Προστατέψτε το αρχείο δεδομένων σας από το μέλλον

Είναι πιο εύκολο από ποτέ να βεβαιωθείτε ότι τα αντίγραφα των πιο σημαντικών αρχείων, εγγράφων, φωτογραφιών, βίντεο και άλλων προσωπικών δεδομένων σας θα είναι ευανάγνωστα / ορατά / αναπαραγωγή πολύ καιρό μετά το υλικό και το λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία των αρχείων έχουν δαγκώσει τη σκόνη.

Τα τέσσερα κλειδιά για την ασφαλή αρχειοθέτηση δεδομένων είναι να επιλέξετε μορφές αρχείων που δεν θα ξεπεραστούν, να χρησιμοποιήσετε μέσα αποθήκευσης που δεν θα αλλοιωθούν ή θα γίνουν απροσπέλαστα, θα αποθηκεύσουν πολλαπλά αντίγραφα και θα ελέγχουν τα αρχειοθετημένα δεδομένα σας τακτικά, ώστε να είναι ακόμα ευανάγνωστα.

Μην κολλήσετε με ξεπερασμένες μορφές δεδομένων

Τα περισσότερα αρχεία που θέλετε να αρχειοθετήσετε είναι πιθανόν σε ιδιόκτητες μορφές, όπως το .doc, το .xls και το .ppt του Microsoft Office για το Word, το Excel και το PowerPoint, αντίστοιχα. Παρά την πληθώρα λογισμικού και υπηρεσιών που σας επιτρέπουν να διαβάζετε και να επεξεργάζεστε αρχεία του Office χωρίς την εφαρμογή Office που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία τους, αυτές οι μορφές θα καταστούν παρωχημένες μια μέρα - ίσως νωρίτερα από ό, τι νομίζετε.

Ακόμη και αν αρχειοθετήσετε τα αρχεία με τις αρχικές ιδιόκτητες μορφές τους, είναι καλή ιδέα να αποθηκεύσετε μια άλλη έκδοση των αρχείων που έχουν μετατραπεί σε μορφή ανοιχτού προτύπου. Αυτή είναι η προσέγγιση της αρχειακής υπηρεσίας Archivematica, η οποία διατηρεί την αρχική μορφή αρχείου, αλλά μετατρέπει τα αρχεία σε κατάλληλες μορφές "διατήρησης" και "πρόσβασης".

Για παράδειγμα, τα σχέδια διαφύλαξης τύπου αρχειοθέτησης της Archivematica μετατρέπουν τα αρχεία επεξεργασίας κειμένου .doc, .rtf και .wpd σε μορφή Open Document Format (ODF) με βάση το XML για συντήρηση και στο PDF της Adobe για προβολή. Παρομοίως, το σύστημα αποθηκεύει αρχεία εικόνας raster .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga και .tiff ως μη συμπιεσμένα αρχεία TIFF για συντήρηση και ως JPEG για προβολή.

Το σύστημα Archivematica βρίσκεται ακόμα υπό εξέλιξη, αλλά μπορείτε να κατεβάσετε την έκδοση alpha του δωρεάν λογισμικού αρχειοθέτησης για χρήση σε μια εικονική συσκευή, Live USB key ή Live DVD.

Για να ανακεφαλαιώσετε, ο καλύτερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία σας είναι ευανάγνωστα διατηρώντας την αρχική τους μορφοποίηση και άλλα χαρακτηριστικά είναι να τα αποθηκεύσετε στη μητρική τους μορφή και σε τουλάχιστον μία άλλη γενική, ανοικτή μορφή. Αυτό σας επιτρέπει να ανοίγετε, να προβάλλετε και να επεξεργάζεστε τα αρχεία στο πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία τους, αν είναι διαθέσιμα, και να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σε μια πιο βασική μορφή αν το ιδιόκτητο λογισμικό δεν είναι διαθέσιμο.

Βρείτε ένα μέσο αποθήκευσης με τα πόδια

Εάν αναρωτιέστε πόσο χρόνο θα διαρκέσουν τα δεδομένα στα CD και τα DVD σας, δεν είστε μόνοι. Ακόμα και οι εμπειρογνώμονες δεν μπορούν να συμφωνήσουν σχετικά με την αναμενόμενη μακροζωία των οπτικών μέσων - και το ίδιο ισχύει και για τις μαγνητικές ταινίες και δίσκους. (Το εργαστήριο X προσφέρει λεπτομερή συζήτηση για τη μακροζωία των οπτικών μέσων, συμπεριλαμβανομένης σύντομης περιγραφής των προτύπων ISO για τη δοκιμή οπτικών μέσων.)

Η γενική συναίνεση είναι ότι τα CD-R θα πρέπει να διαρκούν 30 έως 50 χρόνια, τα DVD-Rs λιγότερο από αυτό και τα CD-RW και DVD-RW ακόμη λιγότερο. Παρόμοια, οι ταινίες και οι σκληροί δίσκοι αναμένεται να είναι αναγνώσιμοι για 10 έως 30 χρόνια, ενώ φορητοί δίσκοι, δίσκοι USB thumb και άλλες συσκευές αποθήκευσης στερεάς κατάστασης μπορούν να επιβιώσουν για το ήμισυ εκείνη την φορά, ίσως.

Αλλά αυτοί είναι μόνο αριθμοί. Ποιος θέλει να εμπιστευτεί τα σημαντικά δεδομένα τους στις πιθανότητες; Τα γεγονότα είναι ότι κάθε μέσο αποθήκευσης μπορεί να αποτύχει ανά πάσα στιγμή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να αρχειοθετήσετε δεδομένα σε περισσότερα από ένα μέσα και να ελέγχετε τα αρχεία σας τακτικά για αποτυχίες (περισσότερα σε αυτά τα σημεία παρακάτω).

Δύο από τις αγαπημένες μου επιλογές αρχειοθέτησης είναι οι παλαιότερες και οι νεότερες: χαρτί και σε απευθείας σύνδεση, αντίστοιχα. Ενώ η εκτύπωση των αρχείων σας δεν είναι φιλική προς το περιβάλλον, είναι δύσκολο να κερδίσετε την αναμενόμενη διάρκεια ζωής των σωστά αποθηκευμένων αρχείων χαρτιού. Φυσικά, η εξεύρεση συγκεκριμένων αρχείων σε ένα αρχείο χαρτιού μπορεί να αποτελέσει πρόκληση και οι χαρτογραφικές αναφορές δεν είναι εύκολο να μετατραπούν.

Εάν η δυνατότητα αναζήτησης και η εύκολη πρόσβαση είναι σημαντικές, τα αρχεία ηλεκτρονικών δεδομένων αποτελούν καλή επιλογή. Υπηρεσίες όπως το SpiderOak και το SkyDrive της Microsoft καθιστούν εύκολη την αποθήκευση αντιγράφων των σημαντικών αρχείων σας στο cloud όπου μπορούν να ανακτηθούν από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης. (Περιέγραψα τον SpiderOak και δύο άλλες δωρεάν κρυπτογραφημένες υπηρεσίες αποθήκευσης στο διαδίκτυο από τον Ιούνιο του 2009).

Περισσότερα από ένα αρχεία, περισσότερα από ένα μέρη

Η αποθήκευση του ηλεκτρονικού σας αρχείου δεδομένων παραβιάζει δύο κανόνες ασφαλούς αποθήκευσης: δεν έχετε φυσική πρόσβαση στο υλικό στο οποίο αποθηκεύονται τα αρχεία και είστε επιρρεπείς στην οικονομική υγεία της υπηρεσίας που χρησιμοποιείτε. Εάν η υπηρεσία παραβιάζεται, δεν υπάρχει εγγύηση ότι θα μπορείτε να ανακτήσετε τα δεδομένα σας και πρέπει να εμπιστευτείτε την ικανότητα της υπηρεσίας να διατηρεί και να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των διακομιστών αποθήκευσης.

Το κλειδί είναι να αποφύγετε να βάζετε όλα τα αρχεία σας σε ένα καλάθι. Χρησιμοποιήστε έναν συνδυασμό μέσων και τύπων αρχείων κατά την αρχειοθέτηση σημαντικών δεδομένων για να αυξήσετε τις πιθανότητες να είναι προσβάσιμες οι πληροφορίες στο μέλλον. Και καθώς τα νέα αρχειακά μέσα αναπτύσσονται και αποδεικνύονται πρακτικά, μετατρέψτε το αρχείο σας σε μία από αυτές τις μορφές.

Ένας άλλος πολύ σημαντικός κανόνας αρχειοθέτησης: πάντα να αποθηκεύετε τουλάχιστον ένα αντίγραφο των αρχειοθετημένων δεδομένων σας κάπου αλλού εκτός από το σπίτι ή το γραφείο σας. Αυτή είναι μια περιοχή όπου η ηλεκτρονική αποθήκευση είναι χρήσιμη.

Προγραμματίστε κανονικούς ελέγχους αρχειοθέτησης

Για τα τελευταία δύο χρόνια ξοδεύω ένα καλό κομμάτι του ελεύθερου χρόνου μου χρησιμοποιώντας το δωρεάν λογισμικό ήχου Audacity για να μετατρέψω πολλά χιλιάδες τραγούδια σε αρκετές εκατοντάδες κασέτες ήχου σε MP3. Κάποιες από τις ταινίες έγιναν από τα μέσα της δεκαετίας του '70, αλλά οι περισσότεροι χρονολογούνται από τη δεκαετία του 1980 και τις αρχές της δεκαετίας του 1990.

Οι περισσότερες από τις κασέτες που αγόρασα το κατάστημα της συλλογής μου είναι πλέον ανούσιες, αλλά είχα πολύ καλύτερη τύχη με τις εγχώριες ηχογραφήσεις. Στην πραγματικότητα, μία ταινία που έκανα το 1976 πέρασε ένα μεγάλο κομμάτι της πρώιμης ζωής της που ήταν αποθηκευμένο στο παλιό σφάλμα του VW - μέσα από τις θερμοκρασίες κατάψυξης και τη ζέστη - αλλά ήμουν ολοκαίνουργια όταν μεταμόρφωσα τα τραγούδια της σε ψηφιακά (ευχαριστώ, TDK !)

Όταν πρόκειται για τα σημαντικά ψηφιακά σας αρχεία, δεν μπορείτε να εμπιστευθείτε την τύχη. Πάρτε τη συνήθεια να ανοίξετε μια χούφτα αρχείων σε διάφορα αρχεία σας σε τακτική βάση. Εάν δεν είναι προσβάσιμες, ανακαλύψτε ένα από τα υπόλοιπα αντίγραφα ασφαλείας και δημιουργήστε ένα άλλο αρχειακό αντίγραφο χρησιμοποιώντας γνωστές-καλές εκδόσεις των αρχείων. Μετά από όλα, αξίζει να σώσετε κάτι που αξίζει να σώσετε.

 

Αφήστε Το Σχόλιό Σας