Δεν έχετε χρόνο για να ταξινομήσετε τις εκατοντάδες γνωμών εμπειρογνωμόνων σχετικά με το πώς να αντεπεξέλθουμε σε ένα φάκελο εισερχομένων. Γι 'αυτό έκανα τη διαλογή για σένα.

Καθώς δούλευα με περίπου δώδεκα από αυτές τις στρατηγικές για την ενίσχυση της παραγωγικότητας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργήθηκε ένα θέμα: Κρατήστε το σύντομο.

Με αυτό το πνεύμα και χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση, εδώ είναι οι κορυφαίες προτάσεις των γκουρού παραγωγικότητας για την αποφυγή των καταβυθίσεων χρόνου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μην αφήσετε τα εισερχόμενά σας να ρυθμίσετε το πρόγραμμά σας

Είμαι ένας από εκείνους τους ανθρώπους που επισκέπτονται τα εισερχόμενά του πριν από τον καφέ μου ή ανοίγω μια εφημερίδα το πρωί (θυμάμαι εφημερίδες;). Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η πρώτη συμβουλή που προσέφερε ο Audrey Thomas της OrganizedAudrey.com, με έριξε για ένα βρόχο, περιμένετε μια ώρα στην εργάσιμη ημέρα σας πριν ελέγξετε το email σας.

Δεδομένου ότι πολλοί από εμάς επικοινωνούμε με άτομα μακριά από τη ζώνη ώρας μας, αυτή η πρόταση θα είναι δύσκολο να ακολουθηθεί. Ωστόσο, η τελευταία από τις 10 συμβουλές του Audrey είναι μία που εγκρίνω θερμά (με ένα προσόν): Απενεργοποιήστε όλες τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετά από όλα, ποιος είναι ο προϊστάμενος, εσείς ή τα εισερχόμενά σας;

Το χαρακτηριστικό είναι ότι μπορεί να θέλετε να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις για το μήνυμα που λαμβάνετε από άτομα που ενδέχεται να σας στείλουν ένα επείγον μήνυμα. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που θα σας ειδοποιεί μέσω μηνύματος κειμένου όταν θα λαμβάνετε μηνύματα από αυτό το άτομο (θα εξηγήσω τη διαδικασία σε μια μελλοντική ανάρτηση) ή θα χρησιμοποιήσω μια υπηρεσία όπως το AwayFind.

Περιγράψαμε πώς να χρησιμοποιήσετε το AwayFind σε μια ανάρτηση από τον Νοέμβριο του 2012 με τίτλο "Πώς να σιωπά τις ειδοποιήσεις σε smartphones και tablet" (μεταβείτε στο κάτω μέρος της ανάρτησης για πληροφορίες σχετικά με την εφαρμογή). Το AwayFind κοστίζει $ 5 το μήνα για έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και $ 15 το μήνα για μέχρι πέντε λογαριασμούς. τόσο οι προσωπικοί όσο και οι λογαριασμοί Pro έρχονται με δωρεάν δοκιμές διάρκειας 30 ημερών.

Ο κανόνας πέντε ποινών εξοικονομεί χρόνο και δική σας

Ακριβώς όπως υπάρχουν άνθρωποι που λατρεύουν τον ήχο της δικής τους φωνής, πολλοί από εμάς πιστεύουμε ότι οι αποδέκτες των μηνυμάτων μας βρίσκουν ότι η ηλεκτρονική μας διόρθωση πεζοπορεί. Οχι τόσο. Η Stephanie Vozza, επιχειρηματίας, καλεί τον κανόνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πέντε ποινών ως "lifesaver της παραγωγικότητας".

Ο Vozza συνιστά να τοποθετήσετε ένα μήνυμα postscript στο κάτω μέρος των μηνυμάτων σας που να λέει "Για να εξοικονομήσετε χρόνο και δική μου, περιορίζω όλες τις απαντήσεις μου σε πέντε προτάσεις ή λιγότερες." Στην πραγματικότητα, ο κανόνας των πέντε προτάσεων δεν ισχύει μόνο για τις απαντήσεις. Ο Vozza αναφέρει τον σειριακό επιχειρηματία Guy Kawasaki: «Λιγότερο από πέντε προτάσεις είναι συχνά απότομες και αγενείς, περισσότερες από πέντε ποινές χάνουν χρόνο».

Ο Kawasaki πιστεύει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντήσουν σε πέντε ερωτήματα: ποιος είσαι, τι θέλεις, γιατί ρωτάς, γιατί ο παραλήπτης πρέπει να κάνει ό, τι ζητάς και ποιο είναι το επόμενο βήμα. Η μόνη εξαίρεση από τον κανόνα των πέντε προτάσεων είναι όταν εγκωμιάζεις κάποιον. Στη συνέχεια, ο Kawasaki προτείνει ότι "συνεχίζετε όσο θέλετε".

Τα TLA μπορούν να είναι RTS (αποταμιευτές σε πραγματικό χρόνο)

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να πάρετε το μήνυμά σας σε λιγότερο χρόνο είναι να το ενθυλακώσετε στη γραμμή θέματος με TLAs (ακρωνύμια τριών γραμμάτων). Inc Les McKeown "αναλύει" τη γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο "Βασικά στοιχεία για την παραγωγικότητα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Καλύτερες γραμμές θέματος."

Όταν η απάντηση δύο ή τριών λέξεων αρκεί ή απλά να επιβεβαιωθεί η λήψη ενός μηνύματος, μπορείτε να απαντήσετε χωρίς το αρχικό μήνυμα και να ξεκινήσετε τη γραμμή θέματος με την ένδειξη "Έχεις, θα κάνει (eom)" για να δηλώσει τον παραλήπτη needn ' t ανοίξτε το μήνυμα. Εκτός από το "eom" (τέλος του μηνύματος), ο McKeown προτείνει πολλά άλλα TLAs για τη γραμμή θέματος: NRR (δεν απαιτείται απάντηση), Y / N (ναι / όχι ερώτηση), RB [T] ), AB [T] (δράση με καθορισμένο χρόνο / ημερομηνία) και PYR (ανά αίτημά σας), κάτι που για μένα φαίνεται υπερβολικά προφανές και ίσως ακόμη και λίγο snarky.

Να αρχειοθετήσετε ή να μην εγγραφείτε;

Πολλοί ειδικοί για την παραγωγικότητα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιμένουν να βεβαιώνεστε ότι τα εισερχόμενά σας είναι κενά στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας. Παίρνω την αντίθετη προσέγγιση: τα εισερχόμενά μου είναι το αρχείο αναζήτησης με δυνατότητα αναζήτησης. Ωστόσο, αναγνωρίζω εύκολα τα οφέλη ενός οργανωμένου συστήματος αποθήκευσης αλληλογραφίας.

Το κλειδί σε ένα τέτοιο σύστημα είναι να δημιουργήσετε φακέλους στους οποίους τοποθετείτε μηνύματα με βάση διάφορα κριτήρια. Ο George Kao του Medium.com έχει επινοήσει ένα σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επτά κατηγοριών το οποίο ισχυρίζεται ότι φιλοξενεί όλα τα μηνύματα που πιθανόν να λάβετε.

Από την άποψη της παραγωγικότητας, η σημαντικότερη από τις επτά κατηγορίες του Kao είναι η πρώτη: Δεν χρειάζεται να απαντήσω ή να διαβάσω, κάτι που για μένα ισοδυναμεί με "διαγραφή". Οι άλλες κατηγορίες είναι αρχειοθετημένες, προαιρετική απάντηση, προαιρετική ανάγνωση, απαιτούμενη απάντηση σήμερα, απαιτούμενη απάντηση αργότερα, και παρακολούθηση. Ο Kao επισημαίνει ότι ορισμένες από αυτές τις κατηγορίες απαιτούν υποκατηγορίες.

Σχετικές ιστορίες

• Το Dropbox παίρνει κουβεντούλα και αγοράζει την υπηρεσία Zulip
• WhatsApp CEO: Δεν θα θέσουμε σε κίνδυνο το απόρρητό σας για το Facebook
• Διαγράψτε και διαχειριστείτε τα παλιά μηνύματα στο Mail
• Το Twitter αναφέρει ότι σκοπεύει να εξασφαλίσει μηνύματα από το snooping

Εάν επτά κατηγορίες αλληλογραφίας είναι πάρα πολλές για εσάς, η Susan Adams της Forbes συστήνει την προσέγγιση των ειδικών για την παραγωγικότητα Mark Hurst, "τριών αρωματισμένων" αλληλογραφίας: άσχετη, σχετική, αλλά μη δυνατότητα άσκησης προσφυγής και άσκηση προσφυγής.

Στην πρώτη κατηγορία είναι τα μηνύματα spam και "απάντηση-όλα", τα οποία η Hurst λέει ότι πρέπει να διαγράψετε αμέσως. Η αλληλογραφία στη δεύτερη κατηγορία πρέπει να αρχειοθετηθεί, σύμφωνα με τον Hurst. Αυτό αφήνει μόνο τα μηνύματα που ο Hurst αναφέρεται ως "εργασία", το οποίο συνιστά να μετακινηθείτε σε ένα φάκελο "to-do".

Πριν από χρόνια, ένας έμπειρος διευθυντής γραφείου μου είπε ότι το κλειδί για τη διαχείριση αρχείων σε χαρτί ήταν να χειρίζεται κάθε αρχείο μερικές φορές όσο χρειάζεται και κατά προτίμηση μόνο μια φορά. Η μετακίνηση του μηνύματός σας από τα εισερχόμενά σας και σε ένα φάκελο στον οποίο θα έχετε πρόσβαση αργότερα προσθέτει ένα βήμα στη διαχείριση αλληλογραφίας σας. Αν όμως το κενό εισερχόμενό σας είναι ο στόχος σας, το σύστημα του Hurst είναι τόσο απλό και απλό όσο παίρνει.

Ένα άλλο άρθρο του Forbes που δημοσιεύτηκε αυτήν την εβδομάδα και γράφτηκε από την Cathie Ericson προσφέρει 5 τρόπους να πάρει τον έλεγχο των εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ο Ericson αναφέρει ότι ο Marsha Egan του InboxDetox.com συστήνει να ελέγχετε το email σας μόνο τρεις φορές κάθε μέρα: το πρώτο πράγμα το πρωί, μετά το γεύμα και κοντά στο τέλος της εργάσιμης ημέρας. Εάν είναι απαραίτητο, λέει ο Egan, μπορείτε να προσθέσετε επιταγές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μέσα του πρωινού και στα μέσα του απόγευμα.

Η Egan συνιστά επίσης να αποφύγετε να ανοίγετε την εφαρμογή αλληλογραφίας σας όταν είστε "τρέξιμο" επειδή θέλετε να περιμένετε έως ότου έχετε το χρόνο να απαντήσετε σκόπιμα. Επιπλέον, προειδοποιεί να μην διαβάσετε τα εισερχόμενά σας λίγο πριν τον ύπνο, επειδή κοιτάζοντας μια λαμπρή οθόνη μπορεί να σας κρατήσει από το να κοιμηθείτε γρήγορα.

Σκεφτείτε πριν απαντήσετε ή μην απαντήσετε καθόλου

Αρκετοί από τους ειδικούς του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προειδοποιούν ότι δεν θα απαντήσουν άμεσα σε μηνύματα, αν δεν το χρειάζεστε. Όπως επισημαίνει ο George Kao του Medium.com, "η απόσταση δημιουργεί προοπτική".

Επίσης, θεωρήστε ότι για ορισμένα μηνύματα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να μην είναι το πιο αποτελεσματικό μέσο. Όταν βρείτε τον εαυτό σας να ταιριάζει με τον κανόνα των πέντε προτάσεων, ίσως είναι καιρός να σηκώσετε το τηλέφωνο ή αν το άτομο βρίσκεται κοντά του, σταματήστε προσωπικά για να παραδώσετε το μήνυμά σας. Αντίθετα, ένα μήνυμα κειμένου μπορεί να είναι καλύτερο για σύντομες σημειώσεις που πρέπει να διαβαστούν ή να απαντηθούν αμέσως.

Παρόλο που δεν σχετίζεται άμεσα με την παραγωγικότητα, μια άλλη συμβουλή που επαναλαμβάνεται από τους mavens είναι να διατηρήσετε τον τόνο του μηνύματός σας "θετικό και φιλικό". Όπως και με όλες τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες, η ειρωνεία και άλλες προσπάθειες για το χιούμορ συχνά πέφτουν επίπεδες χωρίς την κατάλληλη κλίση της φωνής ή τις προσωπικές χειρονομίες και εκφράσεις. Αυτός είναι ένας άλλος λόγος για να σκεφτείτε να σηκώσετε το τηλέφωνο ή να σταματήσετε για να παραδώσει το μήνυμά σας στη σάρκα.