Οι σουίτες γραφείου έχουν προχωρήσει πολύ από την άποψη της συμβατότητας πριν από πέντε και 10 χρόνια. Προηγουμένως ένα έγγραφο σε μια σουίτα γραφείου σπάνια θα ανοίξει σωστά σε μια εφαρμογή γραφείου ανταγωνιστών, ή αν θα μπορούσατε να ήταν gobbledygook και δυσανάγνωστο. Ακόμα και διαφορετικές εκδόσεις του Microsoft Office δεν μπόρεσαν να μιλήσουν σωστά μεταξύ τους.

Αργά αυτό έχει αλλάξει και σήμερα συμβατότητα αρχείων είναι δυνατή μεταξύ εφαρμογών όπως το Office, το iWork, το Open Office και ακόμη και οι σε απευθείας σύνδεση σουίτες από το Google και το Zoho για να αναφέρουμε μερικές. Ωστόσο, η διαδικασία δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχουν λίγα σημεία. Σε αυτό το άρθρο θα επικεντρωθούμε στη συμβατότητα iWork 08 και Office 2007 (Windows) και Office 2008 (Mac), αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικές από αυτές τις ίδιες συμβουλές και να τις εφαρμόσετε στην άλλη αγαπημένη σας σουίτα γραφείου.

PDF | Σελίδες και Word | Αριθμοί και Excel | PowerPoint και Keynote

Στην αριστερή γωνία έχουμε το iWork, το πακέτο εφαρμογών της Apple για γραφείο που περιλαμβάνει επεξεργαστή κειμένου που ονομάζεται Pages, μια εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων που ονομάζεται Numbers και ένα κομμάτι παρουσίασης λογισμικού που ονομάζεται Keynote. Στη δεξιά γωνία είναι το βαρέων βαρών θησαυροφυλάκια γραφείων από τη Microsoft με το Word, το Excel και το PowerPoint.

Δυστυχώς, δεν μπορεί να δοθεί εγγύηση 100 τοις εκατό ότι τα έγγραφα θα φαίνονται ακριβώς τα ίδια ενώ μοιράζονται μεταξύ των δύο εφαρμογών. Εάν οι τακτικές ανταλλαγές επιχειρηματικών εγγράφων πρέπει να είναι ακριβείς τότε αυτό θα γίνει μια ταλαιπωρία και ίσως θελήσετε να εξετάσετε την τυποποίηση είτε στο iWork, το Microsoft Office είτε σε μία από τις άλλες διαθέσιμες σουίτες γραφείου.

Το λέγοντας αυτό, μπορεί να μην έχετε καν την επιλογή να χρησιμοποιήσετε το iWork ή ακόμα και το Office for Mac. Η πλατφόρμα της Apple δεν υποστηρίζει επί του παρόντος λειτουργίες όπως μακροεντολές VBA εγγενώς, πίνακες περιστροφής ή ορισμένες προσαρμοσμένες εφαρμογές γραφείου που είναι ενσωματωμένες στη Visual Basic. Σε αυτές τις περιπτώσεις θα έχετε περιορισμένες επιλογές αλλά να χρησιμοποιήσετε μια έκδοση των Windows του Office. Αν είστε χρήστης ενέργειας, ίσως θελήσετε να προσπαθήσετε να δημιουργήσετε ξανά μακροεντολές στο iWork χρησιμοποιώντας το AppleScript, αλλά είναι μια νευρική διαδικασία και δεν υπάρχει κανένας σύγχρονος τρόπος αυτοματοποίησης ή μετάφρασής τους εκτός από το χέρι.

Ενώ υπάρχουν αυτά τα ορυχεία ξηράς παραγωγικότητας που πρέπει να γνωρίζετε, δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να μοιράζεστε αποτελεσματικά τα έγγραφά σας. Δείτε πώς:

Σε περίπτωση αμφιβολίας, χρησιμοποιήστε το PDF

Κάθε φορά που μοιράζεστε ένα έγγραφο και δεν χρειάζεται να αλλάξει από τον παραλήπτη τότε ο καλύτερος τρόπος να μοιραστείτε τα αρχεία σας τα μετατρέπει σε PDF. Αυτό είναι ένα αεράκι τόσο στο iWork όσο και στο Microsoft Office και είναι ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία θα είναι συμβατά σε οποιοδήποτε υπολογιστή.

Στο PDF ένα έγγραφο στο iWork είναι παρόμοιο σε Σελίδες, Αριθμοί και Κεντρικό Σημείωμα. Κάντε κλικ στο Αρχείο -> Εξαγωγή -> PDF. Κάθε εφαρμογή έχει διαφορετικές επιλογές εξαγωγής, αλλά όλες έχουν PDF.

Για να δημιουργήσετε PDF σε ένα έγγραφο σε εφαρμογή του Microsoft Office για Mac, όπως το Word, το PowerPoint ή το Excel, απλώς κάντε κλικ στο Αρχείο -> Αποθήκευση ως -> Επιλογή PDF από τις αναπτυσσόμενες επιλογές. Η έκδοση των Windows δεν είναι τόσο φιλική και θα απαιτήσει είτε Adobe Acrobat, είτε κάτι παρόμοιο με το doPDF, και τα δύο θα εγκαταστήσουν έναν εικονικό εκτυπωτή. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε το PDF μεταβαίνοντας στο Αρχείο -> Εκτύπωση και επιλέγοντας τον Acrobat ή ισοδύναμο εκτυπωτή και το αρχείο θα εξαχθεί.

Το πρόβλημα με τα έγγραφα PDF είναι ότι, ενώ μπορούν να τυποποιήσουν την εμφάνιση και την αίσθηση ενός εγγράφου, δεν έχει την ικανότητα να συνεργάζεται και να αλλάζει έγγραφα.

Συμβατότητα αρχείων

Αν πρόκειται να μοιραστείτε και να συνεργαστείτε χρησιμοποιώντας το iWork 08 και το Microsoft Office 2007 (Windows) ή το Mac Office 08, τότε είναι σημαντικό να μάθετε πώς τα δύο προγράμματα συνεργάζονται. Όταν εισάγετε προεπιλεγμένα αρχεία Microsoft Office 2007 και Mac Office 08 (ανοιχτές μορφές αρχείων XML με επεκτάσεις όπως .pptx, docx και .xlsx), τότε το iWork θα εισάγει τα αρχεία και θα αναφέρει αυτόματα τυχόν ασυμβατότητες. Ωστόσο, το iWork δεν μπορεί να αποθηκεύσει ή να εξάγει έγγραφα ξανά σε αυτή την μορφή Open XML, αλλά μπορεί να πραγματοποιήσει μόνο εξαγωγή σε προηγούμενες μορφές του Office όπως .doc, .ppt και .xls.

Από προεπιλογή, το Microsoft Office δεν μπορεί να διαβάσει τα αρχεία iWork 08, θα πρέπει πρώτα να τα εξάγετε σε αρχείο .doc, .ppt και .xls προτού επιχειρήσετε να μοιραστείτε αυτά τα έγγραφα. Αυτό μπορεί να γίνει σε σελίδες, αριθμούς και κλειδιά, κάνοντας κλικ στο Αρχείο -> Εξαγωγή -> και επιλέξτε Word, PowerPoint ή Excel αντίστοιχα.

PDF | Σελίδες και Word | Αριθμοί και Excel | PowerPoint και Keynote

Κοινή χρήση αρχείων μεταξύ σελίδων και Word

Κατά κανόνα, εάν έχετε ένα απλό έγγραφο που δημιουργείται στο Word, θα εμφανίζεται με παρόμοιο τρόπο στις Σελίδες. Αν και η εμφάνιση και η αίσθηση μπορεί να είναι η ίδια, η διαδικασία μετάφρασης μετατρέπει το έγγραφο του Word σε έγγραφο των σελίδων κάτω από την κουκούλα. Αυτό δημιουργεί κάποια ιδιαιτερότητα για τα έγγραφα του Word που αρχικά χρησιμοποιούν το Word Art, ορισμένα στυλ γραμματοσειράς και μερικές φορές γραμμικά διαστήματα.

Για να διορθώσετε τα προβλήματα της απόστασης γραμμών, κάντε κλικ στον επιθεωρητή κειμένου στις Σελίδες και βεβαιωθείτε ότι η απόσταση σας είναι ρυθμισμένη σε εικονοστοιχεία.

Με παρόμοιο τρόπο, κατά την εξαγωγή εγγράφων σελίδας στο Microsoft Word, όλα τα στυλ δεν θα εμφανίζονται ωραία στο Word. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τη χρήση των χαρακτηριστικών γραφικών, των πλαισίων κειμένου και των σχημάτων. Δεν είναι όμως όλοι η καταστροφή και η θλίψη. Οι περισσότερες λειτουργίες θα λειτουργήσουν καλά ή εάν οι Σελίδες δυσκολεύονται να ερμηνεύσουν τα δεδομένα του Word, θα εμφανιστεί μια προτροπή για να σας προειδοποιήσει.

Ένα από τα μεγαλύτερα bugbears όμως είναι η δυνατότητα των σελίδων και των εγγράφων του Word να προβάλλουν σωστά τα ενσωματωμένα υπολογιστικά φύλλα και τα διαγράμματα το ένα από το άλλο. Στις δοκιμές μας προσπαθήσαμε να καταγράψουμε μερικά απλά δεδομένα και είδαμε ότι τα υπολογιστικά φύλλα φαίνονταν εντελώς διαφορετικά σε κάθε εφαρμογή. Για τα καλύτερα αποτελέσματα, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο λήψης ενός στιγμιότυπου για σύνθετες οπτικοποιήσεις δεδομένων, για να βεβαιωθείτε ότι το ίδιο συμβαίνει και με τις δύο εφαρμογές.

Η καλύτερη συμβουλή για την κοινή χρήση μεταξύ των σελίδων και των εγγράφων του Word είναι η χρήση τυποποιημένων μορφών που δεν είναι φανταχτερά και η χρήση ελάχιστων λειτουργιών Word Art και γραφημάτων.

PDF | Σελίδες και Word | Αριθμοί και Excel | PowerPoint και Keynote

Συνεργασία μεταξύ Αριθμών και Excel

Οι αριθμοί και το Excel είναι και τα δύο υπολογιστικά φύλλα, αλλά με δύο πολύ διαφορετικές μηχανές κάτω από αυτές. Είναι, όπως λένε στη Νοτιοανατολική Ασία "ίδιες, ίδιες, αλλά διαφορετικές". Το Excel διαθέτει έναν πιο ισχυρό κινητήρα που μπορεί να χειριστεί πιο σύνθετες λειτουργίες και ολοκλήρωση με συστήματα back-end που οδηγούνται από μια βάση δεδομένων. Οι αριθμοί είναι περισσότερο προσανατολισμένοι προς τη βασική λογιστική και την μέτρηση των φασολιών, αλλά υπερέχουν (χωρίς λογοπαίγνιο) για την εμφάνιση και την εξαγωγή διαγραμμάτων και την εμφάνιση γραφικών δεδομένων.

Όταν μοιράζεστε έγγραφα Excel με χρήστες αριθμών, ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα μπορεί να προκύψει αν προσπαθήσετε να εισαγάγετε κάποιες λειτουργίες στατιστικής και μηχανικής. Αυτό δεν θα επηρεάσει την πλειοψηφία των χρηστών που χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα για λογιστικές μετρήσεις, αλλά μπορεί να θέλετε να ελέγξετε διπλά τυχόν πολύπλοκες λειτουργίες με τους παραλήπτες για να βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί σας ταιριάζουν. Ευτυχώς, το πρόβλημα είναι προφανές κατά το άνοιγμα αριθμών - τα κελιά επισημαίνονται όταν δεν μπορεί να ολοκληρωθεί καμία λειτουργία από ένα εισαγόμενο έγγραφο.

Όταν εισάγετε μεγάλα αρχεία Excel και προσπαθείτε να τα ανοίξετε στους αριθμούς, κάποιοι χρήστες έχουν αντιμετωπίσει το πρόβλημα του Mac που δεν διαθέτουν αρκετή εφεδρική μνήμη. Εάν συμβεί αυτό, σιγουρευτείτε ότι είναι ανοιχτό μόνο το ελάχιστο ποσό εφαρμογών και εάν αυτό δεν λειτουργεί, ίσως χρειαστεί να αναβαθμίσετε τη μνήμη RAM. Ως τραχύς μετρητής, ένας υπολογιστής με 512MB μνήμης RAM θα ​​φτάσει τα μέγιστα σε περίπου 53.687 κελιά σε ένα έγγραφο Excel.

Το άνοιγμα αρχείων που προστατεύονται από τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του Excel μπορεί να έχει περίεργα αποτελέσματα. Εάν ένα βιβλίο εργασίας προστατεύεται από κωδικό πρόσβασης, τότε οι αριθμοί θα εμφανίσουν ένα μήνυμα σφάλματος. Τα κύτταρα που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης που έχουν εισαχθεί από το Excel ενδέχεται να λειτουργούν, αλλά θα φαίνονται κενά Αν θέλετε να μοιραστείτε εύκολα ένα έγγραφο τότε το καλύτερο για να το ενεργοποιήσετε από τη Microsoft. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το αρχείο στο Excel και μεταβείτε στο Εργαλεία -> Προστασία -> και επιλέξτε ξεκλείδωμα βιβλίου εργασίας. Μόνο ο αρχικός συντάκτης θα μπορεί να ξεκλειδώσει την προστασία με κωδικό πρόσβασης.

Από την άλλη πλευρά, υπάρχουν μερικές κλέφτες κατά το άνοιγμα των εγγράφων της Numbers της Apple στο Excel. Θυμηθείτε ότι δεν μπορείτε να ανοίξετε απευθείας ένα έγγραφο Numbers στο Excel, θα πρέπει να το εξάγετε ως αρχείο .xls. Όταν ανοίγετε αυτό το αρχείο .xls στους αριθμούς, μπορεί να παρατηρήσετε μια διαφορά στον τρόπο παρουσίασης των δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορεί να δείτε ένα αρχείο με πολλά φύλλα εργασίας αντί για πίνακες σε ένα φύλλο όπως το βλέπετε με αριθμούς. Μια λύση είναι να επικολλήσετε τα δεδομένα σας σε έναν πίνακα σε αριθμούς και, στη συνέχεια, να τα εξαγάγετε. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δείτε σαφώς τα δεδομένα σας σε πολλά φύλλα εργασίας στο Excel.

Κατά τη διαδικασία εξαγωγής, οι αριθμοί θα εμφανίσουν αυτόματα ένα παράθυρο κριτικών για να δείξουν πιθανά προβλήματα κατά το άνοιγμα του εγγράφου στο Excel. Ενώ πολλά από αυτά θα είναι αντικαταστάσεις είναι σημαντικό να σημειώσετε τι και πώς οι αριθμοί εξάγουν τα δεδομένα.

Η κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ αριθμών και Excel και η διατήρηση της ακεραιότητας του εγγράφου είναι το πιο δύσκολο να γίνει σε αυτή τη δοκιμή σουίτας γραφείου. Συνιστάται ιδιαίτερα η ρύθμιση των εγγράφων στο Microsoft Excel και η εργασία με τη μορφή .xls. Αυτό θα μειώσει τις ασυμβατότητες δεδομένων και οπτικών στοιχείων μεταξύ των δύο προγραμμάτων.

PDF | Σελίδες και Word | Αριθμοί και Excel | PowerPoint και Keynote

Κοινή χρήση παρουσιάσεων μεταξύ PowerPoint και Keynote

Η κοινή χρήση παρουσιάσεων και η συνεργασία μεταξύ αυτών των δύο προγραμμάτων είναι εφικτή εφόσον διατηρείτε στο ελάχιστο τα φανταστικά πολυμέσα, τις μεταβάσεις και τα αυτόματα χαρακτηριστικά.

Δύο γρήγορες συμβουλές που μάθαμε ήδη μπορούν να χρησιμοποιηθούν και εδώ. Πρώτον, προσπαθήστε να μην χρησιμοποιήσετε το Word Art στο PowerPoint. Το Keynote θα προσπαθήσει να ταιριάξει με τη γραμματοσειρά Word Art, αλλά αν δεν είναι διαθέσιμη, θα βάλει ένα υποκατάστατο που θα μπορούσε να κάνει την παρουσίασή σας να δείχνει ερασιτεχνική. Δεύτερον, δημιουργήστε πρώτα το έγγραφο βάσης στο PowerPoint, εάν είναι δυνατόν. Θα μειώσει τις ασυνέπειες κατά την εισαγωγή και την εξαγωγή αν διατηρείτε το έγγραφό σας σε αρχείο .ppt.

Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε βίντεο στις παρουσιάσεις σας τότε η καλύτερη επιλογή για συμβατότητα και στα δύο προγράμματα είναι το Flash. Το Flash είναι εγκατεστημένο στο 97% όλων των υπολογιστών και μπορεί εύκολα να προβληθεί σε σχεδόν οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης. Ωστόσο, η επόμενη καλύτερη επιλογή είναι το Quicktime το οποίο υποστηρίζεται από υπολογιστές Mac και PC. Το Flash μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο του ήχου και στα δύο περιβάλλοντα, αλλά βρήκαμε ότι οι προεπιλεγμένες επιλογές ήχου λειτουργούσαν καλά μεταξύ των δύο εφαρμογών.

Οι μεταβάσεις διαφανειών και το κείμενο που πετάει μέσα και έξω μαζί με εικόνες που πετούν σε μια παρουσίαση μπορεί να φαίνονται αρκετά, αλλά δεν είναι πάντοτε καλά μεταβατικές μεταξύ του PowerPoint και του Keynote. Ως γενικός κανόνας για την κοινή χρήση εγγράφων θα πρέπει να δημιουργήσετε βασικές μεταβάσεις, να προσπαθήσετε να αποκλείσετε οποιαδήποτε αυτοματοποιημένη λειτουργία και να την κρατήσετε απλή.

Ενώ έχουμε δηλώσει προηγουμένως ότι το PDF είναι η πιο συμβατή μορφή για την εξαγωγή εγγράφων, υπάρχουν μερικές επιπλέον επιλογές για παρουσιάσεις που θα διατηρήσουν τη διαδραστικότητα όπως έχει ρυθμιστεί στο Keynote ή το PowerPoint. Ως διαδραστική πλατφόρμα, αυτές οι παρουσιάσεις μπορούν να εξαχθούν στον Ιστό, ένα αρχείο ταινιών, εικόνες, Flash, ακόμα και ένα iPod. Απλά επιλέξτε την καλύτερη πλατφόρμα για το κοινό που επιθυμείτε.

Μπορεί να έχουμε ενοχλήσει σε μερικούς από τους τρόπους με τους οποίους αυτά τα δύο προγράμματα δεν λειτουργούν μαζί και πώς να ελαχιστοποιήσουν τις ανακρίβειες των δεδομένων, αλλά τα παίρνουν μαζί αρκετά καλά από το κουτί. Ωστόσο, είναι αυτά τα μικρά πράγματα που δεν λειτουργούν, τα οποία θα συσχετιστούν και θα είναι το bugbear της ανταλλαγής εγγράφων μεταξύ του iWork και του Office, ή θα σπάσουν αυτή την κριτική παρουσίαση. Για τα καλύτερα αποτελέσματα συμβατότητας, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο KISS (να τη διατηρήσετε απλή, ηλίθια) ή απλά να τυποποιήσετε τα έγγραφά σας στο iWork ή το Office.

Ως δευτερεύουσα σημείωση, μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν εναλλακτικές λύσεις, όπως το Open Office, το οποίο είναι διαθέσιμο στα Windows, Mac και Linux ή στις εφαρμογές της Google που απαιτούν μόνο ένα πρόγραμμα περιήγησης για προβολή.