10 κανόνες για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουν πάντα μια απάντηση

Αυτό είναι μέρος της # adulting σειράς ιστοριών της CNET για να σας βοηθήσει να καταλάβετε πώς να ζήσετε, να εργαστείτε και να παίξετε τώρα που όλοι μεγαλώνετε.

Εάν έχετε μια δουλειά - ή πηγαίνετε στο σχολείο ή απλά αναπνέετε - το 2017, μάλλον βασίζεστε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κάνετε τα πράγματα. Και ενώ πιθανότατα έχετε στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα μεγάλο μέρος της ζωής σας, η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συναδέλφους και σε αφεντικά είναι διαφορετική από την ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ της μητέρας σας και του κτήνου σας.

Έχω γράψει emails επαγγελματικά για τους πελάτες για περίπου 10 χρόνια. Εδώ είναι οι καλύτερες συμβουλές μου για να ανοίξετε τα e-mail σας, να διαβάσετε και να απαντήσετε σε κάθε φορά.

1. Μην σπαταλάτε το θέμα

Η γραμμή θέματος είναι η πρώτη (και μερικές φορές τελευταία) ευκαιρία σας να καλέσετε κάποιον να ανοίξει το email σας. Μην χαλαρώνετε με μια γραμμή θέματος που λέει μόνο "Γεια!" Αυτό δεν λέει στον αναγνώστη τίποτα. Εάν δεν σας γνωρίζουν προσωπικά, θα υποθέσουν ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είναι spam και διαγράψτε το.

Η καλύτερη γραμμή θέματος συνοψίζει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ακολουθούν ορισμένα καλά παραδείγματα:

  • Ερώτηση σχετικά με τη συνεδρίαση της Τρίτης

  • Χρειάζεστε βοήθεια με το νέο λογισμικό

  • Ξέρετε τον Jim Smith;

  • Χρήσιμο σχόλιο σχετικά με τη διάσκεψη της Νέας Υόρκης

Θυμηθείτε ότι οι υποκείμενες γραμμές αποκόπτονται, ειδικά στο κινητό. Έτσι, κρατήστε το σύντομο, ενδιαφέρον και μέχρι το σημείο.

2. Προσθέστε μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης (... εάν είναι επείγουσα)

Μια άλλη άκρη για να ανοίξετε προσθέτει μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης στη γραμμή θέματος - αν και μόνο εάν είναι επείγουσα. Η χρήση caps lock είναι εξαιρετική για αυτό, αλλά το χρησιμοποιείτε με φειδώ. Ορίστε μερικά παραδείγματα:

  • Χρειάζομαι το υπολογιστικό σας φύλλο ASAP

  • ΕΠΕΙΓΟΝ: Έχετε ψηφίσει ακόμα;

  • ATTN: Χρειάζεστε βοήθεια στην αίθουσα συνεδριάσεων

  • RSVP: Χρειάζεστε την απάντησή σας από την EOD

  • ΧΡΟΝΙΑ: Εγγραφείτε μέχρι τις 6 μ.μ. σήμερα

Τα παραπάνω είναι χρήσιμα μόνο όταν χρειάζεστε πραγματικά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαβάζετε και απαντάτε επειγόντως. Όταν χρησιμοποιούνται υπερβολικά, αυτές οι προσφορές χάνουν γρήγορα την ισοπαλία τους.

3. Να είστε τυχαίοι και να χρησιμοποιείτε ονόματα

Αν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που δεν σας γνωρίζει, βεβαιωθείτε ότι ανοίγετε πάντα με το όνομα του ατόμου. Αυτό κάνει ένα email να αισθάνεται λιγότερο spam και πιο προσωπική. Ένα απλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ξεκινήσει, "Γεια σου Άννα!" Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιο επίσημο, πηγαίνετε με κάτι σαν "Hello Anna Jones" ή "Αγαπητέ κα Jones."

Ακόμα κι αν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί κανονικά να είναι επίσημο, μπορεί να έχετε καλύτερη τύχη με μια απροσδόκητα απλή τακτική. Αυτός ο τύπος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αισθάνεται προσωπικός και απλός, αλλά όχι επεμβατικός. Γεια σου, χρησιμοποιώντας το όνομά τους και αναφέροντας κάτι προσωπικό και συγκεκριμένο για τον παραλήπτη μπορεί να πάρει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό το απλό μέρος χωρίς να υπερβεί. Μερικά πράγματα που μπορείτε να πείτε είναι:

  • Ήταν μεγάλη συναντά σας την περασμένη εβδομάδα
  • Απολάμβανε το tweet / Facebook post / κτλ. περίπου [συμπληρώστε το κενό εδώ]
  • Η συζήτησή σας στο συνέδριο [συμπληρώστε το κενό] ήταν ιδιαίτερα χρήσιμη για μένα επειδή [συμπληρώστε το κενό]

Αυτή η απλή προσέγγιση μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται χαλαροί και πιο δεκτικοί. Χρησιμοποιώ την αιτιώδη προσέγγιση 90 τοις εκατό του χρόνου και λειτουργεί. Εξοικονομήστε τυπικά για όσους θέλουν κυβερνητικούς αξιωματούχους και διευθύνοντες συμβούλους μεγάλων εταιρειών.

Ακόμα και σε πιο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεκινώντας με μια φιλοφρόνηση ή θετική προσωπική εμπειρία, μπορείτε να πάρετε αμέσως τον αναγνώστη που επενδύεται στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο και είναι πιο πρόθυμος να απαντήσει. Απλά κρατήστε το σύντομο.

4. Φτάστε στο σημείο

Σκεφτείτε πώς ελέγχετε και δίνετε προτεραιότητα στα εισερχόμενά σας. Οι πιθανότητες είναι, μπορείτε να περάσετε από πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εντοπίσετε τι χρειάζεται άμεση απάντηση και τι μπορεί να καθυστερήσει. Έτσι, μην χάνετε χρόνο με τα προοίμια. Βγείτε αμέσως στο σημείο και, στη συνέχεια, προσθέστε τυχόν επεξηγηματικές ή πλευρικές πληροφορίες. Κανείς δεν έχει το χρόνο να περάσει από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να καταλάβει τι θέλεις θέλετε.

Όταν χρειάζεται, μια λίστα με κουκκίδες μπορεί να βοηθήσει τον αναγνώστη να καταλάβει γρήγορα τι χρειάζεστε.

5. Κρατήστε το σύντομο

Ακόμη και αν φτάσετε στο σημείο αμέσως, μην γυρίσετε στη συνέχεια. Περιλάβετε μόνο τις πιο σημαντικές πληροφορίες και μετά σταματήστε να πληκτρολογείτε. Σοβαρά. Ένα μακρύ μπλοκ κειμένου θα κάνει τους παραλήπτες σας να αναστενάζουν και να αποφασίζουν ότι θα επιστρέψουν και θα διαβάσουν το email αργότερα όταν έχουν περισσότερο χρόνο. Μαντέψτε τι, όμως; Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας θα ξεχαστεί γρήγορα και δεν θα επιστρέψει ποτέ σε εσάς.

6. Προσθέστε μια παρότρυνση για δράση

Εάν θέλετε να ενεργήσει ένας παραλήπτης, πείτε το. Δώστε τους οδηγίες σχετικά με αυτό ακριβώς που χρειάζεστε, όπως μια απάντηση από μια συγκεκριμένη ώρα και ημερομηνία. Αυτό ονομάζεται πρόσκληση για δράση (CTA) στην επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

7. Εύκολα

Βεβαιωθείτε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο εύκολο για τον παραλήπτη σας να κάνει ό, τι ζητάτε. Προσθέστε έναν σύνδεσμο για να κάνετε κλικ, έναν αριθμό τηλεφώνου για κλήση ή ένα έγγραφο για να διαβάσετε αν χρειάζεστε κάτι περισσότερο από απλή απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

8. Προσθέστε μια προθεσμία

Μην ξεχάσετε να προσθέσετε μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης δίνοντας στον παραλήπτη προθεσμία για τη δράση του, αν μπορείτε. Επίσης, οι τρόποι είναι απαραίτητο για να αποτρέψετε την έκκλησή σας για δράση από το να αισθάνεστε απαιτητικοί. Σας παρακαλώ να σας ευχαριστήσω για να μαλακώσετε το αίτημά σας.

Ορίστε μερικά παραδείγματα:

  • Μπορείτε να μου στείλετε μια απάντηση από την EOD; Ευχαριστώ!

  • Μπορείτε να παρακαλώ RSVP χρησιμοποιώντας αυτόν τον σύνδεσμο μέχρι το μεσημέρι;

  • Παρακαλώ τηλεφωνήστε μου στις 9 π.μ. Ο αριθμός του κινητού μου είναι 000-0000.

  • Προσθέστε την υπόλοιπη ομάδα στην ομάδα Slack: abc123.slack Κωδικός: 1234

Ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα του αιτήματός σας, μπορεί επίσης να βοηθήσετε να ζητήσετε από τον παραλήπτη να απαντήσει ακόμη και αν η προθεσμία δεν λειτουργεί. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να πραγματοποιήσετε διάλογο που αποτρέπει την απόρριψη.

9. Μην ξεχάσετε το όνομά σας

Τερματίστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ευχαριστία και το όνομά σας. Μην υποθέτετε μόνο ότι γνωρίζουν ποιος είναι το email από. Στην πραγματικότητα, φροντίστε να επεξεργαστείτε την αυτόματη υπογραφή του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με το πλήρες όνομά σας, το επάγγελμα ή τη θέση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, έτσι ώστε να συμπληρώνεται αυτόματα σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

10. Συνέχεια

Αφού περάσει η προθεσμία, μην φοβάστε να στείλετε μήνυμα στον παραλήπτη για να ελέγξετε την απάντησή του. Μερικές φορές οι άνθρωποι σκοπεύουν να σας απαντήσουν, αλλά απλά ξεχνούν.

Ακολουθούν μερικές γραμμές παρακολούθησης που μπορείτε να κλέψετε:

  • Γεια σας (όνομα), παρατήρησα ότι δεν πήρατε πίσω σε με για (θέμα). Μπορείτε να πάρετε πίσω σε μένα από (χρόνο); Ευχαριστώ!

  • Γεια σας (όνομα), είδατε το email μου σχετικά με (θέμα); Εάν θα μπορούσα να πάρω μια απάντηση από (χρόνο) που θα ήταν φανταστική. Ευχαριστώ!

Η γνώση της τέχνης ενός αποτελεσματικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας κάνει να παρατηρήσετε. Χρησιμοποιήστε αυτά τα στοιχεία και θα έχετε αποτελέσματα. Ποιός ξέρει? Οι καταλαβαίνω ικανότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί ακόμη και να σας μετακινήσετε επάνω τη σκάλα στην εργασία.

7 λόγοι για να μεταβείτε στις Φωτογραφίες του Google Inbox 7
 

Αφήστε Το Σχόλιό Σας