Εάν έχετε στείλει ποτέ ένα ιδιωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα ακούσιο συμβαλλόμενο μέρος ή έχετε ξεχάσει να συμπεριλάβετε ένα συνημμένο σε επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν είστε μόνοι σας.

Εδώ είναι εννέα συμβουλές για την αποφυγή κοινών e-mail snafus:

1. Ξεχάστε τα συνημμένα

"Έχω επισυνάψει το έγγραφο για την αναθεώρησή σας." "Ωχ, δεν το έκανα." Ξεχνώντας τα συνημμένα είναι τόσο συνηθισμένο ότι ο Ξεχασμένος Ανιχνευτής Συνημμένων της Google αποφοίτησε από τα Εργαστήρια Google ως μόνιμη λειτουργία στο Gmail. Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε συνημμένα, ακόμη και αν χρησιμοποιείτε το Gmail (ο ξεχασμένος ανιχνευτής συνημμένων δεν είναι απολύτως σωστός), είναι να επισυνάψετε το αρχείο πριν αρχίσετε να συνθέτετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Αν περιμένετε μέχρι να γράψετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, ο εγκέφαλός σας μπορεί να προχωρήσει στην επόμενη εργασία σας και να ξεχάσει την προσκόλληση.

2. Αντιγραφή τυφλού άνθρακα

Πιθανότατα χρησιμοποιείτε τους ανθρώπους Cc'ing για να προσκαλέσετε τη συνεργασία στην εργασία. Αλλά μερικές φορές, η Bcc: είναι η καλύτερη επιλογή. Χρησιμοποιήστε τυφλό αντίγραφο άνθρακα όταν στέλνετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μια λίστα ατόμων που δεν έχουν καμία σχέση με τον άλλον. Για παράδειγμα, αν στείλετε ένα ενημερωτικό δελτίο, είναι κοινό ευγενικό να το στείλετε στον εαυτό σας και στη Bcc: στους παραλήπτες. Οι άνθρωποι μπορούν να προστατεύουν τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις τους και δεν θέλουν να διαφημίζονται σε όλους σε μια μαζική λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν αποστολέα ο οποίος θα έπρεπε να χρησιμοποιήσει την Bcc :, είναι πιθανό να προτείνετε τη λειτουργία χωρίς να το ακούσετε σαν τσίμπημα. Ο ανώτερος συντάκτης της CNET, Lori Grunin, σας προτείνει μια απαλή απάντηση, όπως "Δεν νομίζω ότι σκοπεύατε να το στείλετε σε όλους". Ξέρετε ότι θα μπορούσατε να αποκρύψετε τις διευθύνσεις με το Bcc:?

3. Συναισθηματικά ή μεθυσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν είστε υπερβολικά συναισθηματικός ή ακόμα και αποτρόπαιος μπορεί να επιστρέψει σε σας για να σας στοιχειώσει. Για τους χρήστες του Gmail που πιστεύουν ότι γράφετε τα καλύτερα ηλεκτρονικά σας μηνύματα μετά από μερικά ποτά, σκεφτείτε να ενεργοποιήσετε το Goggles αλληλογραφίας στα εργαστήρια. Εάν είστε αρκετά νηφάλιος για να απαντήσετε σε μερικές μαθηματικές ερωτήσεις, τότε είστε καλό να πάτε. Όλοι μας μπορούμε να επωφεληθούμε από ορισμένες συναισθηματικές βέλτιστες πρακτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: όταν αισθάνεστε την επιθυμία να στείλετε ένα συναισθηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προχωρήστε και γράψτε το για να αφήσετε λίγο ατμό. Αποθηκεύστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως προσχέδιο και, στη συνέχεια, περιμένετε 24 ώρες προτού να πατήσετε Αποστολή. Οι πιθανότητες είναι ότι είτε θα επεξεργαστείτε σημαντικά το αρχικό σας ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είτε θα το διαγράψετε εντελώς. Και θα χαρούμε να περιμένετε.

4. ΟΛΑ ΤΑ CAPS

Αυτή η συμβουλή εθιμοτυπίας ισχύει πραγματικά για όλα στο Διαδίκτυο. Γράφοντας σε όλα τα καλύμματα συναντάμε φωνές και κανείς δεν θέλει να φωνάξει. Εκτός αυτού, είναι δύσκολο να διαβάσετε κάτι γραμμένο σε όλα τα ανώτατα όρια. Η Google θέλησε να απαλλαγεί τόσο πολύ από τον κόσμο όλων των καπακιών, παρέλειψαν εξ ολοκλήρου το κλειδί Caps Lock στα Chromebook.

5. Διπλός έλεγχος αυτόματης συμπλήρωσης διεύθυνσης

Η αυτόματη συμπλήρωση μπορεί να είναι πολύ βολική, αλλά έχετε στείλει ποτέ ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε λάθος Ed, Jen ή Bob; Βεβαιωθείτε ότι ο αυτόματος τροφοδότης συμπλήρωσε τον σωστό παραλήπτη πριν πατήσετε Αποστολή.

6. Μην βασίζεστε μόνο στον ορθογραφικό έλεγχο

Το πρόγραμμα περιήγησης ή η εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να κάνει καλή δουλειά για τον έλεγχο ορθογραφικών λαθών, αλλά πρέπει πάντα να διορθώνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για γραμματική. Έχετε επίσης τη δυνατότητα αντιγραφής του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Microsoft Word ή παρόμοιο, εκτελώντας έλεγχο γραμματικής και στη συνέχεια επικολλώντας το στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

7. Emoticons και στενογραφία του Διαδικτύου

Τα emoticons είναι χαριτωμένα και μπορούν να σας βοηθήσουν να μεταδώσετε το χιούμορ, τη θλίψη, το σοκ ή άλλο συναίσθημα που μπορεί να είναι δύσκολο να πάρει κανείς διαφορετικά. Εντούτοις, η συμπερίληψη τους σε επιχειρηματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιθανώς δεν είναι καλή ιδέα. Αν καταστεί προφανές ότι η ανταλλαγή παίρνει έναν πιό απλό τόνο και το άλλο πρόσωπο τα χρησιμοποιεί ελεύθερα, πηγαίνετε για αυτό, αλλά μην στίβετε κάθε πρόταση με ένα χαμόγελο. Το ίδιο ισχύει και για τη στενογραφία του Internet, όπως το LOL, το ROTFL και το OMG.

8. Περικοπή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα εμπρός και πίσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να οδηγήσουν σε μια μάλλον μακρά διαδρομή ηλεκτρονικών μηνυμάτων που διαβιβάζονται και απαντώνται. Εξετάστε το να τους κόψετε με το πιο πρόσφατο ζευγάρι e-mail. Ένα γιγαντιαίο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται ακατάστατο και μπορεί να κάνει τον αναγνώστη να αισθάνεται συγκλονισμένος. Επίσης, θέλετε να αποφύγετε τυχαία την προώθηση του νήματος σε κάποιον που δεν υποτίθεται ότι είναι ενημερωμένος σε ορισμένες από τις προηγούμενες ανταλλαγές.

9. Αναίρεση (Gmail)

Αν είστε χρήστης του Gmail, ένα εξαιρετικά χρήσιμο χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα Αναίρεση. Μπορείτε να αναιρέσετε τις διαγραφές, τα αρχεία, τις ετικέτες και άλλα, αλλά το πιο χρήσιμο είναι η Undo Send. Η αναίρεση είναι η τελευταία σας γραμμή άμυνας εναντίον πολλών από τα λάθη που αναφέρονται παραπάνω. Ενεργοποιήστε το στις Ρυθμίσεις, κάτω από τα Εργαστήρια. Στη συνέχεια, μεταβείτε στις Γενικές ρυθμίσεις και ορίστε την περίοδο ακύρωσης σε 5, 10, 20 ή 30 δευτερόλεπτα. Εάν δεν είστε χρήστης του Gmail, σκεφτείτε να συμπληρώσετε το πεδίο Προς:, ακριβώς πριν να είστε έτοιμοι να το στείλετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχαία την αποστολή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν είστε χρήστης Mac, ελέγξτε τις συμβουλές του Topher Kessler για την αποτροπή τυχαίων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το OS X Mail.

Αυτό είναι. Εάν θέλετε να μοιραστείτε όλες τις καλές ιστορίες περιστατικών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να τις δημοσιεύσετε στα παρακάτω σχόλια.