Η Microsoft κυκλοφόρησε χθες την προεπισκόπηση της νέας υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στον browser, του Outlook.com. Προοριζόμενο να αντικαταστήσει το ολοένα και πιο απαρχαιωμένο Hotmail, η δωρεάν υπηρεσία φέρνει ένα μινιμαλιστικό περιβάλλον χρήστη, κοινωνικά μέσα και ενσωμάτωση στο Skydrive, καθώς και μια πληθώρα χαρακτηριστικών. Όπως είπα στην First Take, είναι μια εξαιρετική εναλλακτική λύση στο Gmail και σίγουρα αξίζει να μεταβείτε στους υπάρχοντες χρήστες Hotmail ή Live.com. Στην πραγματικότητα, έχουν ήδη εγγραφεί πάνω από ένα εκατομμύριο χρήστες.

Για να είναι οπουδήποτε κοντά χρήσιμη, μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να προσφέρει πολλούς τρόπους για να οργανώσει τα μηνύματά σας. Και ευτυχώς, το Outlook.com καλύπτει όλα τα βασικά και πολλά άλλα. Παρακάτω θα συζητήσουμε πέντε τρόπους για να διαχειριστείτε τα μηνύματά σας και να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά και τακτοποιημένα.

1. Άμεσες Ενέργειες

Όταν κάνετε κλικ πάνω σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εμφανιστούν τρία γκρίζα εικονίδια μεταξύ του ονόματος του αποστολέα και του πεδίου του θέματος. Αυτοί οι έλεγχοι "Στιγμιαίας Δράσης" σάς επιτρέπουν να διαγράψετε ένα μήνυμα, να τον χαρακτηρίσετε ως μη αναγνωσμένο ή να τον επισημάνετε για έλεγχο (η τελευταία ενέργεια μετακινεί την κορυφή στα εισερχόμενά σας). Μπορείτε να εκτελέσετε τις ίδιες ενέργειες με τη γραμμή εντολών στην κορυφή της οθόνης, αλλά τα εικονίδια της Στιγμιαίας ενέργειας σάς σώζουν μερικά κλικ. Επιπλέον, κρύβοντας τα εικονίδια μέχρι να τα χρειάζεστε, η Microsoft διατηρεί τη διασύνδεση καθαρή και απαλλαγμένη από ακαταστασία. Αν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε περισσότερα εικονίδια από το μενού "Ρυθμίσεις", συμπεριλαμβανομένης της μετακίνησης του μηνύματος σε φάκελο και την επισήμανσή του ως ανεπιθύμητου περιεχομένου. Σημειώστε, ωστόσο, ότι μπορείτε να δείτε μόνο τρία εικονίδια ταυτόχρονα.

Το ποντίκι πάνω από το όνομα του αποστολέα εμφανίζει ένα αναδυόμενο μενού με εντολές για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επαφή, τον προγραμματισμό ενός καθαρισμού (δείτε το τελευταίο βήμα), την εύρεση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα, τη μετακίνηση αυτών των μηνυμάτων ή τη διαγραφή τους . Παρόλο που επίσημα το μενού δεν είναι μια λειτουργία "στιγμιαίας δράσης", είναι ένας άλλος τρόπος να οργανωθεί ένα μήνυμα χωρίς τη χρήση της γραμμής εντολών.

2. Φάκελοι και κατηγορίες γρήγορης προβολής

Η λειτουργία Folders του Outlook.com είναι παρόμοια με αυτή σε άλλες δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν μετακινείτε ένα αρχείο σε ένα φάκελο, το καταργεί από τα εισερχόμενα, ακριβώς όπως εάν έχετε τραβήξει ένα χαρτί από το γραφείο σας και το έχετε αποθηκεύσει σε ένα συρτάρι. Μπορείτε να προσθέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο μέσω μεταφοράς και απόθεσης ή επιλέγοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού Μετακίνηση σε, από τη γραμμή εντολών. Οι προεπιλεγμένοι φάκελοι περιλαμβάνουν Junk, Sent και Drafts, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε όσους περισσότερους φακέλους θέλετε.

Οι κατηγορίες λειτουργούν διαφορετικά. Αντί να ενεργούν ως ξεχωριστοί φάκελοι, οι κατηγορίες είναι τρόποι ταξινόμησης των μηνυμάτων από το περιεχόμενό τους. Επομένως, ακόμη και όταν εκχωρείτε ένα μήνυμα στην κατηγορία, θα παραμείνει στα εισερχόμενά σας. Πατώντας σε μια κατηγορία, όμως, εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα που έχουν εκχωρηθεί σε αυτήν.

Η Microsoft έχει προσθέσει προεπιλεγμένες κατηγορίες μηνυμάτων με συνημμένα και εκείνα με αριθμό παρακολούθησης αποστολής. Όταν φτάσουν αυτά τα μηνύματα, το Outlook.com θα τα ανιχνεύσει και θα τα επισημάνει αυτόματα με την κατάλληλη κατηγορία. Όπως και με τους φακέλους, μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας κατηγορίες, αν και μπορείτε να αντιστοιχίσετε κατηγορίες μόνο επιλέγοντας το μήνυμα και χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού από τη γραμμή εντολών. Η μεταφορά και απόθεση δεν είναι επιλογή.

3. Κανόνες και φίλτρα

Όπως και με το Gmail, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες βάσει του ονόματος ή της διεύθυνσης του αποστολέα, του πεδίου "Προς" ή "CC", του πεδίου "Θέμα" ή εάν το μήνυμα περιέχει συνημμένα. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενημερώσετε το Outlook.com για να τα μετακινήσετε αυτόματα σε ένα φάκελο, να τα επισημάνετε στα εισερχόμενά σας, να τα προωθήσετε σε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να προσθέσετε ή να καταργήσετε μια κατηγορία ή να τα διαγράψετε τελείως. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο μενού Κανόνες, κάντε κλικ στο μενού Sweep στη γραμμή εντολών και επιλέξτε Διαχείριση κανόνων.

Μπορείτε να διαχειριστείτε τα εισερχόμενα μηνύματα από τον αποστολέα κάτω από την επιλογή Ασφαλείς και αποκλεισμένοι αποστολείς του μενού Ρυθμίσεις. Οι επιλογές περιλαμβάνουν τον προσδιορισμό των αποστολέων που είναι "ασφαλείς" (ώστε τα μηνύματα να μην επισημαίνονται ως ανεπιθύμητα), ποιες λίστες αλληλογραφίας είναι ασφαλείς και ποιοι αποστολείς θα πρέπει να μπλοκαριστούν εντελώς. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα από έναν αποστολέα στην αποκλεισμένη λίστα θα διαγραφούν.

4. Ανεπιθύμητα ηλεκτρονικά μηνύματα

Χρησιμοποιήστε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρκετά μεγάλο χρονικό διάστημα και το spam θα αρχίσει να εισχωρεί. Και σύντομα μπορεί να γίνει πλημμύρα. Όπως θα έπρεπε, το Outlook.com προσφέρει μερικά εργαλεία για τη διαχείριση ανεπιθύμητων μηνυμάτων, το πρώτο από τα οποία είναι προσβάσιμο από τη γραμμή εντολών. Κάνοντας κλικ στην επιλογή Junk θα εμφανιστούν επιλογές για την επισήμανση του μηνύματος ως ανεπιθύμητου περιεχομένου, την αναφορά απάτης ηλεκτρονικού "ψαρέματος" ή την προειδοποίηση της Microsoft εάν υποψιάζεστε ότι ο λογαριασμός ενός φίλου έχει παραβιαστεί. Εάν επισημάνετε ένα μήνυμα ως σκουπίδια κατά λάθος, μπορείτε να αντιστρέψετε τη δράση στο φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας σας. Αυτό είναι ένα απαραίτητο χαρακτηριστικό δεδομένου ότι μελλοντικά μηνύματα από αυτόν τον αποστολέα θα διαγραφούν.

Στο μενού Ρυθμίσεις υπάρχουν περισσότερα εργαλεία για τη διαχείριση ανεπιθύμητων ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Απλά κάντε κλικ στην επιλογή Φίλτρα και αναφορά για να ορίσετε φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, να αποφασίσετε αν θέλετε να αναφέρετε ανεπιθύμητη αλληλογραφία στη Microsoft ή να αποκλείσετε περιεχόμενο από όλους τους άγνωστους αποστολείς.

5. Εκκαθάριση και προγραμματισμός καθαρισμού

Παρόλο που δεν υπάρχει σκούπα, μπορείτε να σκουπίσετε τα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού στη γραμμή εντολών. Εδώ μπορείτε να μεταφέρετε όλα τα μηνύματα από έναν αποστολέα ή να τα διαγράψετε ως ομάδα.

Στο ίδιο μενού, η λειτουργία Εκκαθάριση Προγραμματισμού φέρνει επιπλέον επιλογές, όπως τη διατήρηση μόνο των πρόσφατων μηνυμάτων από έναν αποστολέα ή τη διαγραφή οτιδήποτε είναι παλαιότερο από 3, 10, 30 ή 60 ημέρες. Ή, εάν προτιμάτε, μπορείτε να μετακινήσετε τα παλαιότερα μηνύματα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο.