Σημείωση συντακτών, 26 ​​Νοεμβρίου 2014: Αυτή η δημοσίευση δημοσιεύτηκε στις 23 Απριλίου 2014 και έχει ενημερωθεί ώστε να περιλαμβάνει νέες πληροφορίες.

Ορισμένες αποδείξεις δεν προσφέρουν πολλές πληροφορίες - όπως αυτές που προέρχονται από ξεχωριστά καταστήματα δώρων ή βενζινάδικα. Γενικά, υπάρχει μια ημερομηνία, το ποσό και το πώς πληρώσατε. Και χειρότερα, οι περισσότερες αποδείξεις εκτυπώνονται σε θερμικό χαρτί, προκαλώντας την εξαφάνιση όλων των πληροφοριών από τη στιγμή που το χρειάζεστε.

Αντί να διατηρείτε μια στοίβα μικροσκοπικών χαρτιών, μπορείτε να διαβάσετε μόλις, γιατί να μην μετακινήσετε τη συλλογή απόδειξης σας στο σύννεφο; Για να το κάνετε αυτό, υπάρχουν τρεις εφαρμογές για κινητά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ψηφιοποίηση των εσόδων σας:

Google Drive

Το Google Drive είναι διαθέσιμο σχεδόν οπουδήποτε, καθιστώντας το ιδανικό μέρος για την αποθήκευση πληροφοριών που θα χρειαστείτε για πρόσβαση αργότερα. Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε την εφαρμογή και μεταβείτε στο φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε αποδείξεις. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιώ ένα φάκελο που ονομάζεται "Έσοδα 2014". Αγγίξτε το νέο κουμπί (κάτω δεξιά γωνία) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Σάρωση. Ομαδοποιήστε την απόδειξή σας στο σκόπευτρο και τραβήξτε μια φωτογραφία.

Μετά την πρώτη φωτογραφία της απόδειξής σας, θα δείτε επιλογές περικοπής ή προσαρμογής του συνδυασμού χρωμάτων κατά μήκος της επάνω γραμμής μενού. Στο κάτω μέρος υπάρχουν επιλογές για την προσθήκη μιας άλλης σελίδας στην απόδειξη, την επαναφορά της φωτογραφίας ή απλά την επισήμανση της απόδειξης ως τελική.

Αφού αποθηκευτεί η εικόνα απόδειξης, μπορείτε να πατήσετε το αρχείο για να το δείτε ή να πατήσετε το μικρό εικονίδιο "i" στην επάνω δεξιά γωνία. Αυτό θα ανοίξει τις επιλογές για κοινή χρήση, μετακίνηση και μετονομασία. Εάν θέλετε πρόσθετη ασφάλεια για τις αποδείξεις σας, ανατρέξτε σε αυτήν την επόμενη εφαρμογή.

Dropbox

Πιθανότατα να σκεφτείτε το Dropbox ως ένα μέρος για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των εγγράφων σας, αλλά είναι επίσης μια εξαιρετική υπηρεσία για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας εικόνων των αποδείξεων σας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό PIN για να προστατεύσετε τα αδιάκριτα μάτια από την πρόσβαση στις πληροφορίες σας.

Αρχικά, θα θέλετε να κατευθυνθείτε στο μενού "Ρυθμίσεις" και στη συνέχεια να πατήσετε στο "Απαίτηση κωδικού πρόσβασης εφαρμογής". Από εκεί μπορείτε να ρυθμίσετε τον προσωπικό σας τετραψήφιο κωδικό PIN. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα φάκελο αφιερωμένο στην αποθήκευση παραλαβής. Μπορείτε να προσθέσετε ένα φάκελο μέσω της εφαρμογής, του υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας ή του Web.

Τώρα είναι καιρός να τραβήξετε φωτογραφίες των αποδείξεων σας με τη φωτογραφική μηχανή της συσκευής σας. Όταν τελειώσετε, κατευθυνθείτε στη συλλογή φωτογραφιών σας και μοιραστείτε όλες τις εικόνες απόδειξης στο φάκελο Dropbox που θέλετε να τις αποθηκεύσετε.

Το Dropbox δεν σας αφήνει να κάνετε σημειώσεις για κάθε απόδειξη κατά τη μεταφόρτωσή σας, αλλά είναι ένας γελοία γρήγορος τρόπος να τους απομακρύνετε από το γραφείο σας και στο σύννεφο. Εάν θέλετε το όνομα του αρχείου να αντικατοπτρίζει την απόδειξη για την απόδειξη, είναι εύκολο να τα προσαρμόσετε στην εφαρμογή Dropbox ή στο Web. Εάν χρειάζεστε εκτεταμένη οργάνωση των αποδείξεων σας, τότε ίσως θέλετε να δοκιμάσετε αυτήν την επόμενη εφαρμογή.

Evernote

Το Evernote επιτρέπει περισσότερους οργανισμούς από το Google Drive ή το Dropbox, επειδή μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε και να υποχαρακτηρίσετε τις αποδείξεις με σημειωματάρια και ετικέτες. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σημειώσεις για να ακολουθήσετε τις αποδείξεις σας, επιτρέποντάς σας να διατηρήσετε επιπλέον λεπτομέρειες για κάθε αγορά.

Για να σαρώσετε τις αποδείξεις, ανοίξτε το Evernote και, στη συνέχεια, πατήστε το νέο εικονίδιο, ακολουθούμενο από το εικονίδιο Κάμερα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την Κάμερα εγγράφων (πολύ αριστερά στο μενού). Εάν δημιουργούσατε ήδη μια σημείωση, μπορείτε να προσθέσετε φωτογραφίες από την κάμερα εγγράφων μέσω του μενού με τα πάνω σύμβολα συν. Όταν τελειώσετε τη σάρωση ολόκληρης της απόδειξης, πατήστε το εικονίδιο επιλογής.

Μόλις έχετε την εικόνα απόδειξης, μπορείτε απλά να αποθηκεύσετε, να την προσθέσετε σε ένα σημειωματάριο, να προσθέσετε ετικέτες ή ακόμα και να επισυνάψετε μια τοποθεσία. Εάν δεν είστε χρήστης Evernote Premium, δεν θα μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο κείμενο μέσα στην εικόνα, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει αρκετές πληροφορίες για να σας βοηθήσει να βρείτε την απόδειξη αργότερα.

Πώς παρακολουθείτε τις αποδείξεις και τις δαπάνες σας; Μοιραστείτε την εμπειρία σας στα σχόλια.

Σημείωση συντακτών, 8 Απριλίου 2015: Αυτή η δημοσίευση δημοσιεύτηκε στις 23 Απριλίου 2014 και έχει ενημερωθεί ώστε να περιλαμβάνει νέες πληροφορίες.