνουμε τους ανθρώπους να το χρησιμοποιούν. Για πολλούς εργαζόμενους, τίποτα που θα μειώσει τον χρόνο που αφιερώνουν στην εκκαθάριση των απορριμμάτων από τα εισερχόμενά τους θα αξίζει να δοκιμάσετε.

Φαίνεται ότι μια μέρα δεν περνά χωρίς την εισαγωγή ενός νέου τρόπου προσέγγισης των ατόμων - μεμονωμένα ή σε ομάδες - καθώς και για την ανταλλαγή αρχείων, το συντονισμό των έργων και τη δημοσίευση σε ιστολόγια, μεταξύ άλλων δραστηριοτήτων. Τίποτα δεν έχει έρθει ακόμα αυτό που κάνει όλη την κατεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάποια μέρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πάει στο δρόμο του στυλογράφου, αλλά όχι ακόμα. Μέχρι τότε, θα συνεχίσουμε να αναζητούμε τρόπους για να διασφαλίσουμε ότι η τεχνολογία θα λειτουργήσει για εμάς, όχι εναντίον μας.