Καθώς τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας γεμίζουν, μπορεί να είναι δύσκολο να διακρίνετε τα σημαντικά μηνύματα από εκείνα που μπορείτε να διαβάσετε αργότερα - αν όχι καθόλου. Ένας τρόπος για να εντοπίσετε τα προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους απρόσωπους είναι ο αριθμός των παραληπτών. Με την επισήμανση των μηνυμάτων που αποστέλλονται μόνο σε εσάς, είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε το ταχυδρομείο που απαιτεί την άμεση προσοχή σας.

Τον περασμένο Νοέμβριο περιέγραψα πώς να συγχωνεύσω πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα οργανώσω χρησιμοποιώντας φίλτρα και ετικέτες. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να μεταφέρετε τα λιγότερο σημαντικά μηνύματα από τα εισερχόμενά σας και σε φακέλους που μπορείτε να περιηγηθείτε στον ελεύθερο χρόνο σας.

Αλλά όχι όλα τα μην φιλτραρισμένα μηνύματα απευθύνονται προσωπικά σε εσάς. Οι "προσωπικοί δείκτες επιπέδου" του Microsoft Outlook 2010 και οι "προσωπικοί δείκτες επιπέδων" σας βοηθούν να λάβετε ένα σφαιρίδιο σε αυτά τα εξατομικευμένα μηνύματα, υποδεικνύοντας με μια ματιά αν η δική σας είναι η μοναδική διεύθυνση στο πεδίο Προς: ή εάν το μήνυμα αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες.

Αλλάξτε την εμφάνιση προσωπικά διευθυνσιοδοτημένων αλληλογραφίας στο Outlook 2010

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους του Outlook 2010 για να αλλάξετε την εμφάνιση μηνυμάτων που πληρούν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λειτουργία, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή στην κορδέλα, επιλέξτε Προβολή ρυθμίσεων στην αριστερή άκρη της κορδέλας και επιλέξτε Διαμόρφωση υπό όρους στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις προχωρημένης προβολής.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα, δώστε στον κανόνα ένα όνομα (όπως "Μόνο για μένα") και επιλέξτε το κουμπί Κατάσταση. Στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο, επιλέξτε "Πού είμαι" και επιλέξτε "το μόνο άτομο στη γραμμή" To "στο αναπτυσσόμενο μενού προς τα δεξιά. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να δημιουργήσετε το φίλτρο.

Επιστροφή στο παράθυρο διαμόρφωσης υπό όρους, επισημάνετε τον νέο κανόνα (αν δεν υπάρχει ήδη). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Γραμματοσειρά και επιλέξτε έναν τύπο γραμματοσειράς, μέγεθος και χρώμα που θα σας επιτρέψουν να εντοπίσετε εύκολα μηνύματα που πληρούν τον κανόνα που μόλις δημιουργήσατε. Για μένα, ένα ξεχωριστό χρώμα (καφέ) κάνει το τέχνασμα.

Κάντε διπλό κλικ στο OK για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου και να επιστρέψετε στα εισερχόμενά σας, όπου θα εμφανιστούν τα μηνύματα "μόνο σε μένα" με τη μορφή που μόλις καθορίσατε. Μπορείτε να δημιουργήσετε άλλους κανόνες υπό όρους διαμόρφωσης για να εντοπίσετε μηνύματα όπου η διεύθυνσή σας εμφανίζεται στο πεδίο Cc ή στο πεδίο To με άλλους. Ωστόσο, θεωρώ ότι αρκεί ο κωδικός χρώματος μόνο ενός τύπου μηνύματος για να αποφευχθεί η ανάγκη να θυμηθούμε τι υποδεικνύουν τα πολλαπλά χρώματα ή μορφοποίηση.

Δώστε στα μηνύματα του Gmail μια προσωπική ένδειξη

Η επισήμανση των προσωπικών μηνυμάτων με μια ματιά στο Gmail είναι μια αύρα όταν ενεργοποιείτε τους δείκτες προσωπικών επιπέδων της υπηρεσίας. Αυτή η λειτουργία τοποθετεί ένα μόνο βέλος στα αριστερά των μηνυμάτων μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας για να υποδείξει το μήνυμα που αποστέλλεται στη διεύθυνσή σας αντί για μια λίστα αλληλογραφίας και ένα διπλό κουτάκι δίπλα στα θέματα μηνυμάτων που αποστέλλονται μόνο στη διεύθυνσή σας.

Για να δείτε τους δείκτες προσωπικού επιπέδου του Gmail, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία του κύριου παραθύρου του Gmail, επιλέξτε την καρτέλα Γενικά (ίσως η προεπιλεγμένη προβολή) και μεταβείτε στην επιλογή "Προσωπικοί δείκτες επιπέδου" που εμφανίζεται ακριβώς κάτω από την επιλογή Υπογραφή. Επιλέξτε "Εμφάνιση δεικτών" και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση αλλαγών" στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Τα κουμπιά εμφανίζονται στην ένδειξη "Σημαντικό" του Gmail, η οποία έχει ως στόχο να επισημάνει τα μηνύματα προτεραιότητας βάσει των δικών του κανόνων του Gmail. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την ένδειξη για να δείτε τον λόγο του Gmail ότι το μήνυμα είναι σημαντικό.

Τα κριτήρια περιλαμβάνουν τα μηνύματα που αποστέλλονται απευθείας σε εσάς, τις λέξεις στα μηνύματα, τους ανθρώπους στη συνομιλία, την τάση σας να διαβάζετε μηνύματα με αυτήν την ετικέτα ή (το αγαπημένο μου) σύμφωνα με τη "μαγική μας σάλτσα". Μπορώ να πάρω πατάτες με αυτό;